การวางงบขึ้นเงินเดือนประจำปีให้เป็นระบบและคาดการณ์ได้

หลายองค์กรเข้าสู่รอบขึ้นเงินเดือนประจำปีโดยตัดสินใจงบประมาณในช่วงสุดท้าย ทำให้ผู้บริหารขาดเวลาวางแผน หัวหน้างานไม่รู้กรอบก่อนคุยกับทีม และฝ่ายการเงินไม่สามารถคาดการณ์ต้นทุนคนล่วงหน้าได้ ปัญหาเหล่านี้ส่วนใหญ่แก้ได้ด้วยการวางงบขึ้นเงินเดือนให้เป็นกระบวนการ ไม่ใช่การตัดสินใจนาทีสุดท้าย

บทความนี้นำเสนอแนวทางวางงบขึ้นเงินเดือนประจำปีให้มีหลักเกณฑ์ คาดการณ์ได้ และเชื่อมกับโครงสร้างเงินเดือนภายใน

เริ่มจากความสามารถในการจ่าย ไม่ใช่ตัวเลขที่ได้ยินมา

ขั้นแรกคือการตั้งกรอบงบประมาณรวมจากความเป็นจริงทางการเงินขององค์กร ไม่ใช่จากตัวเลขที่ได้ยินว่าบริษัทอื่นในอุตสาหกรรมให้เท่าไร

ปัจจัยที่ควรนำมาประกอบการพิจารณา ได้แก่ ผลประกอบการและการคาดการณ์รายได้ในปีถัดไป ทิศทางเงินเฟ้อและค่าครองชีพที่ส่งผลต่ออำนาจซื้อของพนักงาน และข้อมูลตลาดแรงงานในสายงานหลักที่องค์กรแข่งขันอยู่

เมื่อรวมสามปัจจัยนี้แล้วจึงกำหนดเปอร์เซ็นต์งบประมาณรวม ซึ่งโดยทั่วไปแสดงเป็นเปอร์เซ็นต์ของฐานเงินเดือนรวมทั้งองค์กร ตัวเลขนี้คือเพดานที่ใช้ทำงานต่อทุกขั้นตอน

วิธีแตกงบจากระดับองค์กรลงถึงระดับหัวหน้างาน

งบรวมที่กำหนดในระดับองค์กรต้องกระจายลงมาเป็นกรอบให้แต่ละสายงาน แผนก และหัวหน้างานสามารถทำงานได้ภายในกรอบนั้น

แนวทางที่ใช้ได้คือกระจายงบเบื้องต้นตามสัดส่วนฐานเงินเดือนของแต่ละหน่วย แล้วให้หัวหน้างานกรอกเปอร์เซ็นต์รายคนภายในกรอบที่ได้รับ ผลรวมของหัวหน้างานทุกคนควรรวมกันแล้วไม่เกินงบรวมที่ตั้งไว้

การตรวจสอบผลรวมก่อนสรุปเป็นขั้นตอนที่ควรทำเสมอ เพราะในทางปฏิบัติมักพบว่าเมื่อรวมตัวเลขรายคนแล้วผลลัพธ์เกินกรอบที่ตั้งไว้

ควรจัดสรรงบอย่างไรเมื่อพนักงานมีผลงานต่างกัน

งบขึ้นเงินเดือนประจำปีที่เป็นระบบมักแยกชัดว่าส่วนไหนของงบเป็นการปรับเหมือนกันทุกคน และส่วนไหนเป็นงบที่กระจายตามผลงาน

ส่วนปรับตามค่าครองชีพ: อาจกำหนดเป็นเปอร์เซ็นต์คงที่หรือจำนวนเงินคงที่ที่ทุกคนได้รับเท่ากัน เพื่อรักษาอำนาจซื้อในสภาวะเงินเฟ้อ

ส่วน merit: งบที่เหลือหลังหักส่วนปรับค่าครองชีพ กระจายตามผลการประเมินและตำแหน่งในช่วงเงินเดือน โดยใช้ merit matrix เป็นกติกา

การแยกสองส่วนนี้ชัดเจนทำให้ทั้งผู้บริหารและพนักงานเข้าใจว่าตัวเลขที่ได้รับมาจากส่วนใด อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับ merit matrix ได้ที่ โครงสร้างเงินเดือนคืออะไร

ตรวจสอบผลกับโครงสร้างเงินเดือนก่อนสรุป

ก่อนนำตัวเลขที่ได้ไปสื่อสารกับพนักงาน ควรนำผลการขึ้นเงินเดือนรายคนมาวางเทียบกับช่วงเงินเดือนของแต่ละระดับงาน

การตรวจขั้นนี้จะพบสองกรณีที่ต้องจัดการ คือพนักงานที่เมื่อขึ้นแล้วจะทะลุเพดานของช่วง และพนักงานที่แม้ขึ้นแล้วยังต่ำกว่า Min ของช่วง ทั้งสองกรณีต้องการแนวทางเฉพาะเพิ่มจากเปอร์เซ็นต์ใน matrix

การตรวจนี้ทำได้เฉพาะเมื่อองค์กรมีช่วงเงินเดือนของแต่ละระดับงานที่ชัดเจน ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของการออกแบบโครงสร้างเงินเดือน

กำหนดเวลาของกระบวนการวางงบ

หนึ่งในสิ่งที่ทำให้กระบวนการวางงบขึ้นเงินเดือนทำงานได้ดีคือการกำหนดเวลาล่วงหน้าว่าแต่ละขั้นตอนควรเสร็จเมื่อใด

ตัวอย่างเชิงหลักการ (ตัวเลขสมมติ): สมมติว่าองค์กรแจ้งผลการขึ้นเงินเดือนในเดือนมกราคม กระบวนการวางงบควรเริ่มตั้งแต่เดือนกันยายน-ตุลาคม เพื่อให้ฝ่ายการเงินมีเวลาอนุมัติ หัวหน้างานมีเวลากรอกตัวเลขและตรวจสอบ และฝ่าย HR มีเวลาตรวจผลกับโครงสร้างก่อนสรุป ช่วงเวลาจริงของแต่ละองค์กรขึ้นอยู่กับขนาดและกระบวนการภายใน

สรุป

งบขึ้นเงินเดือนประจำปีที่เป็นระบบเริ่มจากการตั้งกรอบรวมจากความเป็นจริงทางการเงิน แตกลงมาเป็นกรอบสำหรับแต่ละหน่วย ใช้หลักเกณฑ์กระจายตามผลงาน และตรวจผลกับโครงสร้างเงินเดือนก่อนสรุป กระบวนการนี้ทำให้ทั้งผู้บริหาร หัวหน้างาน และฝ่ายการเงินทำงานบนข้อมูลชุดเดียวกัน

ก่อนอนุมัติงบ ผู้บริหารควรเห็นว่าแต่ละการตัดสินใจทำให้งบรวมเปลี่ยนอย่างไร Pay Compass รวมตัวเลขนี้ไว้ในหน้าเดียวให้ผู้บริหารเห็นก่อนอนุมัติ และอ่านต่อเรื่องการแบ่งงบตามผลงานได้ที่ ตารางขึ้นเงินเดือนตามผลงาน และ compa-ratio กับการขึ้นเงินเดือน

หากองค์กรของคุณกำลังต้องการวางกระบวนการขึ้นเงินเดือนประจำปีให้มีหลักเกณฑ์และคาดการณ์ได้ ทักมาคุยกันได้ครับ ยินดีให้คำปรึกษาเบื้องต้นโดยไม่มีค่าใช้จ่าย