ทำไมต้องออกแบบโครงสร้างเงินเดือนและระบบประเมินผลพร้อมกัน
โครงสร้างเงินเดือนและระบบประเมินผลงาน (SPMS) เป็นสองระบบที่หลายองค์กรพัฒนาแยกกันในคนละช่วงเวลา บางองค์กรทำโครงสร้างเงินเดือนก่อนเพราะพนักงานบ่นเรื่องความไม่ยุติธรรม แล้วค่อยทำระบบประเมินผลเมื่อผู้บริหารต้องการวัดผลงานในรอบถัดมา
ปัญหาคือทั้งสองระบบอ้างอิงโครงสร้างตำแหน่งและเป้าหมายชุดเดียวกัน ถ้าออกแบบแยกกันโดยไม่ได้วางแผนให้เชื่อมกัน ผลลัพธ์ที่ได้คือระบบสองชุดที่ทำงานคู่ขนานกันแต่ไม่ได้คุยภาษาเดียวกัน
ปัญหาที่เกิดขึ้นเมื่อระบบไม่เชื่อมกัน
ลองนึกถึงสถานการณ์ที่องค์กรมีโครงสร้างเงินเดือนที่ออกแบบตามระดับงาน 6 ระดับ กำหนด Salary Range ไว้ชัดเจน แต่ระบบประเมินผลที่ใช้อยู่วัดผลด้วยเกณฑ์อีกชุดที่ไม่ได้อ้างอิงระดับงานเดิม
ในกรณีนี้ เมื่อถึงเวลาขึ้นเงินเดือน HR จะพบว่าผลการประเมินบอกว่าพนักงานคนหนึ่ง “ทำงานได้ดี” แต่ไม่มีเกณฑ์ชัดเจนว่าควรได้รับการปรับเงินเดือนเท่าไหร่จากช่วงเงินเดือนของระดับงานนั้น การตัดสินใจจึงยังขึ้นอยู่กับดุลพินิจของผู้บริหาร ซึ่งนำกลับมาสู่ปัญหาเดิมที่โครงสร้างเงินเดือนควรจะแก้ไว้แต่แรก
ปัญหาอีกด้านคือพนักงานไม่เห็นเส้นทาง สมมติว่าพนักงานต้องการเลื่อนระดับงานหรือได้รับการขึ้นเงินเดือนสูงกว่าค่าเฉลี่ย ถ้าสองระบบไม่เชื่อมกัน คำถามที่ว่า “ต้องทำอะไรถึงจะได้” จะไม่มีคำตอบที่ชัดเจน เพราะโครงสร้างเงินเดือนบอกระดับ แต่ระบบประเมินไม่ได้กำหนดว่าระดับใดสอดคล้องกับผลงานแบบใด
ความสัมพันธ์ระหว่างสองระบบ
ความสัมพันธ์ที่ควรมีระหว่างโครงสร้างเงินเดือนและระบบประเมินผลสามารถอธิบายได้ดังนี้
โครงสร้างเงินเดือนตอบว่า “ช่วงเงินเดือนสำหรับระดับงานนี้คืออะไร” — กำหนด Min Midpoint Max ของแต่ละระดับ และบอกว่าพนักงานในตำแหน่งนั้นควรได้เงินเดือนช่วงใด
ระบบประเมินผลตอบว่า “พนักงานคนนี้ควรอยู่จุดไหนในช่วงนั้น” — ผลการประเมินกำหนดว่าพนักงานที่ทำผลงานระดับต่าง ๆ ควรได้รับการปรับเงินเดือนอย่างไรภายในกระบอก
เมื่อสองระบบเชื่อมกัน Salary Adjustment Matrix ที่ดีจะนำ Rating ของพนักงานมาประกอบกับ Compa-ratio (ตำแหน่งปัจจุบันในกระบอกเงินเดือน) เพื่อกำหนดช่วงการขึ้นเงินเดือนที่เป็นระบบ เช่น พนักงานที่ Rating 4 แต่ยังอยู่ต่ำกว่า Midpoint ควรได้รับการปรับสูงกว่าพนักงาน Rating 4 ที่อยู่เหนือ Maximum อยู่แล้ว เป็นต้น
สาเหตุที่หลายองค์กรพัฒนาแยกกัน
มีเหตุผลที่เข้าใจได้ว่าทำไมองค์กรจำนวนมากจึงพัฒนาสองระบบนี้แยกกัน
ปัจจัยแรกคือความเร่งด่วนที่ต่างกัน โครงสร้างเงินเดือนมักถูกพัฒนาเมื่อพนักงานร้องเรียนเรื่องความไม่ยุติธรรม ส่วนระบบประเมินผลมักถูกพัฒนาเมื่อผู้บริหารต้องการวัดผลงาน ทั้งสองปัญหาไม่ได้เกิดพร้อมกันเสมอ
ปัจจัยที่สองคือทรัพยากร การพัฒนาสองระบบพร้อมกันต้องการการมีส่วนร่วมของผู้บริหารมากกว่า ใช้เวลานานกว่า และต้องการที่ปรึกษาที่เข้าใจความเชื่อมโยงระหว่างทั้งสองระบบ ซึ่งหายากกว่าการจ้างผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้านใดด้านหนึ่ง
ปัจจัยที่สามคือองค์กรไม่ได้มองเห็นความเชื่อมโยงตั้งแต่แรก จนกว่าจะประสบปัญหาที่เกิดจากระบบที่ไม่สอดคล้องกัน
วิธีเชื่อมระบบที่มีอยู่แล้ว
ถ้าองค์กรมีทั้งสองระบบอยู่แล้วแต่สร้างแยกกัน การเชื่อมสองระบบเข้าหากันมีขั้นตอนหลัก
ขั้นแรกคือตรวจสอบว่า Job Level ที่ใช้ในโครงสร้างเงินเดือนกับที่ใช้ในระบบประเมินผลตรงกันหรือไม่ ถ้าสองระบบใช้คำนิยามระดับงานต่างกัน ต้องปรับให้ใช้ชุดเดียวกันก่อน
ขั้นที่สองคือตรวจสอบว่า Rating Scale ในระบบประเมินผลเชื่อมกับการปรับค่าตอบแทนหรือไม่ ถ้า HR ไม่สามารถบอกได้ว่าพนักงาน Rating 3 ควรได้ขึ้นเงินเดือนเท่าไหร่จากกระบอกเงินเดือนของระดับงานนั้น แสดงว่าสองระบบยังแยกกันอยู่
ขั้นที่สามคือสร้าง Salary Adjustment Matrix ที่เชื่อม Rating Scale กับ Compa-ratio เพื่อให้ HR มีเกณฑ์ที่ชัดเจนในการตัดสินใจปรับค่าตอบแทน
เมื่อต้องสร้างใหม่ทั้งสองระบบ
ถ้าองค์กรอยู่ในสถานการณ์ที่ต้องพัฒนาทั้งสองระบบใหม่ การเริ่มจากโครงสร้างตำแหน่งร่วมกันตั้งแต่ต้นจะประหยัดเวลาและป้องกันปัญหาความไม่สอดคล้องกันในระยะยาว
2R Framework คือหนึ่งในแนวทางที่ออกแบบมาสำหรับจุดนี้โดยเฉพาะ โดยทั้งสองระบบอ้างอิง Job Level Structure ชุดเดียวกันตลอดทั้งสี่เดือนของโปรเจกต์ แทนที่จะสร้างแยกกันแล้วมาเชื่อมทีหลัง
หากสนใจประเมินว่าสองระบบขององค์กรของคุณเชื่อมกันอย่างไรในขณะนี้ สามารถนัดคุยฟรีกับทีมที่ปรึกษาของ Triple I HR Consulting ได้
คำถามที่พบบ่อย
โครงสร้างเงินเดือนและระบบประเมินผลต้องทำพร้อมกันเสมอไหม
ไม่จำเป็นต้องทำพร้อมกันในทุกกรณี แต่ทั้งสองระบบควรอ้างอิงโครงสร้างตำแหน่งและเป้าหมายชุดเดียวกัน ไม่ว่าจะทำพร้อมกันหรือต่างเวลากัน ถ้าทำแยกกันจนได้ระบบสองชุดที่ใช้เกณฑ์ต่างกัน พนักงานจะสับสนว่าต้องทำอะไรถึงจะได้รับค่าตอบแทนที่สูงขึ้น
SPMS คืออะไร
SPMS ย่อมาจาก Strategic Performance Management System คือระบบประเมินผลงานที่เชื่อมเป้าหมายองค์กร (Corporate KPIs) ลงสู่ระดับฝ่ายและระดับตำแหน่งงาน โดยมีน้ำหนักและ Rating Scale ที่ชัดเจน ต่างจากระบบประเมินผลทั่วไปที่อาจใช้แค่แบบฟอร์มเดียวกับทุกตำแหน่ง
ปัญหาอะไรเกิดขึ้นเมื่อทำโครงสร้างเงินเดือนโดยไม่มีระบบประเมินผล
โครงสร้างเงินเดือนที่ดีบอกว่าแต่ละระดับงานควรได้เงินเดือนช่วงใด แต่ถ้าไม่มีระบบประเมินผล HR ไม่มีเกณฑ์ตัดสินว่าใครควรอยู่จุดไหนในกระบอก หรือใครสมควรได้ขึ้นเงินเดือนเท่าไหร่ในรอบปี การขึ้นเงินเดือนจึงยังขึ้นอยู่กับดุลพินิจและความรู้สึกของผู้บริหาร
ระบบประเมินผลที่ดีต้องเชื่อมกับโครงสร้างเงินเดือนอย่างไร
ระบบประเมินผลที่เชื่อมกับโครงสร้างเงินเดือนอย่างมีประสิทธิภาพจะใช้ Job Level เดียวกันในการกำหนดน้ำหนัก KPI ตาม Rating Scale ที่ได้คือเกณฑ์ว่าพนักงานที่ผลงานระดับใดควรได้รับการปรับเงินเดือนในช่วงใดของกระบอก
บทความที่เกี่ยวข้อง
เผยแพร่โดย
Triple I HR Consultingทีมที่ปรึกษาด้านโครงสร้างเงินเดือน ระบบประเมินผลงาน และ Job Description