การเชื่อม KPI กับการเลื่อนตำแหน่ง ควรออกแบบอย่างไร
หนึ่งในคำถามที่หัวหน้างานและ HR เจอบ่อยคือ “ใช้ KPI อย่างเดียวพอไหมในการตัดสินใจเลื่อนตำแหน่ง” คำตอบสั้น ๆ คือไม่พอ เพราะการเลื่อนตำแหน่งและการทำ KPI ได้ดีเป็นคนละเรื่องกันโดยพื้นฐาน แต่ทั้งสองสัมพันธ์กันในลักษณะที่ควรออกแบบให้ชัดเจน
บทความนี้อธิบายว่า KPI ควรมีบทบาทอย่างไรในกระบวนการเลื่อนตำแหน่ง และมีปัจจัยอื่นใดที่ควรพิจารณาควบคู่กัน
ทำไม KPI อย่างเดียวไม่พอสำหรับการเลื่อนตำแหน่ง
การทำ KPI ได้ดีบอกว่าพนักงานทำงานในบทบาทปัจจุบันได้ดีแค่ไหน แต่การเลื่อนตำแหน่งหมายถึงการมอบหมายบทบาทใหม่ที่มีขอบเขตความรับผิดชอบและความซับซ้อนสูงกว่า
ความสามารถในการทำงานในระดับที่สูงกว่านั้นไม่สามารถอ่านได้จาก KPI ปัจจุบันโดยตรง เพราะ KPI ออกแบบมาวัดผลงานในบทบาทที่มีอยู่ ไม่ใช่ศักยภาพในบทบาทที่ยังไม่ได้ทำ
หนึ่งในสาเหตุที่พบบ่อยของการเลื่อนตำแหน่งที่ไม่ได้ผล คือการนำ KPI มาเป็นเกณฑ์เดียวในการตัดสินโดยไม่ดูว่าพนักงานพร้อมสำหรับบทบาทใหม่หรือไม่
บทบาทที่ถูกต้องของ KPI ในการเลื่อนตำแหน่ง
KPI มีบทบาทที่ชัดเจนในกระบวนการเลื่อนตำแหน่ง แต่เป็นหนึ่งในหลายปัจจัย ไม่ใช่ปัจจัยเดียว
KPI บอกว่าพนักงานทำงานในระดับปัจจุบันได้ดีพอหรือไม่ — นี่คือเกณฑ์ขั้นต่ำ พนักงานที่ยังทำ KPI ในระดับปัจจุบันไม่ผ่านเกณฑ์มักไม่ใช่ผู้สมัครที่เหมาะสมสำหรับบทบาทที่ซับซ้อนกว่า
KPI ในช่วงเวลาหนึ่งแสดงรูปแบบที่สม่ำเสมอหรือไม่ — ผลงานดีในรอบสองหรือสามปีติดกันบอกบางอย่างที่ผลในรอบเดียวบอกไม่ได้
สิ่งที่ KPI ไม่ได้บอกคือพนักงานมีสมรรถนะที่จำเป็นสำหรับระดับถัดไปหรือไม่ มีความพร้อมในการจัดการทีมหรือขอบเขตที่กว้างขึ้นหรือไม่ และมีค่านิยมและพฤติกรรมที่สอดคล้องกับบทบาทใหม่หรือไม่
ปัจจัยที่ควรพิจารณาควบคู่กับ KPI
กระบวนการเลื่อนตำแหน่งที่มีระบบมักพิจารณาสามด้านร่วมกัน
ด้านที่หนึ่ง — ผลงานในปัจจุบัน ซึ่ง KPI เป็นส่วนสำคัญ แต่อาจรวมถึงคุณภาพงาน ความสม่ำเสมอ และการทำงานร่วมกับคนอื่น
ด้านที่สอง — สมรรถนะและพฤติกรรม ว่าพนักงานแสดงพฤติกรรมที่เป็นที่คาดหวังในระดับถัดไปแล้วหรือยัง บางองค์กรมีกรอบสมรรถนะที่ระบุว่าแต่ละระดับควรแสดงพฤติกรรมอะไรบ้าง
ด้านที่สาม — ความพร้อมเฉพาะบทบาท ว่าพนักงานมีทักษะและความรู้ที่จำเป็นสำหรับตำแหน่งใหม่นั้น ๆ แล้วหรือยัง หรือมีแผนพัฒนาที่ชัดเจนก่อนเลื่อน
ออกแบบเกณฑ์เลื่อนตำแหน่งให้ใช้งานได้
เกณฑ์เลื่อนตำแหน่งที่ใช้งานได้จริงควรมีสามส่วน
- เกณฑ์ขั้นต่ำ — สิ่งที่ต้องผ่านก่อน เช่น ผล KPI ในระดับที่กำหนดไว้เป็นจำนวนรอบ หรือไม่มีบันทึกทางวินัยในช่วงเวลาที่กำหนด
- เกณฑ์สมรรถนะ — การประเมินว่าพฤติกรรมและความสามารถสอดคล้องกับระดับถัดไปหรือไม่
- การพิจารณาของผู้บริหาร — เพื่อให้ความยืดหยุ่นในกรณีที่บริบทขององค์กรหรือตำแหน่งนั้นต้องการการพิจารณาเพิ่ม
การมีทั้งสามส่วนทำให้การตัดสินใจเลื่อนตำแหน่งมีที่มาที่อธิบายได้ ไม่ใช่ขึ้นอยู่กับความรู้สึกของผู้บริหารเพียงอย่างเดียว
สื่อสารเกณฑ์ให้พนักงานรู้ล่วงหน้า
หนึ่งในความผิดพลาดที่พบบ่อยคือการมีเกณฑ์เลื่อนตำแหน่งอยู่แล้วแต่ไม่ได้สื่อสารให้พนักงานรู้
เมื่อพนักงานรู้ว่าต้องทำอะไร บรรลุอะไร และแสดงพฤติกรรมอะไร จึงจะพร้อมสำหรับระดับถัดไป พวกเขาสามารถวางแผนพัฒนาตัวเองได้อย่างมีทิศทาง และการสนทนาเรื่องอาชีพระหว่างหัวหน้ากับพนักงานก็มีเนื้อหาที่จับต้องได้มากขึ้น
สิ่งนี้สัมพันธ์กับ Individual Development Plan (IDP) ที่ช่วยให้พนักงานพัฒนาไปในทิศทางที่ตรงกับเกณฑ์การเลื่อนตำแหน่งที่องค์กรกำหนด
เชื่อมกับระบบประเมินผลที่ครอบคลุม
การเลื่อนตำแหน่งที่ใช้ข้อมูลจาก KPI และสมรรถนะร่วมกันต้องการระบบประเมินผลที่รวมทั้งสองส่วนไว้ด้วยกัน ระบบประเมินผลงานเชิงกลยุทธ์ (SPMS) ที่ออกแบบมาอย่างครบถ้วนจะประกอบด้วยทั้ง KPI และการประเมินสมรรถนะ ทำให้ข้อมูลที่ใช้ตัดสินใจเรื่องการเลื่อนตำแหน่งมีความครบถ้วนกว่าการดูแค่ตัวเลข
การดูว่า KPI มีหน้าที่อะไรและ OKR มีหน้าที่อะไรในระบบที่แตกต่างกัน อ่านเพิ่มได้ที่ KPI กับ OKR ต่างกันยังไง และเลือกใช้อะไรดี
สรุป
KPI เป็นส่วนสำคัญของการพิจารณาเลื่อนตำแหน่ง แต่ไม่ใช่ปัจจัยเดียว เกณฑ์เลื่อนตำแหน่งที่ดีควรพิจารณาทั้งผลงาน สมรรถนะ และความพร้อมเฉพาะบทบาทร่วมกัน และต้องสื่อสารให้พนักงานรู้ล่วงหน้าเพื่อให้เขาวางแผนพัฒนาตัวเองได้อย่างมีทิศทาง
หากองค์กรของคุณกำลังออกแบบหรือปรับปรุงกระบวนการเลื่อนตำแหน่งให้เป็นระบบที่อธิบายได้ ทักมาคุยกันได้ครับ ยินดีให้คำปรึกษาเบื้องต้นโดยไม่มีค่าใช้จ่าย