วิธีจัดระดับงาน (job grading) ตั้งแต่ต้นจนได้โครงสร้างที่ใช้ได้จริง
หลายองค์กรมีตำแหน่งงานหลายสิบหรือหลายร้อยตำแหน่งแต่ไม่มีกรอบที่บอกได้ชัดว่าตำแหน่งใดอยู่ระดับเดียวกัน ตำแหน่งใดควรได้เงินเดือนในช่วงเดียวกัน และเส้นทางความก้าวหน้าในสายงานเป็นอย่างไร การจัดระดับงาน หรือ job grading คือกระบวนการที่แก้ปัญหานี้
บทความนี้อธิบายว่าการจัดระดับงานคืออะไร ทำอย่างไร และต้องพิจารณาอะไรบ้างเพื่อให้ระบบที่ได้ใช้งานได้จริงในระยะยาว
การจัดระดับงาน (job grading) คืออะไรและทำไมถึงสำคัญ
การจัดระดับงานคือกระบวนการจัดตำแหน่งงานทั้งหมดขององค์กรเข้าในระดับงาน (grade) ต่าง ๆ โดยแต่ละระดับมีกระบอกเงินเดือนและความคาดหวังที่กำหนดไว้
เมื่อองค์กรไม่มีระบบจัดระดับงานที่ชัดเจน ปัญหาที่มักตามมา ได้แก่ การกำหนดเงินเดือนตำแหน่งใหม่ที่ไม่สอดคล้องกัน การเลื่อนตำแหน่งที่ไม่ชัดเจนว่าต่างจากระดับเดิมอย่างไร และการเปรียบเทียบค่าตอบแทนระหว่างสายงานที่ไม่มีหลักอ้างอิง
เมื่อการจัดระดับงานเป็นระบบ แต่ละระดับมีความหมายที่ทั้งองค์กรเข้าใจตรงกัน ทำให้การสื่อสารด้านค่าตอบแทนและความก้าวหน้าในสายงานทำได้ง่ายขึ้น
ขั้นที่ 1: เลือกวิธีประเมินค่างาน
ก่อนจัดระดับงานได้ ต้องมีวิธีวัดว่าตำแหน่งแต่ละตำแหน่งมี “ค่า” เท่าใดเทียบกันก่อน วิธีที่พบได้ทั่วไปมีสามแบบ:
- การจัดอันดับตำแหน่ง (job ranking) เรียงตำแหน่งทั้งหมดจากสำคัญที่สุดไปน้อยที่สุดโดยพิจารณาโดยรวม เหมาะกับองค์กรขนาดเล็กที่ตำแหน่งไม่มากและผู้บริหารรู้จักทุกตำแหน่งดี
- การจัดกลุ่มตามนิยามระดับ (job classification) กำหนดคำอธิบายของแต่ละระดับไว้ก่อน แล้วจัดตำแหน่งแต่ละตำแหน่งว่าตรงกับระดับใดมากที่สุด
- การให้คะแนนปัจจัย (point factor) แยกงานออกเป็นปัจจัยหลายด้านและให้คะแนนแต่ละปัจจัย แล้วรวมคะแนน วิธีนี้โปร่งใสและอธิบายได้เพราะมีปัจจัยและคะแนนที่ชัดเจน เหมาะกับองค์กรที่ต้องการความชัดเจนในระยะยาว
วิธีที่เลือกขึ้นกับจำนวนตำแหน่ง ความหลากหลายของสายงาน และทรัพยากรที่มี
ขั้นที่ 2: รวบรวมและทบทวนคำบรรยายลักษณะงาน (JD)
ไม่ว่าจะเลือกวิธีประเมินแบบใด จุดเริ่มต้นของการจัดระดับงานคือข้อมูลตำแหน่งงานที่ถูกต้องและเป็นปัจจุบัน
คำบรรยายลักษณะงาน (JD) ที่ใช้ในการจัดระดับงานควรระบุอย่างน้อยสามส่วน คือ วัตถุประสงค์หลักของตำแหน่ง หน้าที่ความรับผิดชอบหลัก และระดับการตัดสินใจหรือขอบเขตอำนาจ ถ้า JD ที่มีอยู่ไม่ครบถ้วนหรือล้าสมัย ควรอัปเดตก่อน เพราะการจัดระดับงานจากข้อมูลที่ผิดจะให้ผลลัพธ์ที่ผิด
ขั้นที่ 3: ประเมินและให้คะแนนทุกตำแหน่ง
เมื่อมีข้อมูลตำแหน่งที่ครบแล้ว ขั้นต่อไปคือประเมินแต่ละตำแหน่งตามวิธีที่เลือกไว้ในขั้นที่ 1
สิ่งสำคัญในขั้นนี้คือความสม่ำเสมอ ให้ใช้เกณฑ์เดียวกันกับทุกตำแหน่ง ผู้ประเมินควรมีมากกว่าหนึ่งคนเพื่อลดอคติ และมีกระบวนการตรวจสอบความสมเหตุสมผลของผล เช่น เปรียบเทียบคะแนนของตำแหน่งที่ผู้บริหารรู้จักดีก่อนสรุปทั้งระบบ
ขั้นที่ 4: กำหนดจำนวนระดับและช่วงคะแนน
เมื่อมีคะแนนทุกตำแหน่งแล้ว ขั้นต่อไปคือตัดสินใจว่าจะมีกี่ระดับงาน และแต่ละระดับครอบคลุมช่วงคะแนนใด
ปัจจัยที่ช่วยตัดสินใจ ได้แก่:
- ความกว้างของตำแหน่งงานที่มี ถ้าองค์กรมีงานตั้งแต่ระดับปฏิบัติการถึงผู้บริหารสูงสุด จำนวนระดับต้องมากพอที่แต่ละระดับยังแตกต่างกันชัดเจน
- ความต้องการด้านเส้นทางสายงาน ถ้าต้องการให้พนักงานมีระดับชัดเจนสำหรับการเลื่อนขั้น ระดับที่มากขึ้นช่วยให้ทำได้
- ความสามารถในการบริหาร ระดับที่มากเกินไปทำให้ระบบซับซ้อนและยาก ดูรายละเอียดเรื่องจำนวนระดับที่เหมาะสมได้ที่บทความ โครงสร้างเงินเดือนคืออะไร ทำไมทุกองค์กรถึงควรมี
ขั้นที่ 5: ตั้งชื่อและนิยามแต่ละระดับ
ชื่อระดับที่ดีสื่อสารได้ชัดและใช้ได้ทั้งภายในและภายนอกองค์กร ชื่อที่พบบ่อยมีสองแบบ:
- ใช้ตัวเลขหรือตัวอักษร เช่น ระดับ 1 ถึง 8 หรือระดับ A ถึง F เรียบง่าย ไม่สร้างความสับสนกับชื่อตำแหน่ง
- ใช้คำอธิบาย เช่น Specialist, Senior Specialist, Manager, Senior Manager อ้างอิงกับระดับที่คนในตลาดแรงงานเข้าใจ
แต่ละระดับควรมีนิยามสั้น ๆ ที่อธิบายว่าตำแหน่งในระดับนี้มีลักษณะความรับผิดชอบและความซับซ้อนของงานอย่างไร นิยามนี้ใช้ประโยชน์ทั้งในการจัดระดับตำแหน่งใหม่และในการสื่อสารกับพนักงาน
ขั้นที่ 6: เชื่อมระดับงานกับกระบอกเงินเดือน
เมื่อทุกตำแหน่งมีระดับงานแล้ว ขั้นต่อไปคือกำหนดกระบอกเงินเดือน (pay band) สำหรับแต่ละระดับ โดยใช้ข้อมูลตลาดเป็นอ้างอิง
แต่ละระดับจะมีค่าต่ำสุด (minimum) จุดกึ่งกลาง (midpoint) และค่าสูงสุด (maximum) ที่ออกแบบให้สอดคล้องกับเส้นนโยบายค่าตอบแทนขององค์กร (pay policy line)และระดับตลาดในระดับงานนั้น
ความสัมพันธ์นี้อธิบายไว้ใน pay band คืออะไร ซึ่งเป็นความเชื่อมโยงหลักที่ทำให้ระบบจัดระดับงานแปลงเป็นเครื่องมือบริหารค่าตอบแทนจริงได้ และยังช่วยให้การออกแบบโครงสร้างเงินเดือนมีฐานที่มั่นคงและอธิบายได้
ข้อควรระวังหลังจัดระบบแล้ว
ระบบจัดระดับงานต้องดูแลต่อเนื่อง ไม่ควรทำครั้งเดียวแล้วปล่อยไว้ ข้อที่ควรระวัง ได้แก่:
- ตำแหน่งงานที่เปลี่ยนแปลงในทางปฏิบัติแต่ระดับงานไม่ได้อัปเดต จะทำให้ผลการจัดระดับงานไม่สะท้อนความจริง
- การสร้างตำแหน่งใหม่โดยไม่ผ่านกระบวนการจัดระดับงาน จะทำให้ระบบมีช่องโหว่
- ระบบควรทบทวนเป็นรอบตามที่องค์กรกำหนด และเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงเชิงกลยุทธ์ครั้งใหญ่
คำถามที่พบบ่อย
การจัดระดับงานกับชื่อตำแหน่งต่างกันอย่างไร
ชื่อตำแหน่ง (job title) คือชื่อที่ใช้เรียกตำแหน่ง ส่วนระดับงาน (grade) คือระดับที่สะท้อนคุณค่าของงาน องค์กรหนึ่งอาจมีชื่อตำแหน่งหลายชื่อที่อยู่ในระดับงานเดียวกัน หรือชื่อตำแหน่งชื่อเดียวกันแต่อยู่คนละระดับงานก็ได้ ขึ้นกับขอบเขตความรับผิดชอบจริง
ควรจัดระดับงานกับตำแหน่งทุกตำแหน่งหรือเริ่มจากบางส่วน
การจัดระดับงานทุกตำแหน่งพร้อมกันให้ผลที่สมบูรณ์กว่า แต่ถ้าองค์กรมีตำแหน่งมาก อาจเริ่มจากกลุ่มตำแหน่งหลักก่อน แล้วขยายต่อในรอบถัดไปก็ได้ สิ่งสำคัญคือใช้เกณฑ์ชุดเดียวกันตลอด ไม่ให้เกณฑ์เปลี่ยนไประหว่างกลุ่ม
พนักงานควรรู้ระดับงานของตัวเองหรือไม่
ขึ้นกับนโยบายองค์กร บางองค์กรเปิดเผยระดับงานอย่างเป็นทางการและใช้สื่อสารเส้นทางสายงาน บางองค์กรใช้เป็นข้อมูลภายในฝ่ายทรัพยากรบุคคลเพื่อบริหารค่าตอบแทนโดยไม่สื่อสารออกไป ทั้งสองแนวทางทำได้ แต่ถ้าเปิดเผย ต้องมั่นใจว่าระบบจัดระดับงานมีความสมเหตุสมผลและอธิบายได้
ควรมีกี่ระดับงาน
ไม่มีตัวเลขที่ถูกสำหรับทุกองค์กร จำนวนที่เหมาะสมขึ้นกับความหลากหลายของตำแหน่ง ขนาดองค์กร และความต้องการด้านเส้นทางสายงาน ควรพิจารณาปัจจัยเหล่านี้ร่วมกันก่อนตัดสินใจ
หากองค์กรของคุณกำลังออกแบบหรือทบทวนระบบจัดระดับงาน (job grading) และต้องการให้เชื่อมกับโครงสร้างค่าตอบแทนได้อย่างมีเหตุผล ที่ปรึกษาโครงสร้างเงินเดือนของ Triple I พร้อมให้คำปรึกษาเบื้องต้นโดยไม่มีค่าใช้จ่าย
คำถามที่พบบ่อย
การจัดระดับงานคืออะไรและทำไมองค์กรถึงควรมี
การจัดระดับงานคือกระบวนการจัดตำแหน่งงานทั้งหมดขององค์กรเข้าในระดับต่าง ๆ โดยแต่ละระดับมีกระบอกเงินเดือนและความคาดหวังที่กำหนดไว้ เมื่อไม่มีระบบนี้ องค์กรมักเจอปัญหาการกำหนดเงินเดือนตำแหน่งใหม่ที่ไม่สอดคล้องกัน การเลื่อนตำแหน่งที่ไม่ชัดเจน และการเปรียบเทียบค่าตอบแทนระหว่างสายงานที่ไม่มีหลักอ้างอิง
ชื่อระดับงานควรตั้งแบบไหนจึงจะเหมาะสม
ชื่อระดับงานมีสองแบบหลัก คือการใช้ตัวเลขหรือตัวอักษร เช่น ระดับ 1–8 ซึ่งเรียบง่ายและไม่สร้างความสับสน กับการใช้คำอธิบาย เช่น Specialist หรือ Manager ซึ่งอ้างอิงกับระดับที่คนในตลาดแรงงานเข้าใจ แต่ละระดับควรมีนิยามสั้น ๆ ที่อธิบายลักษณะความรับผิดชอบและความซับซ้อนของงานด้วย
ชื่อตำแหน่งงานกับระดับงานต่างกันอย่างไร
ชื่อตำแหน่งงานคือชื่อที่ใช้เรียกตำแหน่ง ส่วนระดับงานคือระดับที่สะท้อนคุณค่าของงาน องค์กรหนึ่งอาจมีชื่อตำแหน่งหลายชื่อที่อยู่ในระดับเดียวกัน หรือชื่อตำแหน่งชื่อเดียวกันแต่อยู่คนละระดับก็ได้ ขึ้นกับขอบเขตความรับผิดชอบจริง
พนักงานควรรู้ระดับงานของตัวเองหรือไม่
ขึ้นกับนโยบายองค์กร บางองค์กรเปิดเผยระดับงานอย่างเป็นทางการและใช้สื่อสารเส้นทางสายงาน บางองค์กรใช้เป็นข้อมูลภายในฝ่ายทรัพยากรบุคคลเพื่อบริหารค่าตอบแทนโดยไม่สื่อสารออกไป ทั้งสองแนวทางทำได้ แต่ถ้าเปิดเผยต้องมั่นใจว่าระบบมีความสมเหตุสมผลและอธิบายได้
ควรเริ่มจัดระดับงานกับตำแหน่งทุกตำแหน่งพร้อมกันหรือเริ่มจากบางส่วนก่อน
การจัดระดับงานทุกตำแหน่งพร้อมกันให้ผลที่สมบูรณ์กว่า แต่ถ้าองค์กรมีตำแหน่งมาก อาจเริ่มจากกลุ่มตำแหน่งหลักก่อนแล้วขยายต่อในรอบถัดไปก็ได้ สิ่งสำคัญคือต้องใช้เกณฑ์ชุดเดียวกันตลอด ไม่ให้เกณฑ์เปลี่ยนไประหว่างกลุ่ม
บทความที่เกี่ยวข้อง
เผยแพร่โดย
Triple I HR Consultingทีมที่ปรึกษาด้านโครงสร้างเงินเดือน ระบบประเมินผลงาน และ Job Description