การจัดการพนักงานที่ผลงานต่ำ แนวทางที่สร้างสรรค์และเป็นระบบ

เมื่อพนักงานคนหนึ่งแสดงผลงานที่ต่ำกว่าที่คาดหวังอย่างต่อเนื่อง หัวหน้างานอาจลังเลว่าจะจัดการอย่างไร ระหว่างการรักษาความสัมพันธ์ในทีมและการรักษาระดับผลงานที่คาดหวัง บทความนี้รวบรวมแนวทางที่ช่วยให้กระบวนการนี้มีโครงสร้าง ยุติธรรม และสร้างสรรค์สำหรับทุกฝ่าย

เริ่มจากการวินิจฉัยสาเหตุก่อนสรุป

ก่อนดำเนินการใด ควรตั้งคำถามว่าผลงานต่ำมาจากอะไร เพราะสาเหตุต่างกันต้องการการแก้ที่ต่างกัน

ปัจจัยที่อาจเกี่ยวข้องกับผลงานต่ำมีหลายกลุ่ม ได้แก่:

1. ขาดทักษะหรือความรู้: พนักงานไม่มีความสามารถที่จำเป็นสำหรับงาน ซึ่งอาจเกิดจากการจ้างที่ไม่ตรงกับบทบาท หรือบทบาทเปลี่ยนไปโดยที่ยังไม่ได้รับการพัฒนา
2. ขาดทิศทางที่ชัดเจน: พนักงานไม่รู้ว่าคาดหวังอะไรจากตน หรือเกณฑ์ความสำเร็จคืออะไร
3. ขาดแรงจูงใจหรือมีปัจจัยส่วนตัว: ปัจจัยที่อาจเกี่ยวข้องจากภายนอกงาน
4. ปัญหาเชิงระบบหรือสภาพแวดล้อม: ทรัพยากร กระบวนการ หรือการสนับสนุนจากทีมไม่เพียงพอ

การวินิจฉัยสาเหตุก่อนจะช่วยให้เลือกแนวทางได้ตรงประเด็น และหลีกเลี่ยงการแก้ผิดจุด

ขั้นที่ 1: สนทนาตรงและสร้างสรรค์

เมื่อเห็นสัญญาณผลงานต่ำ ขั้นแรกคือการสนทนาตรงกับพนักงานโดยเร็ว ไม่ใช่รอให้ผ่านไปจนสิ้นรอบประเมิน

การสนทนาในขั้นนี้ควรมีสามส่วน คือการบอกสิ่งที่สังเกตเห็น โดยไม่ตัดสิน การถามและรับฟังว่าพนักงานมองสถานการณ์อย่างไร และการกำหนดร่วมกันว่าอยากเห็นอะไรในช่วงถัดไป

ตัวอย่างเชิงหลักการ: แทนที่จะบอกว่า “คุณทำงานได้ไม่ดี” ให้ระบุพฤติกรรมหรือผลงานที่เห็นได้ เช่น “ในสามเดือนที่ผ่านมา ผลงานด้าน X ต่ำกว่าที่ตกลงกันไว้ อยากฟังว่าคุณมองสถานการณ์นี้อย่างไร”

ขั้นที่ 2: ให้ข้อมูลป้อนกลับที่ชัดและมีทิศทาง

หลังสนทนาและเข้าใจมุมมองของทั้งสองฝ่ายแล้ว ขั้นต่อมาคือให้ข้อมูลป้อนกลับที่ชัดเจนว่าต้องการอะไรในช่วงถัดไป

ข้อมูลป้อนกลับ (feedback) ที่มีประสิทธิภาพในบริบทนี้ต้องระบุสิ่งที่ต้องเปลี่ยน ระดับที่คาดหวัง และกรอบเวลาที่ให้ปรับ โดยไม่ใช้คำที่คลุมเครือ เช่น “ต้องพยายามมากขึ้น” แต่ระบุให้ได้ว่าอะไรคือผลลัพธ์ที่ยอมรับได้ในช่วงเวลาที่กำหนดไว้ข้างหน้า

อ่านเพิ่มเติมเรื่องการออกแบบตัวชี้วัดที่ช่วยให้ข้อมูลป้อนกลับมีทิศทางชัดขึ้นได้ที่บทความเปรียบเทียบ KPI กับ OKR

ขั้นที่ 3: วางแผนพัฒนาผลงาน (Performance Improvement Plan หรือ PIP)

หากสนทนาเบื้องต้นแล้วผลงานยังไม่ปรับปรุงตามที่ตกลงกัน ขั้นต่อมาที่มีโครงสร้างชัดเจนคือการวางแผนพัฒนาผลงาน หรือ PIP

PIP ที่ใช้งานได้จริงมีองค์ประกอบสำคัญดังนี้:

1. ระบุช่องว่างผลงานอย่างชัดเจน: อะไรคือผลงานปัจจุบัน และอะไรคือผลงานที่คาดหวัง
2. กำหนดเป้าหมายที่วัดได้ในกรอบเวลา: ระยะเวลาขึ้นกับลักษณะงานและขนาดช่องว่าง และต้องระบุให้ชัดว่าความสำเร็จมีลักษณะอย่างไร
3. ระบุการสนับสนุนที่ให้: การฝึกอบรม การโค้ช การจับคู่กับพนักงานคนอื่น หรือทรัพยากรที่เข้าถึงได้
4. กำหนดจุดติดตาม: มีการประชุมพูดคุยติดตามเป็นระยะ ไม่ใช่ตั้ง PIP แล้วรอดูผลสิ้นสุด
5. ระบุผลที่จะเกิดขึ้น: หากบรรลุตามเกณฑ์จะเกิดอะไร และหากไม่บรรลุจะพิจารณาอะไรต่อ

PIP เป็นกรอบที่ให้โอกาสพัฒนาอย่างมีโครงสร้าง และป้องกันการตัดสินใจที่ขาดหลักฐาน

ขั้นที่ 4: ติดตามและให้ข้อมูลป้อนกลับระหว่างกระบวนการ

ช่วงที่ PIP ดำเนินอยู่ การติดตามสม่ำเสมอมีความสำคัญ เพราะช่วยให้พนักงานรู้ว่าอยู่ตรงไหนและยังมีเวลาปรับได้

การติดตามในช่วงนี้ควรเป็นการสนทนาที่สร้างสรรค์ หัวหน้างานควรถามว่ามีอุปสรรคอะไร ต้องการความช่วยเหลือเพิ่มด้านใด และผลงานเทียบกับเป้าที่ตั้งไว้อยู่ที่ระดับใด

ขั้นที่ 5: ประเมินผลสิ้นสุด PIP และตัดสินใจขั้นต่อไป

เมื่อสิ้นสุดกรอบ PIP ให้ประเมินผลอย่างเป็นระบบว่าพนักงานบรรลุตามเป้าที่กำหนดหรือไม่

ผลลัพธ์ที่เป็นไปได้มีสามแบบหลัก:

1. บรรลุตามเป้า: กลับสู่กระบวนการประเมินผลปกติ และอาจพิจารณาการสนับสนุนระยะยาวเพิ่มเติม
2. มีพัฒนาการแต่ยังไม่ถึงเกณฑ์: พิจารณาต่อ PIP หรือปรับบทบาทให้เหมาะกับความสามารถที่พนักงานมีจริง
3. ไม่มีพัฒนาการตามที่คาดหวัง: พิจารณาตัวเลือกต่าง ๆ เช่น การโยกย้ายตำแหน่ง การลดความรับผิดชอบ หรือการสิ้นสุดการจ้างงานตามขั้นตอนที่กำหนด

ทุกการตัดสินใจในขั้นนี้ควรมีเอกสารหลักฐานประกอบ และผ่านการพิจารณาร่วมกับ HR เพื่อให้สอดคล้องกับนโยบายของบริษัท และควรตรวจสอบกับผู้เชี่ยวชาญด้านกฎหมายแรงงานก่อนตัดสินใจเรื่องการสิ้นสุดการจ้าง

ทำเองหรือขอคำปรึกษา

กระบวนการจัดการพนักงานที่ผลงานต่ำเป็นสิ่งที่ทีม HR ที่มีประสบการณ์สามารถดำเนินการเองได้ อุปสรรคอาจอยู่ที่ผู้บริหารไม่มั่นใจว่าจะสนทนาเรื่องผลงานต่ำอย่างไรโดยไม่กระทบความสัมพันธ์ในทีม

หากองค์กรของคุณต้องการวางระบบประเมินผลที่มีโครงสร้างชัด เพื่อให้กระบวนการจัดการผลงานทุกระดับมีกรอบอ้างอิงที่ใช้งานได้จริง ดูแนวทางได้ที่ระบบประเมินผลงานเชิงกลยุทธ์ (SPMS) ทักมาคุยกันได้ครับ ยินดีให้คำปรึกษาเบื้องต้นโดยไม่มีค่าใช้จ่าย

คำถามที่พบบ่อย

ควรรอให้ผ่านรอบประเมินก่อนแล้วค่อยพูดเรื่องผลงานต่ำหรือไม่

โดยทั่วไปไม่ควรรอ การพูดคุยเรื่องผลงานเร็วมักมีผลดีกว่า เพราะพนักงานยังมีเวลาปรับแนวทาง และปัญหาไม่สะสมจนยากแก้กว่าเดิม

แผนพัฒนาผลงาน (PIP) ต้องใช้ระยะเวลาเท่าไร

ไม่มีระยะเวลาตายตัว ขึ้นอยู่กับลักษณะงานและขนาดของช่องว่างผลงาน งานที่ปรับได้เร็วอาจใช้เวลาสั้น แต่บางกรณีอาจต้องการนานกว่านั้น ควรกำหนดให้สอดคล้องกับงานนั้น ๆ

ถ้าพนักงานรู้สึกว่า PIP ไม่ยุติธรรม จะจัดการอย่างไร

เปิดโอกาสให้พนักงานอธิบายมุมมอง และทบทวนว่าเกณฑ์ที่ตั้งสมเหตุสมผลและสอดคล้องกับสิ่งที่สื่อสารไว้ก่อนหน้าหรือไม่ หาก PIP ตั้งจากข้อมูลที่ชัดเจนและเกณฑ์ที่พนักงานรับรู้ล่วงหน้า ความโปร่งใสของกระบวนการจะช่วยลดข้อโต้แย้งได้มาก

ควรบอกทีมว่าเพื่อนร่วมทีมอยู่ใน PIP หรือไม่

โดยทั่วไปไม่ควรเปิดเผยรายละเอียด PIP ของบุคคลต่อสาธารณะในทีม เพราะกระทบความเป็นส่วนตัวและอาจทำให้สถานการณ์ยากขึ้น แต่สามารถสื่อสารกับทีมได้ว่าระดับผลงานที่คาดหวังคืออะไร

ถ้าพนักงานคนนั้นมีผลงานต่ำแต่เป็นคนที่ทีมชอบ จัดการอย่างไร

ความชอบหรือความสัมพันธ์ในทีมและผลงานเป็นสองเรื่องที่ต้องแยกออกจากกัน กระบวนการ PIP ที่มีโครงสร้างชัดช่วยให้การตัดสินใจอยู่บนฐานของผลงานที่วัดได้ ไม่ใช่ความรู้สึกส่วนตัว และช่วยปกป้องทั้งองค์กรและพนักงานคนนั้นเองด้วย