วิธีนำ SPMS ไปใช้ในองค์กร 6 ขั้นตอนสำหรับ HR

การนำ SPMS ไปใช้ในองค์กรเริ่มจากการทบทวนแผนกลยุทธ์ กำหนดตัวชี้วัดระดับองค์กร กระจายลงสู่ระดับฝ่ายพร้อมน้ำหนัก กำหนดตัวชี้วัดและแบบประเมินรายตำแหน่งพร้อมเกรด สื่อสารและฝึกอบรมผู้บังคับบัญชา แล้วติดตามระหว่างรอบและเชื่อมผลกับการปรับเงินเดือน ลำดับขั้นแบบบนลงล่างนี้ทำให้ตัวชี้วัดทุกตัวเชื่อมกับเป้าหมายองค์กรจริง บทความนี้อธิบายทั้ง 6 ขั้นตอนในเชิงปฏิบัติสำหรับ HR

ก่อนเริ่ม ควรเตรียมอะไร

SPMS (Strategic Performance Management System)จะทำงานได้ดีก็ต่อเมื่อองค์กรมีแผนกลยุทธ์ที่ชัดเจนพอที่จะแปลงเป็นตัวชี้วัดได้ หากองค์กรยังไม่มีเป้าหมายที่ชัดเจน ควรจัดการส่วนนี้ก่อน นอกจากนี้ ความสำเร็จของ SPMS ขึ้นอยู่กับการสนับสนุนจากผู้บริหารระดับสูงและความพร้อมของวัฒนธรรมองค์กรในการให้และรับข้อมูลป้อนกลับ หากต้องการทบทวนหลักการพื้นฐานของ SPMS ก่อน อ่านได้ที่SPMS คืออะไร

ขั้นที่ 1 ทบทวนแผนกลยุทธ์และเป้าหมายองค์กร

ทุกตัวชี้วัดใน SPMS ต้องสืบย้อนกลับไปยังเป้าหมายองค์กร ดังนั้นขั้นแรกคือการทำความเข้าใจวิสัยทัศน์ พันธกิจ และเป้าหมายหลักขององค์กรในปีนั้นอย่างถ่องแท้ ขั้นตอนนี้มักต้องประชุมร่วมกับผู้บริหารระดับสูง และควรทำให้เสร็จก่อนเริ่มรอบประเมินใหม่

ขั้นที่ 2 กำหนดตัวชี้วัดระดับองค์กร

แปลงเป้าหมายองค์กรให้เป็นตัวชี้วัดระดับบริษัทที่วัดได้ เช่น กำไรสุทธิ ยอดขาย อัตราการลาออก ระยะเวลาในการสรรหา หรือกระแสเงินสด ตัวชี้วัดเหล่านี้เป็นจุดตั้งต้นที่จะถูกแตกลงสู่ระดับล่างต่อไป การเลือกตัวชี้วัดระดับองค์กรควรสะท้อนสิ่งที่สำคัญต่อความสำเร็จขององค์กรจริง ไม่ใช่สิ่งที่วัดง่ายเพียงอย่างเดียว

ขั้นที่ 3 กระจายตัวชี้วัดลงสู่ระดับฝ่าย

นำตัวชี้วัดระดับองค์กรมาแตกตามฝ่ายงาน โดยแต่ละฝ่ายรับผิดชอบส่วนที่ตนมีอิทธิพลโดยตรง พร้อมกำหนดน้ำหนักของแต่ละตัวชี้วัดให้ชัดเจน การกำหนดน้ำหนักช่วยให้ฝ่ายรู้ว่าตัวชี้วัดใดสำคัญที่สุดและควรทุ่มเททรัพยากรไปที่ใด

ตัวอย่างเช่น หากองค์กรตั้งเป้าเพิ่มรายได้จากลูกค้าใหม่ ตัวชี้วัดนี้อาจถูกแตกลงสู่ฝ่ายขายในรูปเป้ายอดขายจากลูกค้าใหม่ และฝ่ายการตลาดในรูปจำนวนโอกาสทางการขายที่ต้องสร้าง

ขั้นที่ 4 กำหนดตัวชี้วัดและแบบประเมินรายตำแหน่ง

แตกตัวชี้วัดระดับฝ่ายลงสู่ระดับตำแหน่งงาน พร้อมออกแบบแบบประเมินและเกรด เพื่อให้พนักงานแต่ละคนรู้ว่าจะถูกประเมินด้วยตัวชี้วัดใด น้ำหนักเท่าไร และเกณฑ์แต่ละเกรดเป็นอย่างไร

ข้อควรระวังในขั้นนี้คือไม่ควรมีตัวชี้วัดมากเกินไปต่อตำแหน่ง เพื่อให้พนักงานจัดลำดับความสำคัญได้ และตัวชี้วัดต้องอยู่ในวิสัยที่ตำแหน่งควบคุมได้จริง

ขั้นที่ 5 สื่อสารและฝึกอบรมผู้บังคับบัญชา

ระบบที่ออกแบบดีจะไม่ได้ผลหากผู้บังคับบัญชาใช้ไม่เป็น จึงต้องอบรมหัวหน้างานทุกระดับให้เข้าใจวิธีตั้งเป้าหมาย ให้ข้อมูลป้อนกลับ และประเมินผลอย่างเป็นธรรม การอบรมไม่ควรเป็นเพียงการอธิบายขั้นตอน แต่ต้องฝึกทักษะการสนทนาเพื่อให้ข้อมูลป้อนกลับที่สร้างสรรค์ด้วย

ขั้นที่ 6 ติดตามระหว่างรอบและเชื่อมผลกับการปรับเงินเดือน

กำหนดจุดติดตามระหว่างรอบ เช่น รายไตรมาส เพื่อทบทวนความคืบหน้าและให้ข้อมูลป้อนกลับที่ทันเวลา เมื่อครบรอบการประเมิน ให้เชื่อมเกรดผลการประเมินกับอัตราการปรับเงินเดือนและแผนพัฒนาบุคลากร

การเชื่อมผลกับการปรับเงินเดือนเป็นสิ่งที่ทำให้ SPMS มีความหมายต่อพนักงาน หากต้องการให้ขั้นตอนนี้ราบรื่น ระบบประเมินผลควรอ้างอิงระดับงานชุดเดียวกับโครงสร้างเงินเดือนตั้งแต่ต้น

ปัจจัยความสำเร็จที่ควรระวัง

• การสนับสนุนจากผู้บริหารสูงสุด หากผู้บริหารไม่ใช้ระบบเป็นแบบอย่าง พนักงานระดับล่างก็จะไม่ให้ความสำคัญ
• ความสม่ำเสมอ ไม่ควรข้ามการติดตามระหว่างรอบเพราะงานยุ่ง เพราะจะทำให้ระบบสูญเสียความน่าเชื่อถือ
• ความเรียบง่าย ระบบที่ซับซ้อนเกินไปจะทำให้ผู้บังคับบัญชาทำแบบขอไปที ความเรียบง่ายช่วยให้ใช้จริงได้
• ระยะเวลาปรับตัว การเปลี่ยนมาใช้ SPMS ต้องการเวลาอย่างน้อยหนึ่งรอบการประเมินเต็มจึงจะเห็นผล

สรุป

การนำ SPMS ไปใช้คือกระบวนการแบบบนลงล่าง ตั้งแต่ทบทวนกลยุทธ์ กำหนดตัวชี้วัดระดับองค์กร กระจายลงสู่ฝ่ายและตำแหน่ง อบรมผู้บังคับบัญชา ไปจนถึงการติดตามและเชื่อมผลกับค่าตอบแทน ความสำเร็จขึ้นอยู่กับการสนับสนุนจากผู้บริหาร ความสม่ำเสมอ และความเรียบง่ายของระบบ

หากองค์กรของคุณต้องการวางหรือปรับปรุง SPMS ให้เชื่อมกับโครงสร้างเงินเดือนอย่างสอดคล้อง สามารถนัดคุยกับทีมที่ปรึกษาของ Triple I HR Consulting เพื่อวางแผนการนำไปใช้ที่เหมาะกับบริบทองค์กร