เมื่อไรที่ SME ควรพิจารณาที่ปรึกษาด้าน HR และควรถามอะไรก่อนตัดสินใจ
เมื่อธุรกิจเติบโตขึ้น งานด้านคนมักเพิ่มตามไปด้วย ทั้งเรื่องเงินเดือน การประเมินผล การสื่อสารกติกา และการแก้ข้อขัดแย้ง เจ้าของกิจการ SME หลายท่านจึงเริ่มถามว่าควรหาความช่วยเหลือด้าน HR จากภายนอกหรือไม่ บทความนี้ไม่ได้ตอบแทนว่าท่านควรจ้างหรือไม่ แต่ช่วยให้เห็นสัญญาณที่ควรพิจารณา ทางเลือกที่มี และคำถามที่ใช้เปรียบเทียบผู้ให้บริการอย่างเป็นธรรม
สัญญาณที่ควรพิจารณาความช่วยเหลือจากภายนอก
ไม่มีเส้นแบ่งตายตัวว่าองค์กรขนาดเท่าใดจึงควรมีที่ปรึกษาด้าน HR สิ่งที่พอใช้เป็นจุดตั้งคำถามได้คือสัญญาณเหล่านี้
- เจ้าของกิจการใช้เวลากับเรื่องคนและข้อขัดแย้งภายในมากจนกระทบงานหลักอย่างยอดขายหรือกระแสเงินสด
- ผู้ดูแลงานบุคคลภายในไม่มีเวลา หรือไม่มีอำนาจตัดสินใจเพียงพอที่จะวางเกณฑ์ที่ใช้กับทุกคน
- การตั้งเงินเดือนและการปรับเงินเดือนเป็นการต่อรองรายคน ไม่มีเกณฑ์ที่อธิบายให้พนักงานฟังได้
- มีระบบประเมินผลแล้วแต่ไม่ได้ใช้จริง หรือพนักงานไม่เชื่อถือผลการประเมิน
- มีโครงการด้านคนที่ต้องใช้ความรู้เฉพาะทาง เช่น การออกแบบโครงสร้างเงินเดือน การเขียนคำบรรยายลักษณะงาน หรือการวางระบบตัวชี้วัด ซึ่งทีมภายในยังไม่เคยทำ
สัญญาณเหล่านี้ไม่ได้พิสูจน์ว่าต้องจ้างที่ปรึกษา บางเรื่องแก้ได้ด้วยการมอบหมายผู้รับผิดชอบที่ชัดเจนและให้อำนาจตัดสินใจที่เหมาะสมภายในองค์กรเอง
ทางเลือกด้าน HR ของ SME
โดยทั่วไป SME เทียบทางเลือกเหล่านี้
- เจ้าของหรือผู้จัดการดูแลเอง ต้นทุนตรง ๆ ต่ำ แต่กินเวลาผู้ตัดสินใจหลัก และงานที่ต้องการความเป็นกลางอาจทำยาก
- จ้างบุคลากร HR ประจำ ได้ความต่อเนื่องและความเข้าใจองค์กรลึก แต่ต้องพิจารณาว่ามีงานเพียงพอและให้อำนาจตัดสินใจได้เหมาะสมหรือไม่ และบุคลากรคนเดียวอาจไม่มีความเชี่ยวชาญครบทุกด้าน
- ใช้ที่ปรึกษาเป็นโครงการหรือเป็นครั้งคราว เหมาะกับงานที่มีจุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุดชัด ได้ความรู้เฉพาะทางและมุมมองจากภายนอก แต่ความรู้ในรายละเอียดของงานประจำวันอาจน้อยกว่าคนในองค์กร และต้องวางแผนการส่งต่อให้ทีมภายใน
- ผสมกัน เช่น มีผู้รับผิดชอบภายในที่ประสานงาน และใช้ที่ปรึกษาเฉพาะโครงการ
ไม่มีทางเลือกใดดีกว่าในทุกกรณี คำตอบขึ้นกับงานที่ต้องการให้เสร็จ งบประมาณ และความต่อเนื่องที่ต้องการ
คำถามที่ควรถามที่ปรึกษาก่อนตัดสินใจ
คำถามเหล่านี้ใช้เปรียบเทียบผู้ให้บริการหลายรายบนฐานเดียวกันได้
- ขอบเขตงาน ส่งมอบอะไรบ้าง เป็นเอกสาร เครื่องมือ การอบรม หรือการติดตามผล และงานใดไม่รวมอยู่ในข้อเสนอ
- ลำดับเวลา แต่ละขั้นเริ่มและจบเมื่อใด และต้องการให้องค์กรตัดสินใจหรือเตรียมข้อมูลอะไรในแต่ละขั้น
- ใครทำงานจริง ผู้ที่นำเสนอกับผู้ที่ลงมือทำเป็นคนเดียวกันหรือไม่ มีประสบการณ์ในงานประเภทนี้อย่างไร
- บทบาทของทีมภายใน องค์กรต้องใช้เวลาและบุคลากรเท่าใด และมีการถ่ายทอดความรู้เพื่อให้ทีมดูแลต่อได้หรือไม่
- การตัดสินใจ ที่ปรึกษาเสนอทางเลือกและเหตุผล ส่วนการตัดสินใจสุดท้ายอยู่ที่เจ้าของกิจการหรือผู้บริหาร ซึ่งควรเขียนไว้ให้ชัด
- ข้อมูลพนักงาน เก็บ ใช้ และส่งคืนหรือทำลายอย่างไร โดยเฉพาะข้อมูลเงินเดือนและผลการประเมิน
- เมื่อโครงการจบ มีการติดตามหรือทบทวนต่อหรือไม่ และขอบเขตส่วนที่เพิ่มภายหลังคิดอย่างไร
- การคิดค่าบริการ คิดเป็นโครงการ เป็นรายชั่วโมง หรือรายเดือน และอะไรที่ทำให้ค่าบริการเปลี่ยน
- เรื่องที่ไม่ใช่ขอบเขต เรื่องกฎหมายแรงงาน ภาษี หรือบัญชี ที่ปรึกษาให้ความเห็นหรือไม่ และจะแนะนำให้ปรึกษาผู้เชี่ยวชาญด้านใด
ควรระวังข้อเสนอที่ไม่ระบุสิ่งที่ส่งมอบชัดเจน หรือให้คำมั่นเรื่องผลลัพธ์โดยไม่อธิบายว่าต้องอาศัยอะไรจากองค์กรบ้าง
วิธีเปรียบเทียบข้อเสนอจากหลายราย
- เขียนโจทย์ของตนเองก่อน ว่าอยากให้งานด้านคนไปถึงจุดใด และใครในองค์กรเป็นเจ้าของเรื่องนี้
- ขอข้อเสนอในรูปแบบที่เทียบกันได้ คือขอบเขต ลำดับเวลา สิ่งที่ส่งมอบ และสิ่งที่องค์กรต้องทำ
- ดูตัวอย่างผลงานที่ผู้ให้บริการเปิดเผยได้ และถามว่าติดต่ออ้างอิงได้หรือไม่ โดยเคารพข้อมูลลับของลูกค้าเดิม
- ให้ผู้ที่จะใช้งานผลลัพธ์จริง เช่น ผู้จัดการและผู้ดูแลงานบุคคลภายใน ร่วมฟังข้อเสนอด้วย ไม่ปล่อยให้เจ้าของกิจการฟังเพียงลำพัง
- เทียบกับทางเลือกที่ไม่ใช้ที่ปรึกษาด้วย เพื่อให้เห็นว่าการจ้างภายนอกช่วยเรื่องใดจริง
ทีมทำงานร่วมระหว่างองค์กรกับที่ปรึกษา
โครงการด้านคนมักไปได้ดีเมื่อมีทีมเล็กที่ร่วมกันรับผิดชอบ เช่น ผู้ดูแลงานบุคคลภายในซึ่งประสานงานและเตรียมข้อมูล ผู้บริหารที่เข้าใจทิศทางธุรกิจและมีอำนาจตัดสินใจ และที่ปรึกษาที่ช่วยออกแบบเครื่องมือและให้มุมมองจากภายนอก ที่ปรึกษาในทีมแบบนี้ช่วยให้การวางเกณฑ์ เช่น โครงสร้างเงินเดือน หรือระบบประเมินผลงานอย่าง SPMS ตั้งอยู่บนข้อมูลและหลักการที่อธิบายได้ ส่วนการตัดสินใจยังเป็นของผู้บริหาร และความรับผิดชอบยังอยู่กับทีมภายใน
หากต้องการเข้าใจพื้นฐานของเครื่องมือเหล่านี้ก่อนคุยกับผู้ให้บริการ เริ่มจากโครงสร้างเงินเดือนเบื้องต้น
เรื่องที่ควรแยกให้ชัด
เรื่องที่เกี่ยวกับสิทธิของลูกจ้างตามกฎหมาย เช่น การเลิกจ้าง การเปลี่ยนเงื่อนไขการจ้าง หรือการจ่ายเงินที่กฎหมายกำหนด ควรปรึกษาผู้เชี่ยวชาญด้านกฎหมายแรงงานเป็นรายกรณี และไม่ควรถือโดยอัตโนมัติว่าอยู่ในงานออกแบบระบบ HR
ถ้าต้องการหารือขอบเขตงานด้านโครงสร้างเงินเดือนหรือระบบประเมินผล สามารถติดต่อทีม Triple I HR Consulting เพื่อสอบถามรายละเอียดบริการได้
คำถามที่พบบ่อย
สัญญาณแบบใดที่บอกว่า SME ควรพิจารณาความช่วยเหลือด้าน HR จากภายนอก
เช่น เจ้าของกิจการใช้เวลากับเรื่องคนมากจนกระทบงานหลัก การตั้งเงินเดือนและการปรับเงินเดือนยังเป็นการต่อรองรายคน ไม่มีเกณฑ์ที่อธิบายได้ หรือมีงานโครงการด้านคนที่ต้องใช้ความรู้เฉพาะทางซึ่งทีมภายในยังไม่มี เช่น การออกแบบโครงสร้างเงินเดือนหรือระบบประเมินผล ทั้งนี้ขึ้นกับบริบทของแต่ละองค์กร
ทางเลือกด้าน HR ของ SME มีอะไรบ้าง
มักเทียบกันระหว่างการให้เจ้าของหรือผู้จัดการดูแลเอง การจ้างบุคลากร HR ประจำ การใช้ที่ปรึกษาเป็นโครงการหรือเป็นครั้งคราว และการใช้หลายแบบร่วมกัน แต่ละแบบมีข้อดีข้อจำกัดต่างกัน ควรเทียบกับงานที่ต้องการให้เสร็จ งบประมาณ และความต่อเนื่องที่ต้องการ
ควรถามอะไรที่ปรึกษาก่อนตัดสินใจจ้าง
ควรถามว่าส่งมอบอะไรบ้างและส่งมอบเมื่อใด ทีมของใครทำส่วนไหน องค์กรต้องเตรียมข้อมูลอะไร มีการถ่ายทอดความรู้ให้ทีมภายในหรือไม่ การตัดสินใจขั้นสุดท้ายอยู่ที่ใคร ข้อมูลพนักงานดูแลอย่างไร และเมื่อโครงการจบแล้วมีการติดตามต่อหรือไม่
ที่ปรึกษาด้าน HR ให้คำปรึกษาทางกฎหมายแรงงานได้หรือไม่
งานที่ปรึกษาด้าน HR ส่วนใหญ่ไม่ใช่การให้ความเห็นทางกฎหมาย เรื่องที่เกี่ยวกับสิทธิของลูกจ้างตามพระราชบัญญัติคุ้มครองแรงงาน เช่น การเลิกจ้างหรือการเปลี่ยนเงื่อนไขการจ้าง ควรปรึกษาผู้เชี่ยวชาญด้านกฎหมายแรงงานเพิ่มเติมเป็นรายกรณี
บทความที่เกี่ยวข้อง
เผยแพร่โดย
Triple I HR Consultingทีมที่ปรึกษาด้านโครงสร้างเงินเดือน ระบบประเมินผลงาน และ Job Description