ตัดสินใจ Outsource งาน HR ดีไหม เปรียบข้อดีข้อเสียก่อนเลือก
การตัดสินใจว่าจะ outsource (จ้างภายนอกมาดูแลงาน HR) หรือสร้างทีมภายในไม่มีคำตอบเดียวที่ถูกสำหรับทุกองค์กร ขึ้นอยู่กับขนาด ระยะการเติบโต งบประมาณ และประเภทงาน HR ที่ต้องการ โดยทั่วไปองค์กรขนาดเล็กและองค์กรที่เพิ่งก่อตั้งมักได้ประโยชน์จากการ outsource งานเฉพาะทางสูง ในขณะที่องค์กรขนาดใหญ่ที่ต้องการ HR ทำงานใกล้ชิดกับพนักงานทุกวันมักต้องการทีมภายใน
การตัดสินใจที่ดีต้องเริ่มจากการเข้าใจว่างาน HR ประเภทไหนในองค์กรตัวเองต้องการอะไร แล้วค่อยประเมินทางเลือก แทนที่จะเลือกจากแนวโน้มตลาดหรือสิ่งที่บริษัทอื่นทำ
Outsource งาน HR คืออะไร ครอบคลุมงานไหนบ้าง
การ outsource งาน HR คือการมอบหมายงานบริหารทรัพยากรมนุษย์บางส่วนหรือทั้งหมดให้ผู้ให้บริการภายนอกดูแล โดยองค์กรยังคงกำหนดนโยบายและตัดสินใจเชิงกลยุทธ์เอง
งานที่มักถูก outsource แบ่งได้เป็นสองกลุ่มหลัก กลุ่มแรกคืองานปฏิบัติการ ได้แก่ การจัดทำเงินเดือน การจัดการประกันสังคมและสวัสดิการ การจัดทำเอกสารสัญญาจ้างและหนังสือรับรอง งานเหล่านี้มีขั้นตอนชัดเจนและสามารถส่งมอบให้ผู้เชี่ยวชาญดูแลแทนได้โดยไม่กระทบการตัดสินใจเชิงนโยบาย
กลุ่มที่สองคืองานเชี่ยวชาญ ได้แก่ การออกแบบโครงสร้างเงินเดือน การวางระบบประเมินผลการปฏิบัติงาน การเขียน JD และการออกแบบกระบวนการสรรหา งานกลุ่มนี้ต้องการความรู้เฉพาะทางสูงและองค์กรส่วนใหญ่ไม่มีผู้เชี่ยวชาญด้านนี้ประจำอยู่
สิ่งที่มักไม่เหมาะกับการ outsource คืองานที่ต้องการความเข้าใจวัฒนธรรมองค์กรเฉพาะ เช่น การพัฒนาผู้นำภายใน การบริหารความขัดแย้งระหว่างพนักงาน และการวางกลยุทธ์คนระยะยาว
ข้อดีของการ outsource งาน HR
การมอบงาน HR ให้ผู้เชี่ยวชาญภายนอกมีข้อได้เปรียบที่ชัดเจนในบางสถานการณ์
เข้าถึงความเชี่ยวชาญได้ทันทีโดยไม่ต้องจ้างประจำ องค์กรขนาดเล็กที่ต้องการออกแบบโครงสร้างเงินเดือนครั้งแรก หรือวางระบบประเมินผลให้เชื่อมกับเป้าหมายธุรกิจ สามารถจ้างที่ปรึกษาที่มีประสบการณ์โดยตรงแทนที่จะต้องสร้างความเชี่ยวชาญนั้นเองจากศูนย์
ต้นทุนยืดหยุ่นตามปริมาณงาน แทนที่จะมีต้นทุนคงที่จากพนักงาน HR ประจำตลอดปี องค์กรสามารถจ่ายตามโปรเจกต์หรือชั่วโมงงานจริง ซึ่งเหมาะกับองค์กรที่ปริมาณงาน HR ไม่สม่ำเสมอ
ลดความเสี่ยงด้านการปฏิบัติตามกฎหมาย ผู้ให้บริการที่เชี่ยวชาญมักติดตามการเปลี่ยนแปลงของกฎหมายแรงงาน เช่น การปรับค่าแรงขั้นต่ำ การแก้ไขพระราชบัญญัติคุ้มครองแรงงาน และระเบียบของสำนักงานประกันสังคม ลดความเสี่ยงที่องค์กรจะปฏิบัติตามกฎหมายผิดพลาดโดยไม่รู้ตัว
ทีมบริหารมีเวลาโฟกัสงานหลัก สำหรับองค์กรขนาดเล็กที่ผู้บริหารต้องดูแลงาน HR เองควบคู่กับงานอื่น การ outsource ช่วยคืนเวลาให้กลับไปพัฒนาธุรกิจ
ข้อเสียและความเสี่ยงของการ outsource งาน HR
การ outsource มีข้อจำกัดที่ต้องพิจารณาอย่างรอบคอบ
ผู้ให้บริการภายนอกไม่รู้จักองค์กรเหมือนคนใน บริบทเฉพาะขององค์กร เช่น ประวัติการตัดสินใจบางอย่าง บุคลิกภาพของทีมผู้บริหาร หรือความละเอียดอ่อนของวัฒนธรรมองค์กร เป็นสิ่งที่ใช้เวลานานในการสร้างความเข้าใจ ผู้ให้บริการภายนอกจึงอาจไม่สามารถให้คำแนะนำที่ละเอียดอ่อนในมิตินี้ได้เท่าคนภายใน
ข้อมูลพนักงานอยู่นอกการควบคุมโดยตรง การมอบข้อมูลเงินเดือน ข้อมูลสุขภาพ หรือข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงานให้ภายนอกดูแล ต้องมีสัญญาที่ชัดเจนเรื่องการคุ้มครองข้อมูลตามหลัก PDPA และต้องมั่นใจในมาตรฐานความปลอดภัยของผู้ให้บริการ
การสื่อสารและการตอบสนองอาจช้ากว่า เมื่อพนักงานมีคำถามหรือปัญหาเร่งด่วน การผ่านช่องทางภายนอกอาจทำให้ได้รับการดูแลช้ากว่าการมีทีม HR ภายในที่พร้อมตอบทันที
ความต่อเนื่องของงานขึ้นกับผู้ให้บริการ หากผู้ให้บริการเปลี่ยน หรือที่ปรึกษาหลักออกจากโปรเจกต์ ความรู้สะสมเกี่ยวกับองค์กรอาจสูญหายและต้องเริ่มสร้างใหม่
ทำเองภายในกับ outsource ต่างกันอย่างไร เมื่อไรเลือกอะไร
เพื่อให้เห็นภาพชัด ลองพิจารณาเกณฑ์หลักสี่ด้าน
ด้านขนาดองค์กรและปริมาณงาน องค์กรที่มีพนักงานน้อยกว่าประมาณ 50-80 คนมักพบว่าปริมาณงาน HR ยังไม่ต้องการพนักงาน HR เต็มเวลา การ outsource งานปฏิบัติการจึงคุ้มค่ากว่า ส่วนองค์กรที่มีพนักงานมากกว่านี้และงาน HR เกิดขึ้นทุกวัน การมีทีมภายในมักจำเป็นและคุ้มค่ากว่าในระยะยาว
ด้านความซับซ้อนของงาน HR งานที่เน้นกระบวนการและมีมาตรฐานชัดเจน เช่น การคำนวณเงินเดือนและการจัดทำเอกสาร เหมาะกับการ outsource มากกว่างานที่ต้องการการตัดสินใจเชิงนโยบายและความสัมพันธ์ระยะยาวกับพนักงาน
ด้านงบประมาณและโครงสร้างต้นทุน ต้นทุนรวมของพนักงาน HR ประจำรวมเงินเดือน สวัสดิการ การฝึกอบรม และอุปกรณ์ ควรนำมาเปรียบกับค่าใช้จ่าย outsource ในขอบเขตงานเดียวกัน ตัวอย่างสมมติเพื่ออธิบายกลไก ไม่ใช่ค่าแนะนำ หากค่า outsource โปรเจกต์ออกแบบโครงสร้างเงินเดือนสูงกว่าต้นทุนจ้างผู้เชี่ยวชาญประจำในสามปี องค์กรอาจพิจารณาจ้างประจำแทน
ด้านกลยุทธ์ระยะยาว หากองค์กรมีแผนขยายตัวอย่างมีนัยสำคัญในสองถึงสามปีข้างหน้า การสร้างทีม HR ภายในตั้งแต่เนิ่น ๆ ช่วยให้มีบุคลากรที่เข้าใจองค์กรลึกพอสำหรับการเติบโต แต่หากองค์กรต้องการความยืดหยุ่นสูง การ outsource ช่วยให้ปรับขนาดได้เร็วกว่า
แนวทางผสมผสาน: ไม่ต้องเลือกแบบสุดโต่ง
ในทางปฏิบัติ หลายองค์กรได้ผลดีจากแนวทางผสม โดยมีทีม HR ภายในดูแลงานที่ต้องการความสัมพันธ์ใกล้ชิดกับพนักงาน เช่น การสื่อสารนโยบาย การรับฟังปัญหา และการพัฒนาวัฒนธรรมองค์กร
ในขณะเดียวกันก็ outsource งานเชี่ยวชาญที่ต้องการความรู้เฉพาะทางสูงให้ที่ปรึกษาภายนอก เช่น การออกแบบโครงสร้างเงินเดือน การวางระบบประเมินผล หรือการออกแบบเส้นทางสายอาชีพ
แนวทางนี้ทำให้องค์กรได้ประโยชน์จากทั้งสองแบบ คือทีม HR ที่รู้จักองค์กรและสามารถดูแลพนักงานได้ทันที พร้อมกับการเข้าถึงความเชี่ยวชาญเฉพาะทางเมื่อจำเป็น โดยไม่ต้องแบกต้นทุนคงที่ของผู้เชี่ยวชาญหลายด้านตลอดเวลา
สำหรับองค์กรที่ต้องการวางระบบสรรหาและดูแลพนักงานให้เป็นรูปแบบที่ชัดเจนและปรับขนาดได้ บทความ เครื่องมือโครงสร้างเงินเดือน อธิบายว่าระบบค่าตอบแทนที่ดีช่วยให้การบริหารคนทั้งแบบภายในและ outsource มีประสิทธิภาพมากขึ้นอย่างไร
เกณฑ์ประเมินก่อนตัดสินใจ outsource งาน HR
ก่อนตัดสินใจ ลองถามคำถามเหล่านี้กับตัวเอง
งาน HR ที่มีอยู่ตอนนี้ต้องการทักษะอะไร และทีมภายในมีทักษะนั้นแล้วหรือไม่ หากยังขาด การสร้างทักษะนั้นภายในคุ้มค่ากว่าการจ้างภายนอกในระยะที่พิจารณาหรือเปล่า
ข้อมูลพนักงานที่ต้องส่งให้ภายนอกมีความละเอียดอ่อนระดับไหน และองค์กรมีกรอบการคุ้มครองข้อมูลที่พร้อมรองรับการ outsource แล้วหรือยัง
หากผู้ให้บริการหยุดให้บริการกะทันหัน องค์กรสามารถดูแลงาน HR ขั้นต่ำที่จำเป็นด้วยตัวเองได้หรือไม่ การพึ่งพาภายนอกมากเกินไปโดยไม่มีแผนสำรองอาจสร้างความเสี่ยงได้
ความสัมพันธ์ที่ต้องการกับผู้ให้บริการเป็นแบบโปรเจกต์เป็นครั้ง หรือต้องการความต่อเนื่องระยะยาว รูปแบบที่แตกต่างกันเหมาะกับความต้องการที่แตกต่างกัน
สรุป
การตัดสินใจ outsource งาน HR เป็นการเลือกระหว่างความยืดหยุ่นและการเข้าถึงความเชี่ยวชาญ กับความเข้าใจบริบทองค์กรและความสัมพันธ์ใกล้ชิดกับพนักงาน ไม่มีคำตอบสำเร็จรูป แต่การเริ่มจากการประเมินว่างาน HR ของตัวเองต้องการอะไรจริง ๆ ช่วยให้ตัดสินใจได้แม่นยำกว่าการเลียนแบบสิ่งที่องค์กรอื่นทำ
หากองค์กรกำลังพิจารณาออกแบบระบบสรรหาและดูแลรักษาพนักงานให้มีโครงสร้างชัดเจน ทีมที่ปรึกษา Triple I พร้อมช่วยออกแบบระบบที่เหมาะกับบริบทและขนาดองค์กรของคุณโดยเฉพาะ นัดคุยฟรีได้ที่บริการ 2R ของเรา
คำถามที่พบบ่อย
Outsource งาน HR คืออะไร
การจ้างผู้ให้บริการภายนอกมาดูแลงานทรัพยากรมนุษย์บางส่วนหรือทั้งหมด แทนที่จะมีทีม HR ประจำองค์กร ขอบเขตที่มักจ้างภายนอก ได้แก่ การสรรหา การคำนวณเงินเดือน การจัดทำเอกสาร และการออกแบบนโยบาย HR โดยองค์กรยังคงตัดสินใจเชิงนโยบายเองแต่มอบงานปฏิบัติการให้ผู้เชี่ยวชาญภายนอก
องค์กรแบบไหนเหมาะกับการ outsource งาน HR
องค์กรที่มักได้ประโยชน์จากการ outsource HR ได้แก่ ธุรกิจขนาดเล็กถึงกลางที่ยังไม่มีทีม HR ประจำ องค์กรที่กำลังขยายตัวรวดเร็วและต้องการความยืดหยุ่น รวมถึงองค์กรที่ต้องการความเชี่ยวชาญเฉพาะด้านชั่วคราว เช่น การออกแบบโครงสร้างเงินเดือนหรือการวางระบบประเมินผล โดยไม่ต้องจ้างผู้เชี่ยวชาญเป็นพนักงานประจำ
งาน HR ประเภทไหนที่ไม่ควร outsource
งานที่ต้องใช้ความรู้เชิงลึกเกี่ยวกับวัฒนธรรมและบุคลากรขององค์กรเอง มักไม่เหมาะกับการ outsource อย่างสมบูรณ์ เช่น การพัฒนาวัฒนธรรมองค์กร การจัดการความขัดแย้งภายใน และการวางกลยุทธ์คนระยะยาว งานเหล่านี้ต้องการบุคคลที่เข้าใจบริบทองค์กรอย่างลึกซึ้งและสร้างความไว้วางใจกับพนักงานได้
การ outsource HR แพงกว่าจ้างพนักงาน HR ประจำหรือไม่
ขึ้นอยู่กับขอบเขตงานและขนาดองค์กร ในทางทฤษฎี องค์กรขนาดเล็กที่ต้องการผู้เชี่ยวชาญหลายด้านมักพบว่าค่าใช้จ่ายรวมของการ outsource ต่ำกว่าการจ้างทีม HR หลายคน เพราะไม่มีต้นทุนคงที่ เช่น สวัสดิการ การฝึกอบรม และอุปกรณ์ แต่สำหรับองค์กรขนาดใหญ่ที่ต้องการ HR ประจำวันตลอดเวลา การมีทีมภายในมักคุ้มค่ากว่าในระยะยาว
จะรู้ได้อย่างไรว่าถึงเวลาต้องสร้างทีม HR ภายในแทนการ outsource
สัญญาณที่บ่งบอกว่าองค์กรอาจพร้อมสร้างทีม HR ภายใน ได้แก่ จำนวนพนักงานเกิน 80-100 คนและงาน HR เกิดขึ้นทุกวัน ปัญหาด้านคนที่ซับซ้อนและต้องการความเข้าใจวัฒนธรรมองค์กรเฉพาะ งานกลยุทธ์คนที่ต้องการการตัดสินใจเชิงรุกอย่างต่อเนื่อง รวมถึงเมื่อค่าใช้จ่าย outsource สะสมสูงกว่าต้นทุนพนักงานประจำแล้ว
บทความที่เกี่ยวข้อง
ธงชัย ธรรมสาลี
ที่ปรึกษา · Triple I HR Consulting
ประสบการณ์มากกว่า 10 ปีด้านการบริหารธุรกิจ เชี่ยวชาญการนำแนวคิด Lean Startup มาปรับใช้กับองค์กร ร่วมออกแบบและพัฒนาหลักสูตรอบรมสำหรับ HR และที่ปรึกษา ครอบคลุม Smart KPIs, Smart JDs, Strategic HR และ Business Consulting