การให้น้ำหนัก KPI แต่ละตัว ทำอย่างไรให้สมเหตุสมผล

เมื่อ KPI ของตำแหน่งหนึ่งมีหลายตัว คำถามที่ตามมาเสมอคือจะให้น้ำหนักแต่ละตัวเท่าไร และหลายองค์กรแก้ปัญหานี้ด้วยการหารเฉลี่ย เช่น มี 5 ตัว ก็ให้ตัวละ 20 เปอร์เซ็นต์ แต่วิธีนี้ไม่ได้สะท้อนว่า KPI แต่ละตัวสำคัญต่อตำแหน่งงานนั้นเท่ากันจริงหรือไม่

ทำไมน้ำหนัก KPI จึงสำคัญ

น้ำหนักบอกพนักงานและผู้บริหารว่าองค์กรให้ความสำคัญกับด้านใดมากกว่ากัน เมื่อพนักงานเห็นว่า KPI ตัวใดมีน้ำหนักสูงกว่า พวกเขาจะโฟกัสพลังงานและเวลาให้สอดคล้อง หากน้ำหนักไม่สะท้อนความสำคัญจริง พนักงานอาจทุ่มเทกับสิ่งที่ไม่ใช่หัวใจของตำแหน่ง

ในทางกลับกัน ระบบที่ให้น้ำหนักเท่ากันทุกตัวส่งสัญญาณโดยปริยายว่าทุก KPI สำคัญพอ ๆ กัน ซึ่งมักไม่ตรงกับความเป็นจริงของแต่ละตำแหน่ง

หลักการพื้นฐานในการกำหนดน้ำหนัก

การกำหนดน้ำหนัก KPI มีหลักการพื้นฐานที่ช่วยให้ตัดสินใจได้ชัดขึ้น:

1. น้ำหนักรวมต้องเท่ากับ 100 เปอร์เซ็นต์: ไม่ว่าจะมี KPI กี่ตัว น้ำหนักรวมต้องครบ
2. KPI ที่เชื่อมกับเป้าหมายองค์กรโดยตรงมักควรได้น้ำหนักสูงกว่า: หากมี KPI ที่ผลลัพธ์ส่งผลต่อทิศทางธุรกิจมากกว่าตัวอื่น น้ำหนักควรสะท้อนสิ่งนั้น
3. KPI ที่วัดงานหลักของตำแหน่งควรได้น้ำหนักสูงกว่างานสนับสนุน: ตำแหน่งขายควรให้น้ำหนักกับผลลัพธ์การขายมากกว่ากิจกรรมบริหารจัดการ
4. ไม่แนะนำให้ให้น้ำหนักต่ำกว่า 5 เปอร์เซ็นต์ต่อตัว (เป็นแนวทางของ Triple I ไม่ใช่เกณฑ์สากล): หาก KPI ตัวใดสำคัญน้อยจนได้แค่ 3-4 เปอร์เซ็นต์ ควรพิจารณาว่าจำเป็นต้องมีในระบบหรือไม่

วิธีตั้งน้ำหนักที่อิงงานจริง

แนวทางหนึ่งที่ช่วยให้น้ำหนักสะท้อนงานจริงคือเริ่มจากระดับพื้นที่ผลลัพธ์หลัก (KRA) ก่อน

ขั้นที่ 1: กำหนดน้ำหนักให้แต่ละ KRA ก่อน โดยพิจารณาว่าพื้นที่ความรับผิดชอบใดสำคัญต่อตำแหน่งนั้นมากที่สุด น้ำหนักรวมของ KRA ทั้งหมดต้องเท่ากับ 100

ขั้นที่ 2: ในแต่ละ KRA ที่มี KPI หลายตัว ให้กำหนดน้ำหนักให้แต่ละ KPI ในสัดส่วนของ KRA นั้น ผลรวมน้ำหนักของ KPI ใน KRA หนึ่งต้องเท่ากับน้ำหนักของ KRA นั้น

น้ำหนักของแต่ละ KPI จึงมาจากความสำคัญของงานจริง

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยในการกำหนดน้ำหนัก

การให้น้ำหนักเท่ากันทุกตัว: เป็นวิธีที่ทำเร็วที่สุด แต่มักไม่สะท้อนงานจริง ตำแหน่งที่มี KPI ด้านผลลัพธ์ธุรกิจและด้านการรายงานสถิติในน้ำหนักเท่ากัน อาจส่งสัญญาณที่ผิดให้พนักงาน

การให้น้ำหนักตาม KPI ที่วัดง่าย: บางครั้ง KPI ที่วัดได้ชัดเจนที่สุดได้น้ำหนักสูง ทั้งที่ไม่ได้สำคัญที่สุด ซึ่งทำให้ KPI ที่สำคัญกว่าแต่วัดยากกว่าถูกประเมินต่ำกว่าที่ควร

การเปลี่ยนน้ำหนักทุกปีโดยไม่มีเหตุผลชัดเจน: หากองค์กรเปลี่ยนน้ำหนักบ่อยโดยไม่อธิบายที่มา พนักงานอาจสูญเสียความไว้วางใจในระบบ

วิธีตรวจสอบน้ำหนักที่กำหนดไว้

ก่อนประกาศ KPI ให้พนักงานรับทราบ ลองตรวจด้วยคำถามเหล่านี้:

1. ถ้าพนักงานทำได้ดีเฉพาะ KPI ที่น้ำหนักสูง แต่ทำ KPI น้ำหนักต่ำได้ไม่ดี ผลลัพธ์รวมสะท้อนสิ่งที่ต้องการหรือไม่
2. ถ้าสลับน้ำหนักระหว่าง KPI สองตัว ผลสุดท้ายจะเปลี่ยนมากน้อยแค่ไหน และการเปลี่ยนนั้นสมเหตุสมผลหรือไม่
3. ผู้บริหารและพนักงานอธิบายได้ว่าทำไม KPI แต่ละตัวถึงได้น้ำหนักเท่านั้น

หากตอบไม่ได้ อาจถึงเวลากลับมาทบทวนน้ำหนักก่อนที่จะนำไปใช้จริง ดูแนวทางการออกแบบ KPI ในระดับองค์กรเพิ่มเติมได้ที่ KPI กับ OKR ต่างกันยังไง และเลือกใช้อะไรดี

สรุป

การให้น้ำหนัก KPI ที่ดีต้องอิงจากความสำคัญของงานจริงของตำแหน่ง การเริ่มจากระดับ KRA และกระจายน้ำหนักลงมาจะทำให้โครงสร้างน้ำหนักสมเหตุสมผลและอธิบายได้ การตรวจสอบก่อนประกาศช่วยให้น้ำหนัก KPI ส่งสัญญาณที่ถูกต้องให้พนักงาน

หากองค์กรของคุณต้องการวางโครงสร้าง KPI พร้อมน้ำหนักที่สมดุลสำหรับทุกตำแหน่ง ดูแนวทางได้ที่ระบบประเมินผลงานเชิงกลยุทธ์ (SPMS) ทักมาคุยกันได้ครับ ยินดีให้คำปรึกษาเบื้องต้นโดยไม่มีค่าใช้จ่าย