การประเมินตนเองในรอบประเมินผล มีประโยชน์อย่างไรและทำอย่างไรให้ดี

การประเมินตนเองเป็นขั้นตอนที่องค์กรจำนวนหนึ่งมีในระบบประเมินผลงาน แต่คุณค่าของมันขึ้นอยู่กับว่าถูกออกแบบและนำไปใช้อย่างไร บางองค์กรทำแล้วได้ข้อมูลที่ช่วยให้การสนทนาปลายรอบมีทิศทาง บางองค์กรทำแล้วแทบไม่ได้ใช้ข้อมูลนั้นเลย

บทความนี้อธิบายว่าการประเมินตนเองมีประโยชน์ต่อกระบวนการประเมินผลงานอย่างไร และแนวทางทำให้ขั้นตอนนี้ให้คุณค่าจริง ทั้งสำหรับพนักงานและหัวหน้างาน

บทบาทของการประเมินตนเองในระบบประเมินผลงาน

วัตถุประสงค์หลักของการประเมินตนเองคือเปิดพื้นที่ให้พนักงานได้ทบทวนผลงานตนเองก่อนการสนทนากับหัวหน้า ไม่ได้มีไว้ให้พนักงาน “ให้คะแนนตัวเอง” เพื่อเปรียบกับที่หัวหน้าให้

เมื่อพนักงานได้คิดทบทวนก่อน การสนทนาปลายรอบจะเริ่มจากจุดที่มีข้อมูลสองชุด ไม่ใช่หัวหน้าพูดเพียงฝ่ายเดียว ทำให้การอภิปรายมีทิศทางและลดโอกาสที่ผลประเมินจะกลายเป็นเรื่องแปลกใจ

ประโยชน์ต่อพนักงาน

สำหรับพนักงาน การประเมินตนเองให้ประโยชน์สามอย่าง:

1. ได้ทบทวนตลอดรอบ พนักงานอาจจำเหตุการณ์สำคัญ ๆ ช่วงต้นรอบได้น้อยกว่าช่วงใกล้ปิด การกรอกใบประเมินตนเองกระตุ้นให้นึกย้อนตลอดรอบ ไม่ใช่แค่เดือนหรือสองเดือนก่อนหน้า
2. มีโอกาสสื่อสารสิ่งที่อาจถูกมองข้าม งานบางส่วนอาจไม่ปรากฏชัดจากข้อมูลเชิงตัวเลข แต่พนักงานสามารถอธิบายบริบทหรือความท้าทายที่เจอได้ในส่วนนี้
3. เตรียมตัวสำหรับการสนทนา การกรอกใบประเมินตนเองช่วยให้พนักงานเข้าการสนทนาปลายรอบพร้อมกว่า มีประเด็นที่ต้องการพูดถึงชัดขึ้น

ประโยชน์ต่อหัวหน้างาน

สำหรับหัวหน้างาน การประเมินตนเองของพนักงานให้ข้อมูลสองอย่าง:

ข้อมูลชุดแรกคือมุมมองของพนักงานต่อผลงานตนเอง ซึ่งอาจต่างจากที่หัวหน้าเห็นในบางส่วน ความต่างนี้ไม่จำเป็นต้องหมายความว่าใครถูกหรือผิด แต่เป็นพื้นที่ที่ควรอภิปราย

ข้อมูลชุดที่สองคือสิ่งที่พนักงานรู้สึกว่าต้องการการสนับสนุนหรือการพัฒนา ซึ่งช่วยให้หัวหน้าเตรียมคำตอบหรือแผนมาก่อนการสนทนา แทนที่จะตอบสดโดยไม่มีข้อมูล

สัญญาณที่บอกว่าการประเมินตนเองไม่ได้คุณค่า

การประเมินตนเองที่ไม่ทำงานอาจแสดงสัญญาณดังนี้:

• พนักงานกรอกคำตอบสั้น ๆ ทั่วไป เช่น “ทำงานดีในรอบนี้” โดยไม่อ้างถึง KPI หรือเหตุการณ์เฉพาะ
• หัวหน้างานไม่ได้อ่านใบประเมินตนเองก่อนการสนทนา ทำให้ข้อมูลนั้นไม่ถูกนำมาใช้
• ไม่มีช่องหรือคำถามที่ชัดเจนในใบประเมิน ทำให้พนักงานไม่รู้ว่าควรตอบอะไร
• ผลการประเมินตนเองกับหัวหน้าต่างกันมากอยู่เสมอโดยไม่มีการอภิปราย

สาเหตุหนึ่งที่เป็นไปได้ของปัญหาเหล่านี้คือการประเมินตนเองถูกมองเป็นขั้นตอนพิธีกรรมก่อนปิดรอบ แทนที่จะเป็นส่วนที่มีบทบาทในกระบวนการสนทนา

แนวทางออกแบบใบประเมินตนเองให้ใช้งานได้

ใบประเมินตนเองที่ให้คุณค่าควรมีคำถามที่กระตุ้นให้พนักงานคิดจริง ไม่ใช่แค่ถามว่า “ผลงานเป็นอย่างไร” ตัวอย่างคำถามที่ช่วยได้:

• KPI หรือเป้าหมายไหนที่ทำได้ดีที่สุดในรอบนี้ และมีอะไรที่ทำให้สำเร็จได้
• มีเป้าหมายไหนที่ทำได้ต่ำกว่าที่ตั้งใจ และปัจจัยที่เกี่ยวข้องคืออะไร
• มีสิ่งที่ต้องการพัฒนาในรอบถัดไปหรือการสนับสนุนจากองค์กรที่ต้องการ

คำถามเหล่านี้เป็นตัวอย่างเชิงหลักการ องค์กรควรปรับให้ตรงกับบริบทของตำแหน่งและระดับงาน

การประเมินตนเองและการพัฒนาในระบบใหญ่

การประเมินตนเองทำงานได้ดีขึ้นเมื่อเป็นส่วนหนึ่งของระบบประเมินผลที่ออกแบบต่อเนื่อง ทั้งการตั้งเป้าต้นรอบ จุดตรวจความคืบหน้า (checkpoint) กลางรอบ และการสนทนาปลายรอบที่มีโครงสร้าง

ในระบบที่มีการประเมินแบบ 360 องศา ผลการประเมินตนเองยังเป็นข้อมูลหนึ่งในหลายแหล่งที่ช่วยให้ภาพผลงานครบขึ้น และเชื่อมกับกรอบที่ระบบประเมินผลงานเชิงกลยุทธ์ (SPMS)ใช้ในการวางโครงสร้างการประเมินทั้งระบบ

สำหรับผู้ที่ต้องการเข้าใจว่ากรอบ KPI เปรียบกับ OKR อย่างไรในการตั้งเป้าหมายที่พนักงานประเมินตนเองได้จริง อ่านเพิ่มเติมได้ที่ความต่างระหว่าง KPI กับ OKR

สรุป

การประเมินตนเองให้คุณค่าเมื่อถูกออกแบบให้เป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการสนทนา ไม่ใช่ขั้นตอนพิธีกรรม คำถามที่ชัด การอ่านของหัวหน้า และการนำข้อมูลนั้นมาใช้ในการอภิปรายคือสิ่งที่ทำให้ขั้นตอนนี้มีความหมายจริง

หากองค์กรของคุณกำลังออกแบบกระบวนการประเมินผลงาน ทักมาคุยกันได้ครับ ยินดีให้คำปรึกษาเบื้องต้นโดยไม่มีค่าใช้จ่าย