KPI งานสรรหาบุคลากร วัดอะไรได้บ้างนอกจากจำนวนคนที่รับเข้า

งานสรรหาบุคลากรเป็นงาน HR ที่ผลกระทบมองเห็นได้ชัดเมื่อมีปัญหา ไม่ว่าจะเป็นการรับคนที่ไม่เหมาะสมเข้ามา หรือตำแหน่งว่างที่ทิ้งไว้นานจนกระทบการดำเนินงาน แต่เมื่อทำได้ดี งานสรรหามักเงียบและถูกมองข้าม การตั้ง KPI ที่ชัดเจนจึงช่วยทำให้คุณค่าของงานนี้วัดได้และสื่อสารกับผู้บริหารได้

บทความนี้รวบรวมตัวอย่าง KPI งานสรรหาบุคลากรที่ครอบคลุมหลายมิติ พร้อมอธิบายว่าแต่ละตัวเชื่อมกับเป้าหมายใดและควรปรับให้เหมาะกับบริบทองค์กรอย่างไร

ทำไม KPI งานสรรหาต้องมองมากกว่าแค่จำนวนตำแหน่งที่รับได้

หากวัดแค่จำนวนตำแหน่งที่รับเข้า ทีมสรรหาจะมีแรงจูงใจในการ “ปิด” ตำแหน่งให้เร็ว ซึ่งอาจนำไปสู่การรับคนที่เหมาะสมน้อยกว่าที่ควร งานสรรหาที่ดีต้องสมดุลระหว่างความเร็ว คุณภาพ ต้นทุน และประสบการณ์ของผู้สมัคร KPI จึงควรสะท้อนทั้งสี่ด้านนี้

ตัวอย่าง KPI งานสรรหาบุคลากร

ตัวอย่างต่อไปนี้เป็นหลักการโดยรวม ค่าเป้าหมายต้องกำหนดให้เหมาะกับขนาดองค์กร อุตสาหกรรม และตลาดแรงงานที่แต่ละองค์กรอยู่

1. ระยะเวลาในการสรรหา (Time to Fill): วัดจำนวนวันนับตั้งแต่ตำแหน่งเปิดรับจนถึงวันที่ผู้สมัครยืนยันรับข้อเสนอ เชื่อมกับความสามารถขององค์กรในการดึงดูดและตัดสินใจรับคนที่ต้องการ ค่าเป้าหมายควรแตกต่างกันตามระดับตำแหน่งและความเฉพาะทางของงาน

2. ระยะเวลาจากรับสมัครถึงพร้อมปฏิบัติงาน (Time to Productivity): วัดระยะเวลาที่พนักงานใหม่ใช้จนสามารถปฏิบัติงานได้ตามมาตรฐานที่กำหนด เชื่อมกับคุณภาพของกระบวนการคัดเลือกและการปฐมนิเทศพนักงานใหม่ ตัวชี้วัดนี้ต้องทำงานร่วมกับหัวหน้างานในการกำหนดนิยาม “พร้อมปฏิบัติงาน”

3. คุณภาพของการสรรหา (Quality of Hire): วัดผลการประเมินงานของพนักงานใหม่ในรอบแรก เชื่อมกับความแม่นยำในการคัดเลือกคนที่เหมาะสมกับตำแหน่ง ตัวชี้วัดนี้ต้องอาศัยข้อมูลจากผู้บริหารและต้องรอช่วงเวลาหนึ่งหลังจากรับเข้ามาแล้ว

4. อัตราการลาออกของพนักงานใหม่ภายใน 90 วัน (Early Attrition Rate): วัดสัดส่วนพนักงานที่รับเข้ามาแล้วลาออกภายในช่วงทดลองงาน เชื่อมกับความสอดคล้องระหว่างความคาดหวังของผู้สมัครกับความเป็นจริงของงาน หนึ่งในสาเหตุที่พบบ่อยของตัวเลขนี้สูงคือข้อมูลงานที่ไม่ชัดเจนตั้งแต่ขั้นสรรหา

5. ต้นทุนต่อการรับเข้า (Cost per Hire): วัดต้นทุนเฉลี่ยที่ใช้ในการรับพนักงานหนึ่งคนเข้ามา รวมทั้งค่าประกาศ ค่าบริการบริษัทจัดหางานระดับบริหาร ค่าเวลาของทีม HR และผู้บริหารที่ใช้ในการสัมภาษณ์ เชื่อมกับประสิทธิภาพด้านต้นทุนของกระบวนการสรรหา

6. อัตราการยอมรับข้อเสนอ (Offer Acceptance Rate): วัดสัดส่วนของผู้สมัครที่ได้รับข้อเสนอและยอมรับ เชื่อมกับความสามารถแข่งขันด้านค่าตอบแทนและภาพลักษณ์องค์กรในสายตาผู้สมัคร หากตัวเลขนี้ต่ำเป็นประจำ ควรตรวจสอบว่าสาเหตุอยู่ที่ค่าตอบแทน กระบวนการ หรือข้อมูลที่ผู้สมัครได้รับ

7. อัตราส่วนผู้สมัครต่อตำแหน่ง (Applicant to Hire Ratio): วัดจำนวนผู้สมัครโดยเฉลี่ยที่ผ่านกระบวนการทั้งหมดเพื่อรับพนักงานหนึ่งคน เชื่อมกับคุณภาพของแหล่งสรรหาและกระบวนการกรองเบื้องต้น ตัวเลขที่สูงมากอาจบอกว่าช่องทางสรรหาไม่ตรงกลุ่มเป้าหมาย

8. ความพึงพอใจของผู้สมัคร (Candidate Experience Score): วัดความพึงพอใจของผู้สมัครต่อกระบวนการสรรหา ไม่ว่าจะผ่านหรือไม่ผ่านการคัดเลือก เชื่อมกับภาพลักษณ์นายจ้าง (employer brand) ซึ่งส่งผลต่อการดึงดูดผู้สมัครในอนาคต

หลักการเลือก KPI ให้เหมาะกับองค์กร

การเลือก KPI สรรหาที่เหมาะสมควรพิจารณาว่าฝ่ายสรรหาสร้างคุณค่าให้องค์กรอย่างไร ตัวอย่างเช่น องค์กรที่เติบโตเร็วและต้องการคนจำนวนมากอาจให้น้ำหนักกับความเร็วและปริมาณ ขณะที่องค์กรที่ต้องการผู้เชี่ยวชาญเฉพาะทางอาจโฟกัสที่คุณภาพและอัตราการยอมรับข้อเสนอ

นอกจากนี้ ควรพิจารณาว่าข้อมูลที่ใช้วัดเก็บได้จริงหรือไม่ บาง KPI เช่น Quality of Hire ต้องใช้ระบบและความร่วมมือจากหลายฝ่าย ซึ่งต้องวางระบบก่อนนำไปใช้จริง อ่านเพิ่มเติมเรื่องกรอบการตั้งเป้าหมายที่แตกต่างได้ที่ KPI กับ OKR ต่างกันยังไง เลือกแบบไหนดีสำหรับองค์กรคุณ

สรุป

KPI งานสรรหาที่ครบถ้วนจะวัดทั้งความเร็ว คุณภาพ ต้นทุน และประสบการณ์ของผู้สมัคร การมีเพียงตัวชี้วัดเดียวหรือสองตัวอาจทำให้ทีมโฟกัสผิดจุด การออกแบบชุด KPI ที่สมดุลช่วยให้งานสรรหาสนับสนุนเป้าหมายองค์กรได้

หากองค์กรของคุณกำลังวางระบบ KPI สำหรับงาน HR และต้องการกรอบที่เชื่อมกับกลยุทธ์ขององค์กรอย่างเป็นระบบ ดูแนวทางได้ที่ระบบประเมินผลงานเชิงกลยุทธ์ (SPMS) ทักมาคุยกันได้ครับ ยินดีให้คำปรึกษาเบื้องต้นโดยไม่มีค่าใช้จ่าย