Smart JD กับ JD แบบเดิม ต่างกันอย่างไร เลือกแบบไหนดี

Smart JD กับ Job Description แบบเดิมต่างกันที่แนวคิดพื้นฐาน JD แบบเดิมเน้นบอกว่าตำแหน่งต้องทำอะไรเป็นรายการหน้าที่ ส่วน Smart JD เน้นบอกว่าตำแหน่งต้องส่งมอบผลลัพธ์อะไรพร้อมตัวชี้วัดที่วัดได้ ความต่างนี้ส่งผลต่อทุกการใช้งานต่อเนื่อง ตั้งแต่การประเมินผล การพัฒนาบุคลากร ไปจนถึงการกำหนดค่าตอบแทน บทความนี้เปรียบเทียบสองแนวทางในเชิงปฏิบัติเพื่อให้ HR ตัดสินใจได้ว่าควรใช้แบบไหน

ความต่างด้านวิธีเขียน

JD แบบเดิมมักเขียนเป็นรายการกิจกรรมที่ขึ้นต้นด้วยคำกริยา เช่น “จัดทำ” “ดูแล” “ประสานงาน” โดยไม่ได้ระบุว่าผลลัพธ์ที่ดีคืออะไร ทำให้เอกสารบอกขอบเขตงานได้ แต่บอกมาตรฐานความสำเร็จไม่ได้

Smart JD เพิ่มมิติของผลลัพธ์เข้าไป โดยแต่ละความรับผิดชอบหลักจะมาพร้อมผลลัพธ์ที่คาดหวังและตัวชี้วัด การเขียนแบบนี้บังคับให้ผู้ออกแบบ JD ต้องคิดตั้งแต่ต้นว่าตำแหน่งนี้มีไว้เพื่ออะไรในเชิงผลลัพธ์ ไม่ใช่แค่รวบรวมงานที่คนในตำแหน่งทำอยู่

ความต่างด้านการวัดผล

จุดนี้คือความต่างที่ส่งผลมากที่สุดในทางปฏิบัติ

ประเด็น	JD แบบเดิม	Smart JD
เกณฑ์ประเมิน	ขึ้นกับดุลยพินิจผู้ประเมิน	อ้างอิงตัวชี้วัดที่กำหนดไว้
ความเป็นธรรม	ต่างคนต่างตีความ	มีมาตรฐานเดียวกัน
ความเข้าใจของพนักงาน	ไม่รู้ว่าต้องทำดีแค่ไหน	รู้ว่าผลลัพธ์ที่คาดหวังคืออะไร
การเชื่อมกับค่าตอบแทน	เชื่อมได้ยาก	เชื่อมผ่านระดับงานและผลงาน

เมื่อ JD ไม่มีตัวชี้วัด การประเมินผลจะอิงความรู้สึก ซึ่งเปิดช่องให้เกิดอคติและความไม่สม่ำเสมอระหว่างผู้ประเมินแต่ละคน Smart JD ลดปัญหานี้ด้วยการกำหนดผลลัพธ์ที่คาดหวังไว้ล่วงหน้า

ความต่างด้านการใช้งานต่อเนื่อง

JD แบบเดิมมักจบบทบาทหลังการรับสมัคร เมื่อรับคนเข้าทำงานแล้ว เอกสารก็ถูกเก็บเข้าแฟ้มและแทบไม่ได้หยิบมาใช้อีก

Smart JD ออกแบบมาให้ใช้ได้ตลอดวงจรการจ้างงาน นิยามตำแหน่งชุดเดียวกันถูกใช้ในการสรรหา การกำหนดเป้าหมายรายปี การประเมินผล และการออกแบบแผนพัฒนา การเชื่อมโยงนี้ทำให้องค์กรไม่ต้องสร้างเกณฑ์ใหม่ในแต่ละกระบวนการ ลดความซ้ำซ้อนและความไม่สอดคล้องกัน หากต้องการเข้าใจว่าระบบประเมินผลและค่าตอบแทนควรอ้างอิงนิยามตำแหน่งชุดเดียวกันอย่างไร อ่านเพิ่มได้ที่บทความทำไมต้องออกแบบโครงสร้างเงินเดือนและระบบประเมินผลพร้อมกัน

แล้วองค์กรควรเลือกแบบไหน

คำตอบขึ้นอยู่กับสิ่งที่องค์กรต้องการใช้ JD ทำ หากต้องการเพียงเอกสารประกอบการประกาศรับสมัคร JD แบบเดิมก็เพียงพอ แต่หากต้องการให้ JD เป็นรากฐานของระบบประเมินผลและการพัฒนาคน Smart JD เป็นทางเลือกที่ตอบโจทย์มากกว่า

ในทางปฏิบัติ องค์กรส่วนใหญ่ที่ลงทุนทำ JD ใหม่มักเลือกแนวทาง Smart JD เพราะส่วนต่างของความพยายามไม่มาก แต่ได้เครื่องมือที่ใช้งานต่อได้อีกหลายกระบวนการ ปัจจัยที่ควรพิจารณาก่อนตัดสินใจ ได้แก่

• องค์กรกำลังจะวางหรือปรับปรุงระบบประเมินผลหรือไม่
• มีแผนออกแบบโครงสร้างเงินเดือนที่ต้องอ้างอิงระดับงานหรือไม่
• การประเมินผลที่ผ่านมามีปัญหาเรื่องความเป็นธรรมและเกณฑ์ที่ไม่ชัดเจนหรือไม่

หากคำตอบส่วนใหญ่คือใช่ การยกระดับไปสู่ Smart JD จะคุ้มค่ากว่าในระยะยาว

การเปลี่ยนผ่านจาก JD เดิมสู่ Smart JD

องค์กรที่มี JD อยู่แล้วไม่จำเป็นต้องเขียนใหม่ทั้งหมดในคราวเดียว แนวทางที่ปฏิบัติได้คือเริ่มจากตำแหน่งสำคัญหรือตำแหน่งที่มีปัญหาเรื่องการประเมินก่อน แล้วค่อยขยายไปยังตำแหน่งอื่น โดยในแต่ละตำแหน่งให้เพิ่มส่วนผลลัพธ์ที่คาดหวังและตัวชี้วัด ปรับความรับผิดชอบให้เชื่อมกับเป้าหมายของฝ่าย และทบทวนความสามารถที่ตำแหน่งต้องการ

สรุป

ความต่างระหว่าง Smart JD กับ JD แบบเดิมไม่ได้อยู่ที่รูปแบบเอกสาร แต่อยู่ที่ว่า JD นั้นใช้บริหารคนต่อได้หรือไม่ Smart JD เน้นผลลัพธ์ที่วัดได้และเชื่อมกับระบบ HR อื่น จึงเหมาะกับองค์กรที่ต้องการระบบประเมินผลที่เป็นธรรมและการพัฒนาคนที่ตรงจุด

หากองค์กรของคุณกำลังพิจารณายกระดับ JD เดิม สามารถศึกษาแนวทาง Smart JD เพิ่มเติม หรือนัดคุยกับทีมที่ปรึกษาของ Triple I HR Consulting เพื่อประเมินจุดเริ่มต้นที่เหมาะกับองค์กร