ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยในการทำ Job Grading และวิธีป้องกัน

การทำ Job Grading ให้ถูกต้องตั้งแต่ต้นช่วยประหยัดเวลาและต้นทุนในระยะยาว บทความนี้รวมข้อผิดพลาดที่พบบ่อยพร้อมแนวทางป้องกัน

1. Grade ตามคน ไม่ใช่ตามงาน

ข้อผิดพลาดนี้เกิดเมื่อผู้ออกแบบระบบให้ grade สูงกับตำแหน่งเพราะว่าคนที่ทำงานอยู่เป็นพนักงานอาวุโสหรือมีความสัมพันธ์ดีกับผู้บริหาร ไม่ใช่เพราะงานมีคุณค่าสูง

ผลที่ตามมา: เมื่อคนนั้นลาออก ตำแหน่งจะดูว่า grade สูงเกินไป และยากที่จะหาคนมาแทนในราคาที่สมเหตุสมผล

วิธีป้องกัน: ประเมินคุณค่าของ “งาน” โดยแยกออกจาก “คน” ที่ทำงานนั้น ถามตัวเองว่าถ้าจ้างคนใหม่มาทำงานนี้ ต้องการทักษะและความรับผิดชอบในระดับใด

2. มีจำนวน Grade มากเกินไป

บางองค์กรสร้าง grade มากเพื่อรองรับทุกระดับอาวุโส ทำให้ความแตกต่างระหว่าง grade ไม่ชัดเจน

ผลที่ตามมา: ยากที่จะอธิบายว่าทำไม grade นี้กับ grade ถัดไปถึงต่างกัน salary range แต่ละ grade แคบเกินไปจนไม่มีความหมาย

วิธีป้องกัน: กำหนด grade ตามระดับความรับผิดชอบที่แตกต่างกันจริง ตัวอย่างเช่น ระดับปฏิบัติงาน ระดับชำนาญงาน ระดับหัวหน้า ระดับผู้จัดการ ระดับผู้อำนวยการ

3. ไม่มีเกณฑ์ที่ชัดเจนและใช้ร่วมกันทั่วทั้งองค์กร

เมื่อแต่ละแผนกใช้เกณฑ์ต่างกันในการ grade งาน ผลที่ได้จะไม่สอดคล้องกัน ผู้จัดการฝ่ายหนึ่งอาจอยู่ grade 5 ในขณะที่ผู้จัดการอีกฝ่ายที่มีความรับผิดชอบใกล้เคียงกันอยู่ grade 7

วิธีป้องกัน: กำหนดเกณฑ์กลางที่ใช้ทั่วทั้งองค์กรก่อนเริ่ม grading และให้คนที่ไม่มีส่วนได้เสียกับแผนกนั้นทบทวนผลลัพธ์

4. ไม่ทบทวน Grade หลังโครงสร้างองค์กรเปลี่ยน

เมื่อองค์กรเพิ่มตำแหน่งใหม่หรือปรับ reporting line แต่ไม่อัปเดต grade ระบบจะเริ่ม outdated และสร้างความไม่ยุติธรรม

วิธีป้องกัน: กำหนดรอบทบทวน grade เป็นประจำ เช่น ทุก 2-3 ปี หรือเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงโครงสร้างองค์กรที่มีนัยสำคัญ

5. ไม่สื่อสาร Grade ให้พนักงานเข้าใจ

บางองค์กรทำ grading เสร็จแล้วเก็บไว้ใช้ภายในโดยไม่อธิบายให้พนักงานเข้าใจ ทำให้พนักงานยังคงตั้งคำถามเดิม

วิธีป้องกัน: เตรียมสื่อสารให้พนักงานเข้าใจว่า grade หมายความว่าอะไร กำหนดอย่างไร และส่งผลต่อค่าตอบแทนอย่างไร

อ่านเพิ่มเติมเรื่อง job grading คืออะไร และ คู่มือโครงสร้างเงินเดือนฉบับสมบูรณ์