วิธีเริ่มทำ Smart JD ในองค์กร ทีละขั้นสำหรับ HR

การเริ่มทำ Smart JD ในองค์กรเริ่มได้จากการเลือกตำแหน่งนำร่องไม่กี่ตำแหน่ง ทบทวนเป้าหมายของฝ่ายที่ตำแหน่งสังกัด ระบุผลลัพธ์ที่ต้องส่งมอบพร้อมตัวชี้วัด กำหนดความสามารถที่ตำแหน่งต้องการ แล้วเชื่อมกับระบบประเมินผลและทบทวนร่วมกับหัวหน้างาน แนวทางแบบค่อยเป็นค่อยไปนี้ช่วยให้ทีมเรียนรู้และปรับกระบวนการได้ก่อนขยายไปทั้งองค์กร บทความนี้อธิบายแต่ละขั้นในเชิงปฏิบัติ

ก่อนเริ่ม ต้องเข้าใจอะไรบ้าง

ก่อนลงมือเขียน Smart JD ทีม HR ควรเข้าใจว่าแนวคิดนี้ต่างจากการเขียน JD แบบเดิมตรงที่เน้นผลลัพธ์ที่วัดได้ ไม่ใช่รายการหน้าที่ หากยังไม่คุ้นกับความต่างนี้ แนะนำให้อ่านSmart JD กับ JD แบบเดิมต่างกันอย่างไรก่อน เพื่อให้เห็นภาพปลายทางที่ต้องการ

นอกจากนี้ ควรมีข้อมูลเป้าหมายของฝ่ายและองค์กรในมือ เพราะผลลัพธ์ของแต่ละตำแหน่งต้องเชื่อมกลับไปยังเป้าหมายเหล่านั้น หากองค์กรยังไม่มีเป้าหมายที่ชัดเจน ควรจัดการส่วนนี้ก่อน

ขั้นที่ 1 เลือกตำแหน่งนำร่อง

ไม่ควรเริ่มทำ Smart JD ทุกตำแหน่งพร้อมกัน เพราะจะใช้ทรัพยากรมากและยากต่อการเรียนรู้ ควรเลือกตำแหน่งนำร่องที่มีความสำคัญสูงหรือมีปัญหาเรื่องการประเมินก่อน เช่น ตำแหน่งหัวหน้างานในฝ่ายหลัก หรือตำแหน่งที่การประเมินที่ผ่านมาเกิดข้อโต้แย้งบ่อย

การเริ่มจากตำแหน่งนำร่องช่วยให้ทีมเห็นว่ากระบวนการใช้เวลาและความพยายามเท่าไร แล้วปรับวิธีทำงานก่อนขยายไปยังตำแหน่งอื่น

ขั้นที่ 2 ทบทวนเป้าหมายของฝ่ายที่ตำแหน่งสังกัด

ผลลัพธ์ของตำแหน่งต้องสนับสนุนเป้าหมายของฝ่าย และเป้าหมายของฝ่ายต้องสนับสนุนเป้าหมายองค์กร ขั้นตอนนี้จึงต้องเริ่มจากการทำความเข้าใจว่าฝ่ายที่ตำแหน่งนั้นสังกัดมีเป้าหมายอะไรในปีนั้น

การทบทวนนี้มักต้องคุยกับหัวหน้าฝ่ายโดยตรง เพื่อให้แน่ใจว่าผลลัพธ์ที่จะกำหนดให้ตำแหน่งสอดคล้องกับสิ่งที่ฝ่ายต้องการบรรลุจริง

ขั้นที่ 3 ระบุผลลัพธ์ที่ต้องส่งมอบและตัวชี้วัด

นี่คือหัวใจของ Smart JD ในขั้นนี้ ให้แปลงความรับผิดชอบหลักแต่ละข้อให้เป็นผลลัพธ์ที่คาดหวังพร้อมตัวชี้วัด แทนการเขียนเป็นกิจกรรม

ตัวอย่างเช่น แทนที่จะเขียนว่า “ดูแลงานบริการลูกค้า” ให้ระบุผลลัพธ์ที่ตำแหน่งต้องส่งมอบและตัวชี้วัดที่ใช้วัดผลลัพธ์นั้น ข้อควรระวังคือตัวชี้วัดต้องอยู่ในวิสัยที่ตำแหน่งควบคุมได้จริง ไม่ใช่ขึ้นกับปัจจัยภายนอกทั้งหมด และไม่ควรมีตัวชี้วัดมากเกินไปจนพนักงานไม่สามารถจัดลำดับความสำคัญได้

ขั้นที่ 4 กำหนดความสามารถที่ตำแหน่งต้องการ

นอกจากผลลัพธ์ Smart JD ยังระบุความรู้ ทักษะ และคุณลักษณะที่จำเป็นต่อความสำเร็จในตำแหน่ง ส่วนนี้มีประโยชน์สองทาง คือใช้เป็นเกณฑ์ในการสรรหา และใช้เป็นกรอบในการออกแบบแผนพัฒนาบุคลากร

การกำหนดความสามารถควรอ้างอิงจากสิ่งที่ตำแหน่งต้องใช้จริงเพื่อส่งมอบผลลัพธ์ ไม่ใช่การระบุคุณสมบัติในอุดมคติที่เกินความจำเป็น

ขั้นที่ 5 เชื่อมกับระบบประเมินผลและทบทวนร่วมกัน

เมื่อร่าง Smart JD เสร็จ ให้นำตัวชี้วัดไปเชื่อมกับระบบประเมินผลงานเพื่อให้สิ่งที่เขียนไว้ใน JD กลายเป็นเกณฑ์ประเมินจริง จากนั้นทบทวนร่างร่วมกับหัวหน้างานและผู้เกี่ยวข้อง เพื่อให้ทุกฝ่ายเข้าใจตรงกันและยอมรับก่อนนำไปใช้

ขั้นตอนการทบทวนร่วมกันนี้สำคัญ เพราะ Smart JD ที่ดีต้องเป็นที่เข้าใจตรงกันของทั้งผู้บริหาร หัวหน้างาน และพนักงาน ไม่ใช่เอกสารที่ HR เขียนขึ้นฝ่ายเดียว

ขยายผลและทบทวนเป็นรอบ

หลังจากตำแหน่งนำร่องใช้งานได้ระยะหนึ่ง ให้รวบรวมบทเรียนแล้วปรับกระบวนการก่อนขยายไปยังตำแหน่งอื่น และควรทบทวน Smart JD เป็นรอบ เช่น ปีละครั้ง หรือเมื่อเป้าหมายของฝ่ายเปลี่ยน เพื่อให้นิยามตำแหน่งสอดคล้องกับทิศทางองค์กรอยู่เสมอ

สรุป

การเริ่มทำ Smart JD ไม่จำเป็นต้องทำทั้งองค์กรในคราวเดียว แนวทางที่ปฏิบัติได้คือเริ่มจากตำแหน่งนำร่อง เชื่อมผลลัพธ์กับเป้าหมายฝ่าย ระบุตัวชี้วัดที่วัดได้ กำหนดความสามารถที่ต้องการ และเชื่อมกับระบบประเมินผล แล้วค่อยขยายเป็นรอบ

หากองค์กรของคุณต้องการเริ่มวาง Smart JD ให้เชื่อมกับระบบประเมินผลและโครงสร้างเงินเดือนอย่างสอดคล้องกัน สามารถนัดคุยกับทีมที่ปรึกษาของ Triple I HR Consulting เพื่อวางแผนจุดเริ่มต้นที่เหมาะกับองค์กรได้