จำนวนชั้นการบังคับบัญชาที่เหมาะสมควรมีกี่ชั้น
จำนวนชั้นการบังคับบัญชาที่เหมาะสมไม่มีตัวเลขตายตัว แต่แนวปฏิบัติที่พบบ่อยคือองค์กรขนาดกลางมักมีราว 4-6 ชั้นจากพนักงานปฏิบัติการถึงผู้บริหารสูงสุด สิ่งที่กำหนดจำนวนชั้นคือขนาดองค์กร ความซับซ้อนของงาน และช่วงการควบคุมของหัวหน้าแต่ละคน มากกว่าจะเป็นตัวเลขมาตรฐานที่ใช้ได้กับทุกที่
บทความนี้จะอธิบายว่าชั้นการบังคับบัญชาคืออะไร นับอย่างไร อะไรทำให้องค์กรมีชั้นมากเกินจำเป็น และจะทบทวนโครงสร้างให้สอดคล้องกับหน้าที่จริงของแต่ละระดับได้อย่างไร
ชั้นการบังคับบัญชาคืออะไร และนับอย่างไร
ชั้นการบังคับบัญชา (organization layer หรือ management layer) หมายถึงระดับของผู้มีอำนาจสั่งการและรับผิดชอบผลงาน ตั้งแต่พนักงานระดับล่างสุดขึ้นไปจนถึงผู้บริหารสูงสุดขององค์กร แต่ละชั้นมีอำนาจตัดสินใจและขอบเขตความรับผิดชอบที่ต่างกันตามลำดับ
การนับชั้นทำได้โดยไล่จากตำแหน่งปฏิบัติการขึ้นไปทีละระดับ ตัวอย่างเช่น โครงสร้างที่ประกอบด้วยพนักงาน หัวหน้างาน ผู้จัดการแผนก ผู้อำนวยการฝ่าย และกรรมการผู้จัดการ นับได้เป็น 5 ชั้น
หลักสำคัญคือนับเฉพาะชั้นที่มี “อำนาจบังคับบัญชา” จริง คือมีคนใต้บังคับบัญชาโดยตรงและรับผิดชอบผลงานของคนเหล่านั้น ตำแหน่งผู้เชี่ยวชาญหรือผู้ชำนาญการที่ไม่มีลูกน้องโดยตรง แม้จะมีระดับเงินเดือนสูง ก็มักไม่นับเป็นชั้นการบังคับบัญชาแยกต่างหาก เพราะไม่ได้อยู่ในสายการสั่งการ
การแยกแยะตรงนี้สำคัญ เพราะหลายองค์กรเข้าใจสับสนระหว่าง “ระดับตำแหน่ง” (job grade) ที่ใช้กับโครงสร้างค่าตอบแทน กับ “ชั้นการบังคับบัญชา” ที่ใช้กับสายการรายงาน ทั้งสองไม่จำเป็นต้องมีจำนวนเท่ากัน
จำนวนชั้นที่เหมาะสมควรมีกี่ชั้น
คำถามนี้ไม่มีคำตอบเดียวที่ใช้ได้กับทุกองค์กร เพราะจำนวนชั้นที่เหมาะสมขึ้นอยู่กับหลายปัจจัยที่ต่างกันไปในแต่ละแห่ง
ปัจจัยแรกคือขนาดองค์กร องค์กรที่มีพนักงานหลักสิบคนมักต้องการชั้นน้อย ขณะที่องค์กรหลักพันคนย่อมต้องมีชั้นมากกว่าเพื่อบริหารการประสานงาน
ปัจจัยที่สองคือความซับซ้อนของงาน งานที่ต้องการการกำกับดูแลใกล้ชิดหรือมีความเสี่ยงสูง เช่น งานที่เกี่ยวข้องกับความปลอดภัยหรือการเงิน อาจต้องการชั้นการตรวจสอบที่มากกว่างานที่เป็นกิจวัตร
ปัจจัยที่สามคือช่วงการควบคุม (span of control) หรือจำนวนคนที่หัวหน้าหนึ่งคนดูแลได้โดยตรง ถ้าหัวหน้าหนึ่งคนดูแลทีมได้กว้าง องค์กรก็ต้องการชั้นน้อยลง ในทางกลับกัน ถ้าหัวหน้าแต่ละคนดูแลคนได้น้อย จำนวนชั้นก็มักเพิ่มขึ้น
ในทางปฏิบัติ องค์กรขนาดกลางจำนวนมากอยู่ในช่วงประมาณ 4-6 ชั้น โดยตัวเลขนี้เป็นเพียงแนวปฏิบัติที่พบบ่อย ไม่ใช่กฎตายตัว สิ่งที่สำคัญกว่าจำนวนชั้นคือ แต่ละชั้นมีหน้าที่และอำนาจตัดสินใจที่ชัดเจนและไม่ซ้ำซ้อนกัน
สัญญาณว่าองค์กรมีชั้นการบังคับบัญชามากเกินไป
หนึ่งในปัจจัยที่ทำให้องค์กรทำงานช้าและสื่อสารคลาดเคลื่อนคือการมีชั้นการบังคับบัญชามากเกินความจำเป็น แม้จะไม่ใช่สาเหตุเดียว แต่ก็เป็นปัจจัยที่ควรตรวจสอบ สัญญาณที่พอสังเกตได้มีดังนี้
ประการแรก การตัดสินใจที่ควรจบเร็วกลับต้องผ่านการอนุมัติหลายระดับ จนเรื่องเล็กก็ใช้เวลานาน
ประการที่สอง มีชั้นที่ทำหน้าที่เพียง “ส่งต่อ” ข้อมูลหรือเอกสารโดยไม่ได้เพิ่มการตัดสินใจหรือคุณค่าที่ชัดเจน
ประการที่สาม ขอบเขตความรับผิดชอบของชั้นที่อยู่ติดกันซ้ำซ้อนกัน จนพนักงานไม่แน่ใจว่าต้องรายงานใครและใครเป็นผู้ตัดสินใจสุดท้าย
ประการที่สี่ ข้อมูลจากหน้างานมักบิดเบือนหรือสูญหายระหว่างส่งขึ้นไปยังผู้บริหาร เพราะผ่านการสรุปและตีความหลายต่อ
ในทางตรงข้าม องค์กรที่มีชั้นน้อยเกินไปก็มีความเสี่ยงเช่นกัน เช่น หัวหน้าต้องดูแลคนมากจนไม่มีเวลาพัฒนาทีม หรือขาดเส้นทางความก้าวหน้าในสายอาชีพ การพิจารณาจึงไม่ใช่การมุ่งลดชั้นให้น้อยที่สุด แต่เป็นการหาจุดสมดุลที่เหมาะกับงานจริง
ทำไมจำนวนชั้นถึงเชื่อมโยงกับ JD และระบบประเมินผล
จำนวนชั้นการบังคับบัญชาไม่ได้เป็นเพียงผังองค์กรบนกระดาษ แต่เชื่อมโยงโดยตรงกับวิธีที่องค์กรกำหนดหน้าที่และประเมินผลงานของแต่ละระดับ
เมื่อแต่ละชั้นมี JD ที่ระบุอำนาจตัดสินใจและขอบเขตความรับผิดชอบชัดเจน จะเห็นได้ทันทีว่าชั้นใดเพิ่มคุณค่าและชั้นใดมีบทบาทซ้ำซ้อน ในทางกลับกัน ถ้า JD ของหัวหน้างาน ผู้จัดการ และผู้อำนวยการเขียนหน้าที่คล้ายกันจนแยกไม่ออก นั่นเป็นสัญญาณว่าโครงสร้างชั้นอาจไม่สะท้อนหน้าที่จริง
JD ที่ดีของแต่ละชั้นควรตอบได้ว่า ตำแหน่งนี้ตัดสินใจเรื่องใดได้เอง เรื่องใดต้องขออนุมัติ และรับผิดชอบผลลัพธ์อะไร เมื่อข้อมูลนี้ชัดเจน การประเมินผลงานก็วัดได้ตรงกับระดับความรับผิดชอบจริง ไม่ใช่วัดทุกระดับด้วยเกณฑ์เดียวกัน
สำหรับองค์กรที่ต้องการทบทวนโครงสร้างชั้นให้สอดคล้องกับหน้าที่ของแต่ละระดับ บริการ Smart JD ของ Triple I ช่วยออกแบบ JD ที่ระบุอำนาจตัดสินใจและขอบเขตความรับผิดชอบของแต่ละชั้นอย่างเป็นระบบ ทำให้เห็นภาพว่าชั้นใดควรคงไว้ รวม หรือกระจายอำนาจ
ควรทบทวนหรือลดชั้นการบังคับบัญชาอย่างไร
การปรับจำนวนชั้นเป็นเรื่องที่ต้องทำอย่างระมัดระวัง เพราะกระทบทั้งสายการรายงาน ขวัญกำลังใจ และเส้นทางความก้าวหน้า แนวทางที่รอบคอบมักเริ่มจากการเข้าใจหน้าที่ก่อน แล้วจึงค่อยพิจารณาโครงสร้าง
จุดเริ่มต้นที่ดีคือการทำแผนผังว่าแต่ละชั้นในปัจจุบันตัดสินใจเรื่องใดได้จริง และรับผิดชอบผลลัพธ์อะไร เมื่อข้อมูลนี้ชัด จะเห็นได้ว่าชั้นใดมีบทบาทซ้ำซ้อน หรือเป็นเพียงทางผ่านของเอกสารโดยไม่ได้เพิ่มการตัดสินใจ
ลำดับถัดมาคือพิจารณาช่วงการควบคุมของหัวหน้าแต่ละคน ว่ากว้างหรือแคบเกินไปหรือไม่ บางครั้งการเพิ่มจำนวนผู้ใต้บังคับบัญชาต่อหัวหน้าหนึ่งคนอย่างเหมาะสม ช่วยลดความจำเป็นของชั้นกลางบางชั้นได้
สิ่งที่ควรหลีกเลี่ยงคือการลดชั้นโดยยังไม่ทบทวนหน้าที่ก่อน เพราะเมื่อยุบตำแหน่งใดตำแหน่งหนึ่ง งานที่ตำแหน่งนั้นเคยทำอาจตกหล่นหรือกระจายไปยังคนที่ไม่พร้อม การเชื่อมการทบทวนโครงสร้างเข้ากับการทบทวน JD จึงช่วยให้การปรับชั้นไม่สร้างช่องว่างของความรับผิดชอบ
องค์กรที่ต้องการเชื่อมโครงสร้างชั้นเข้ากับระบบค่าตอบแทนสามารถอ่านแนวทางเพิ่มเติมได้จากบทความ Salary Structure 101 ซึ่งอธิบายความสัมพันธ์ระหว่างระดับตำแหน่งกับโครงสร้างเงินเดือน
สรุป
จำนวนชั้นการบังคับบัญชาที่เหมาะสมไม่ใช่ตัวเลขมาตรฐานเดียว แต่ขึ้นอยู่กับขนาดองค์กร ความซับซ้อนของงาน และช่วงการควบคุมของหัวหน้าแต่ละคน องค์กรขนาดกลางจำนวนมากอยู่ในช่วงราว 4-6 ชั้น แต่สิ่งที่สำคัญกว่าจำนวนชั้นคือ แต่ละชั้นมีหน้าที่และอำนาจตัดสินใจที่ชัดเจนและไม่ซ้ำซ้อนกัน
การทบทวนชั้นการบังคับบัญชาจึงควรเริ่มจากการทำความเข้าใจหน้าที่จริงของแต่ละระดับ ก่อนพิจารณาว่าควรคงไว้ รวม หรือกระจายอำนาจ การเชื่อมเรื่องนี้เข้ากับการทบทวน JD ช่วยให้การปรับโครงสร้างไม่สร้างช่องว่างของความรับผิดชอบ
หากต้องการคำแนะนำในการทบทวนโครงสร้างชั้นและออกแบบ JD ที่ระบุอำนาจตัดสินใจของแต่ละระดับอย่างชัดเจน ทีมที่ปรึกษา Triple I พร้อมให้คำแนะนำ นัดคุยฟรีได้ที่นี่
คำถามที่พบบ่อย
จำนวนชั้นการบังคับบัญชาที่เหมาะสมควรมีกี่ชั้น
ไม่มีตัวเลขตายตัวที่ใช้ได้กับทุกองค์กร แต่แนวปฏิบัติที่พบบ่อยคือองค์กรขนาดกลางมักมีประมาณ 4-6 ชั้นจากพนักงานปฏิบัติการถึงผู้บริหารสูงสุด ปัจจัยที่กำหนดคือขนาดองค์กร ความซับซ้อนของงาน และช่วงการควบคุม (span of control) ของหัวหน้าแต่ละคน องค์กรที่หัวหน้าดูแลทีมได้กว้างมักมีชั้นน้อยกว่าองค์กรที่หัวหน้าดูแลทีมแคบ
ชั้นการบังคับบัญชานับอย่างไร
นับจำนวนระดับของผู้มีอำนาจตัดสินใจตั้งแต่พนักงานระดับล่างสุดขึ้นไปจนถึงผู้บริหารสูงสุด โดยนับเฉพาะชั้นที่มีอำนาจสั่งการและรับผิดชอบผลงานของคนใต้บังคับบัญชา ตัวอย่างเช่น พนักงาน หัวหน้างาน ผู้จัดการแผนก ผู้อำนวยการฝ่าย และกรรมการผู้จัดการ นับเป็น 5 ชั้น ตำแหน่งที่ไม่มีลูกน้องโดยตรงมักไม่นับเป็นชั้นการบังคับบัญชาแยกต่างหาก
องค์กรมีชั้นการบังคับบัญชามากเกินไปจะเกิดอะไรขึ้น
เมื่อมีชั้นมากเกินไป การตัดสินใจมักช้าลงเพราะต้องผ่านการอนุมัติหลายระดับ ข้อมูลจากหน้างานอาจบิดเบือนระหว่างส่งขึ้นบน และต้นทุนค่าตอบแทนของระดับบริหารสูงขึ้น นอกจากนี้ขอบเขตความรับผิดชอบของแต่ละชั้นอาจซ้ำซ้อนกัน ทำให้พนักงานสับสนว่าต้องรายงานใครและใครเป็นผู้ตัดสินใจ
span of control กับจำนวนชั้นการบังคับบัญชาเกี่ยวข้องกันอย่างไร
ช่วงการควบคุม (span of control) คือจำนวนผู้ใต้บังคับบัญชาที่หัวหน้าหนึ่งคนดูแลโดยตรง ทั้งสองมีความสัมพันธ์แบบผกผัน คือถ้าช่วงการควบคุมกว้างขึ้น (หัวหน้าหนึ่งคนดูแลคนได้มากขึ้น) จำนวนชั้นมักลดลง แต่ถ้าช่วงการควบคุมแคบ จำนวนชั้นมักเพิ่มขึ้น การออกแบบโครงสร้างจึงต้องพิจารณาทั้งสองอย่างควบคู่กัน
การลดชั้นการบังคับบัญชาควรเริ่มจากอะไร
ควรเริ่มจากการทำความเข้าใจว่าแต่ละชั้นทำหน้าที่อะไรและตัดสินใจเรื่องใดได้จริง ก่อนพิจารณาว่าชั้นใดมีบทบาทซ้ำซ้อนหรือเป็นเพียงทางผ่านของเอกสาร การทบทวน JD ของแต่ละระดับช่วยให้เห็นภาพชัดว่าชั้นใดเพิ่มคุณค่าและชั้นใดควรรวมหรือกระจายอำนาจ การลดชั้นโดยไม่ทบทวนหน้าที่ก่อนมักทำให้งานบางส่วนตกหล่น