รอบการทบทวนโครงสร้างเงินเดือน ควรทำบ่อยแค่ไหนและดูอะไรบ้าง

โครงสร้างเงินเดือนที่ออกแบบไว้ดีตั้งแต่ต้นไม่ได้ใช้ได้ตลอดไปโดยไม่ต้องแตะ เมื่อองค์กรเติบโต ตลาดแรงงานเปลี่ยน หรือกลยุทธ์ธุรกิจปรับทิศ โครงสร้างที่เหมาะสมในวันนั้นอาจล้าสมัยในเวลาไม่กี่ปีต่อมา

คำถามที่ควรถามคือ “ควรทบทวนบ่อยแค่ไหน และดูอะไรในแต่ละรอบ”

ทำไมโครงสร้างเงินเดือนถึงต้องการการทบทวนตามรอบ

โครงสร้างเงินเดือนมีอายุการใช้งาน เพราะสภาพแวดล้อมที่กำหนดโครงสร้างนั้นเปลี่ยนแปลงอยู่เสมอ

ปัจจัยที่อาจเกี่ยวข้องกับการที่โครงสร้างเสื่อมประสิทธิภาพได้แก่ ค่าแรงในตลาดแรงงานที่ขยับขึ้น ทำให้ช่วงเงินเดือนที่ออกแบบไว้เริ่มต่ำกว่าตลาด การเพิ่มตำแหน่งงานใหม่ที่ยังไม่มีในระดับงาน (grade) ใด และการเปลี่ยนแปลงโครงสร้างองค์กรที่ทำให้บางระดับงานหายไปหรือมีบทบาทชัดขึ้น

หากไม่มีรอบการทบทวน ปัญหาเหล่านี้จะสะสมและปรากฏในรูปของการร้องเรียนเรื่องความเป็นธรรม อัตราการลาออก หรือต้นทุนพิเศษนอกระบบที่เพิ่มขึ้น

ควรทบทวนโครงสร้างบ่อยแค่ไหน

ไม่มีรอบเดียวที่เหมาะกับทุกองค์กร แต่มีกรอบคิดทั่วไปที่ช่วยได้

การตรวจสอบประจำปี: ในแต่ละรอบการขึ้นเงินเดือนประจำปี ควรตรวจว่าช่วงเงินเดือนที่มีอยู่ยังสอดคล้องกับอัตราตลาดหรือไม่ ถ้าตลาดขยับขึ้นมากกว่าอัตราการขึ้นเงินเดือนในองค์กร ช่วงที่ออกแบบไว้อาจเริ่มล้าหลัง

การทบทวนเชิงโครงสร้างเป็นระยะที่ยาวกว่า (ทุกไม่กี่ปี): นอกจากการตรวจเทียบตลาด ควรทบทวนว่าจำนวนระดับงาน (grade) ยังเหมาะสมหรือไม่ มีระดับงานใดที่แทบไม่มีพนักงานอยู่ หรือมีระดับงานที่แออัดเกินไปจนแทบเป็นระดับเดียวกัน

การทบทวนพิเศษเมื่อมีเหตุการณ์สำคัญ: เช่น การขยายธุรกิจเข้าพื้นที่ใหม่ การควบรวมกิจการ หรือการเพิ่มกลุ่มงานใหม่ที่ไม่เคยมีในองค์กร

สิ่งที่ควรตรวจในแต่ละรอบ

การทบทวนโครงสร้างเงินเดือนควรตรวจอย่างน้อยสามด้าน

ด้านที่หนึ่ง: ตำแหน่งเทียบตลาด ตรวจว่าค่ากึ่งกลาง (midpoint) ของแต่ละระดับงาน ยังอยู่ในระดับที่องค์กรต้องการเทียบกับตลาดหรือไม่ ตลาดบางกลุ่มงาน เช่น ไอที หรืองานเฉพาะทาง อาจขยับเร็วกว่าค่าเฉลี่ย จึงควรตรวจเป็นรายกลุ่มงาน

ด้านที่สอง: การกระจายตัวของพนักงาน ตรวจว่าพนักงานในแต่ละระดับงานกระจายตัวอยู่ในช่วงเงินเดือนอย่างไร มีจำนวนพนักงานที่ต่ำกว่าค่าต่ำสุดหรือสูงกว่าค่าสูงสุดของช่วง เพิ่มขึ้นหรือไม่ การดูอัตราเทียบค่ากลาง (compa-ratio) รวมของแต่ละระดับงาน ช่วยให้เห็นภาพนี้ได้ชัดขึ้น อ่านเพิ่มเติมได้ที่ compa-ratio คืออะไร

ด้านที่สาม: ความครบถ้วนของตำแหน่งงาน ตรวจว่ายังมีตำแหน่งงานที่ยังไม่ได้จัดอยู่ในระดับงานใด หรือตำแหน่งใหม่ที่เพิ่งสร้างแต่ยังไม่ได้ประเมินค่างาน

เมื่อทบทวนแล้วพบปัญหา ควรทำอย่างไร

เมื่อการทบทวนพบว่าโครงสร้างมีส่วนที่ต้องปรับ ควรจัดลำดับความสำคัญก่อนลงมือทำ

กรณีที่ควรจัดการก่อนคือเรื่องที่กระทบพนักงานโดยตรง เช่น มีพนักงานจำนวนมากต่ำกว่าค่าต่ำสุดของระดับงานตัวเอง หรือ ค่ากึ่งกลางของบางระดับงาน ต่ำกว่าตลาดอย่างชัดเจน กรณีที่ปรับได้ทีหลังคือการปรับปรุงเชิงโครงสร้างที่ไม่กระทบค่าตอบแทนปัจจุบันของพนักงาน เช่น การรวม grade ที่ซ้อนทับกัน

การทบทวนยังเชื่อมกับหัวข้อกระบอกเงินเดือน (pay band) ที่อธิบายไว้ที่ กระบอกเงินเดือน คืออะไร เพราะการปรับช่วงเงินเดือนคือหัวใจของการตอบสนองต่อผลการทบทวน

สรุป

รอบการทบทวนโครงสร้างเงินเดือนที่ดีไม่ต้องซับซ้อน แต่ต้องมีระเบียบ มีรายการสิ่งที่ต้องตรวจ และมีผู้รับผิดชอบที่ชัดเจน องค์กรที่ทำเรื่องนี้เป็นระบบจะสามารถปรับโครงสร้างได้ทันก่อนที่ปัญหาจะสะสมจนยากจัดการ

หากองค์กรของคุณกำลังวางแผนทบทวนโครงสร้างเงินเดือนและต้องการกรอบที่ชัดเจนตั้งแต่ขั้นตรวจสอบจนถึงขั้นปรับ ดูแนวทางได้ที่การออกแบบโครงสร้างเงินเดือน ทักมาคุยกันได้ครับ ยินดีให้คำปรึกษาเบื้องต้นโดยไม่มีค่าใช้จ่าย