การเชื่อม KPI กับการเลื่อนตำแหน่ง ควรออกแบบอย่างไร

หนึ่งในคำถามที่หัวหน้างานและ HR เจอบ่อยคือ “ใช้ KPI อย่างเดียวพอไหมในการตัดสินใจเลื่อนตำแหน่ง” คำตอบสั้น ๆ คือไม่พอ เพราะการเลื่อนตำแหน่งและการทำ KPI ได้ดีเป็นคนละเรื่องกันโดยพื้นฐาน แต่ทั้งสองสัมพันธ์กันในลักษณะที่ควรออกแบบให้ชัดเจน

บทความนี้อธิบายว่า KPI ควรมีบทบาทอย่างไรในกระบวนการเลื่อนตำแหน่ง และมีปัจจัยอื่นใดที่ควรพิจารณาควบคู่กัน

ทำไม KPI อย่างเดียวไม่พอสำหรับการเลื่อนตำแหน่ง

การทำ KPI ได้ดีบอกว่าพนักงานทำงานในบทบาทปัจจุบันได้ดีแค่ไหน แต่การเลื่อนตำแหน่งหมายถึงการมอบหมายบทบาทใหม่ที่มีขอบเขตความรับผิดชอบและความซับซ้อนสูงกว่า

ความสามารถในการทำงานในระดับที่สูงกว่านั้นไม่สามารถอ่านได้จาก KPI ปัจจุบันโดยตรง เพราะ KPI ออกแบบมาวัดผลงานในบทบาทที่มีอยู่ ไม่ใช่ศักยภาพในบทบาทที่ยังไม่ได้ทำ

หนึ่งในสาเหตุที่พบบ่อยของการเลื่อนตำแหน่งที่ไม่ได้ผล คือการนำ KPI มาเป็นเกณฑ์เดียวในการตัดสินโดยไม่ดูว่าพนักงานพร้อมสำหรับบทบาทใหม่หรือไม่

บทบาทที่ถูกต้องของ KPI ในการเลื่อนตำแหน่ง

KPI มีบทบาทที่ชัดเจนในกระบวนการเลื่อนตำแหน่ง แต่เป็นเพียงหนึ่งในหลายปัจจัย

KPI บอกว่าพนักงานทำงานในระดับปัจจุบันได้ดีพอหรือไม่: นี่คือเกณฑ์ขั้นต่ำ พนักงานที่ยังทำ KPI ในระดับปัจจุบันไม่ผ่านเกณฑ์มักไม่ใช่ผู้สมัครที่เหมาะสมสำหรับบทบาทที่ซับซ้อนกว่า

KPI ในช่วงเวลาหนึ่งแสดงรูปแบบที่สม่ำเสมอหรือไม่: ผลงานดีในรอบสองหรือสามปีติดกันบอกบางอย่างที่ผลในรอบเดียวบอกไม่ได้

สิ่งที่ KPI ไม่ได้บอกคือพนักงานมีสมรรถนะที่จำเป็นสำหรับระดับถัดไปหรือไม่ มีความพร้อมในการจัดการทีมหรือขอบเขตที่กว้างขึ้นหรือไม่ และมีค่านิยมและพฤติกรรมที่สอดคล้องกับบทบาทใหม่หรือไม่

ปัจจัยที่ควรพิจารณาควบคู่กับ KPI

กระบวนการเลื่อนตำแหน่งที่มีระบบมักพิจารณาสามด้านร่วมกัน

ด้านที่หนึ่ง: ผลงานในปัจจุบัน ซึ่ง KPI เป็นส่วนสำคัญ แต่อาจรวมถึงคุณภาพงาน ความสม่ำเสมอ และการทำงานร่วมกับคนอื่น

ด้านที่สอง: สมรรถนะและพฤติกรรม ว่าพนักงานแสดงพฤติกรรมที่เป็นที่คาดหวังในระดับถัดไปแล้วหรือยัง บางองค์กรมีกรอบสมรรถนะที่ระบุว่าแต่ละระดับควรแสดงพฤติกรรมอะไรบ้าง

ด้านที่สาม: ความพร้อมเฉพาะบทบาท ว่าพนักงานมีทักษะและความรู้ที่จำเป็นสำหรับตำแหน่งใหม่นั้น ๆ แล้วหรือยัง หรือมีแผนพัฒนาที่ชัดเจนก่อนเลื่อน

ออกแบบเกณฑ์เลื่อนตำแหน่งให้ใช้งานได้

เกณฑ์เลื่อนตำแหน่งที่ใช้งานได้จริงควรมีสามส่วน

1. เกณฑ์ขั้นต่ำ: สิ่งที่ต้องผ่านก่อน เช่น ผล KPI ในระดับที่กำหนดไว้เป็นจำนวนรอบ หรือไม่มีบันทึกทางวินัยในช่วงเวลาที่กำหนด
2. เกณฑ์สมรรถนะ: การประเมินว่าพฤติกรรมและความสามารถสอดคล้องกับระดับถัดไปหรือไม่
3. การพิจารณาของผู้บริหาร: เพื่อให้ความยืดหยุ่นในกรณีที่บริบทขององค์กรหรือตำแหน่งนั้นต้องการการพิจารณาเพิ่ม

การมีทั้งสามส่วนทำให้การตัดสินใจเลื่อนตำแหน่งมีที่มาที่อธิบายได้ โดยไม่ต้องขึ้นอยู่กับความรู้สึกของผู้บริหารเพียงอย่างเดียว

สื่อสารเกณฑ์ให้พนักงานรู้ล่วงหน้า

หนึ่งในความผิดพลาดที่พบบ่อยคือการมีเกณฑ์เลื่อนตำแหน่งอยู่แล้วแต่ไม่ได้สื่อสารให้พนักงานรู้

เมื่อพนักงานรู้ว่าต้องทำอะไร บรรลุอะไร และแสดงพฤติกรรมอะไร จึงจะพร้อมสำหรับระดับถัดไป พวกเขาสามารถวางแผนพัฒนาตัวเองได้อย่างมีทิศทาง และการสนทนาเรื่องอาชีพระหว่างหัวหน้ากับพนักงานก็มีเนื้อหาที่จับต้องได้มากขึ้น

Individual Development Plan (IDP) ช่วยให้พนักงานพัฒนาไปในทิศทางที่ตรงกับเกณฑ์การเลื่อนตำแหน่งที่องค์กรกำหนด

เชื่อมกับระบบประเมินผลที่ครอบคลุม

การเลื่อนตำแหน่งที่ใช้ข้อมูลจาก KPI และสมรรถนะร่วมกันต้องการระบบประเมินผลที่รวมทั้งสองส่วนไว้ด้วยกัน ระบบประเมินผลงานเชิงกลยุทธ์ (SPMS) ที่ออกแบบครบถ้วนจะรวมทั้ง KPI และการประเมินสมรรถนะ ทำให้ข้อมูลที่ใช้ตัดสินใจเรื่องการเลื่อนตำแหน่งไม่จำกัดอยู่แค่ตัวเลข

การดูว่า KPI มีหน้าที่อะไรและ OKR มีหน้าที่อะไรในระบบที่แตกต่างกัน อ่านเพิ่มได้ที่ KPI กับ OKR ต่างกันยังไง และเลือกใช้อะไรดี

สรุป

KPI เป็นส่วนสำคัญของการพิจารณาเลื่อนตำแหน่ง แต่ไม่ใช่ปัจจัยเดียว เกณฑ์เลื่อนตำแหน่งที่ดีควรพิจารณาทั้งผลงาน สมรรถนะ และความพร้อมเฉพาะบทบาทร่วมกัน และต้องสื่อสารให้พนักงานรู้ล่วงหน้าเพื่อให้เขาวางแผนพัฒนาตัวเองได้อย่างมีทิศทาง

หากองค์กรของคุณกำลังออกแบบหรือปรับปรุงกระบวนการเลื่อนตำแหน่งให้เป็นระบบที่อธิบายได้ ทักมาคุยกันได้ครับ ยินดีให้คำปรึกษาเบื้องต้นโดยไม่มีค่าใช้จ่าย