โมเดลการทำงานของฝ่าย HR คืออะไร และมีแบบไหนบ้าง
โมเดลการทำงานของฝ่าย HR คือรูปแบบการจัดโครงสร้างและแบ่งบทบาทภายในทีม HR ว่าใครรับผิดชอบงานส่วนใด และเชื่อมกับสายธุรกิจอย่างไร โมเดลที่พบบ่อยมีสามแบบหลัก ได้แก่ แบบรวมศูนย์ แบบ HRBP และแบบ Ulrich สามขา การเลือกโมเดลที่เหมาะกับขนาดและบริบทองค์กรช่วยให้ HR ทำงานได้เร็วและสร้างคุณค่าเชิงกลยุทธ์มากขึ้น
บทความนี้จะอธิบายความหมายของโมเดลการทำงานของฝ่าย HR โมเดลหลักที่ใช้กันในองค์กรไทย ข้อดีและข้อจำกัดของแต่ละแบบ และแนวทางเลือกให้เหมาะกับองค์กรของคุณ
โมเดลการทำงานของฝ่าย HR คืออะไร
โมเดลการทำงานของฝ่าย HR (HR operating model) หมายถึงวิธีที่องค์กรออกแบบโครงสร้างทีม HR แบ่งบทบาทหน้าที่ และกำหนดความสัมพันธ์ระหว่างทีม HR กับสายธุรกิจ พูดให้ง่ายคือ “ใครทำอะไร และส่งงานต่อกันอย่างไร” ภายในงานบริหารทรัพยากรมนุษย์ทั้งหมด
โมเดลที่ดีไม่ได้วัดกันที่ความซับซ้อนของโครงสร้าง แต่วัดที่ความสามารถในการตอบโจทย์สองด้านพร้อมกัน คือ งานธุรกรรมประจำวันที่ต้องเร็วและถูกต้อง เช่น เงินเดือนและสวัสดิการ กับงานเชิงกลยุทธ์ที่ต้องคิดล่วงหน้า เช่น การวางกำลังคนและการพัฒนาผู้นำ
ปัจจัยที่อาจเกี่ยวข้องกับการเลือกโมเดล ได้แก่ ขนาดองค์กร จำนวนพนักงาน ระดับความซับซ้อนของธุรกิจ และความคาดหวังของผู้บริหารที่มีต่อบทบาทของ HR
โมเดล HR แบบรวมศูนย์ (Generalist) เหมาะกับใคร
โมเดลแบบรวมศูนย์เป็นรูปแบบที่พบมากที่สุดในองค์กรขนาดเล็กถึงกลาง ในโมเดลนี้ ทีม HR ทำงานรวมกันเป็นทีมเดียว โดยพนักงาน HR แต่ละคนมักทำงานแบบ generalist คือดูแลหลายเรื่องพร้อมกัน ตั้งแต่สรรหา จ่ายเงินเดือน ดูแลสวัสดิการ ไปจนถึงงานพัฒนาบุคลากร
ข้อดีของโมเดลนี้คือความคล่องตัวและต้นทุนต่ำ เพราะไม่ต้องมีตำแหน่งเฉพาะทางจำนวนมาก พนักงานหนึ่งคนสามารถตอบคำถามได้หลายเรื่อง และการตัดสินใจทำได้รวดเร็วเพราะทีมเล็ก
ข้อจำกัดที่อาจเกิดขึ้นคือ เมื่อองค์กรโตขึ้น งานเชิงกลยุทธ์มักถูกเบียดบังด้วยงานธุรกรรมประจำวัน เพราะคนเดียวต้องรับผิดชอบทั้งสองด้าน ส่งผลให้งานวางแผนระยะยาว เช่น การออกแบบโครงสร้างเงินเดือนหรือการวางแผนผู้สืบทอด มักถูกเลื่อนออกไปเรื่อย ๆ
สมมติว่าองค์กรหนึ่งมีพนักงานเพิ่มจากหลักสิบเป็นหลักร้อยภายในไม่กี่ปี ทีม HR แบบรวมศูนย์เดิมอาจเริ่มรับมือไม่ไหว นี่มักเป็นสัญญาณว่าควรพิจารณาเพิ่มบทบาทเฉพาะทางหรือเปลี่ยนโมเดล
โมเดล HRBP คืออะไร และทำงานอย่างไร
โมเดล HRBP (HR Business Partner) เพิ่มบทบาทที่ทำหน้าที่เป็นคู่คิดด้านคนให้กับผู้นำสายธุรกิจแต่ละหน่วย แทนที่ HR จะเป็นทีมกลางที่รอรับงานเข้ามา HRBP จะเข้าไปทำงานใกล้ชิดกับหน่วยธุรกิจ เพื่อช่วยแปลกลยุทธ์ธุรกิจเป็นแผนด้านบุคลากร
ตัวอย่างเช่น เมื่อหน่วยธุรกิจหนึ่งวางแผนขยายทีมขายในปีหน้า HRBP จะช่วยวางแผนกำลังคน กำหนดคุณสมบัติตำแหน่งที่ต้องสรรหา ออกแบบแนวทางพัฒนาทีม และเชื่อมเรื่องค่าตอบแทนให้สอดคล้องกับงบประมาณ
บทบาท HRBP ต้องการคนที่เข้าใจทั้งหลัก HR และบริบทธุรกิจของหน่วยงานที่ดูแล ซึ่งต่างจาก HR generalist ที่เน้นงานตามกระบวนการ องค์กรที่เริ่มใช้โมเดลนี้มักกำหนดให้ HRBP หนึ่งคนดูแลหนึ่งถึงสองหน่วยธุรกิจหลัก ในขณะที่งานธุรกรรมยังคงอยู่กับทีมกลาง
ข้อควรระวังคือ การตั้งตำแหน่ง HRBP โดยไม่ปรับวิธีทำงานจริง อาจกลายเป็นเพียงการเปลี่ยนชื่อตำแหน่ง โดยที่คนคนนั้นยังทำงานธุรกรรมเหมือนเดิม การกำหนดความรับผิดชอบให้ชัด เช่น ด้วยตาราง RACI (ระบุผู้รับผิดชอบ ผู้อนุมัติ ผู้ให้คำปรึกษา และผู้รับทราบในแต่ละงาน) ช่วยลดความสับสนนี้ได้
โมเดล Ulrich สามขา (three-legged stool) มีโครงสร้างอย่างไร
โมเดล Ulrich ซึ่งเสนอโดย Dave Ulrich เป็นโมเดลที่องค์กรขนาดใหญ่นิยมใช้ โดยแบ่งงาน HR ออกเป็นสามขาที่ทำงานเสริมกัน
ขาที่ 1 — HR Business Partner (HRBP): ทำหน้าที่เป็นคู่คิดเชิงกลยุทธ์ให้สายธุรกิจ เน้นงานวางแผนกำลังคน การพัฒนาผู้นำ และการบริหารผลงาน
ขาที่ 2 — Center of Expertise (CoE): ทีมผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้าน เช่น ด้านค่าตอบแทน ด้านการเรียนรู้และพัฒนา ด้านการสรรหา ทำหน้าที่ออกแบบนโยบายและเครื่องมือที่ใช้ทั้งองค์กร
ขาที่ 3 — Shared Services: ทีมที่รับงานธุรกรรมประจำในปริมาณมาก เช่น การจ่ายเงินเดือน การจัดการเอกสาร และการตอบคำถามทั่วไปของพนักงาน เพื่อให้เกิดความมีมาตรฐานและประหยัดต่อขนาด
ข้อดีของโมเดลนี้คือ แต่ละขามีความเชี่ยวชาญชัดเจน ทำให้คุณภาพงานเฉพาะด้านสูงขึ้น และงานเชิงกลยุทธ์ไม่ถูกเบียดด้วยงานประจำ อย่างไรก็ตาม โมเดลนี้ต้องการปริมาณงานและจำนวนพนักงานมากพอที่จะแบ่งความเชี่ยวชาญได้คุ้มค่า การนำมาใช้ในองค์กรที่ยังเล็กเกินไปมักทำให้เกิดตำแหน่งที่งานไม่เต็มมือ
ปัจจัยที่อาจทำให้โมเดลนี้สะดุดคือ ช่องว่างของการส่งต่องานระหว่างสามขา หากไม่กำหนดให้ชัดว่าใครรับผิดชอบเรื่องใด พนักงานในองค์กรอาจสับสนว่าต้องติดต่อใครเมื่อมีปัญหา
จะเลือกโมเดลการทำงานของฝ่าย HR ให้เหมาะกับองค์กรได้อย่างไร
ไม่มีโมเดลใดดีที่สุดในทุกบริบท การเลือกควรพิจารณาจากปัจจัยหลายด้านประกอบกัน ลองนึกภาพการประเมินตามแนวทางต่อไปนี้
พิจารณาขนาดและปริมาณงาน: องค์กรที่ยังมีพนักงานไม่มาก โมเดลรวมศูนย์มักเพียงพอและคุ้มค่ากว่า เมื่อโตขึ้นจึงค่อยเพิ่มบทบาท HRBP ให้หน่วยธุรกิจหลัก และพิจารณาโมเดลสามขาเมื่อปริมาณงานเฉพาะด้านมากพอ
พิจารณาความคาดหวังของผู้บริหาร: ถ้าผู้บริหารต้องการให้ HR มีบทบาทเชิงกลยุทธ์มากขึ้น การเพิ่มบทบาท HRBP หรือ CoE จะช่วยปลดล็อกเวลาให้ HR คิดงานระยะยาวได้
พิจารณางานที่ทีมใช้เวลามากที่สุด: หากทีม HR หมดเวลาไปกับงานธุรกรรมจนไม่มีเวลาทำงานวางแผน นั่นมักเป็นสัญญาณว่าควรแยกงานธุรกรรมออกไป ไม่ว่าจะด้วยการตั้งทีม Shared Services หรือการนำระบบ HRIS มาช่วย
การเปลี่ยนโมเดลไม่จำเป็นต้องทำทีเดียวทั้งหมด หลายองค์กรเริ่มจากการแยกงานธุรกรรมและเพิ่มบทบาท HRBP ทีละขั้น เพื่อให้ทีมและองค์กรปรับตัวได้ การออกแบบให้บทบาทและความรับผิดชอบเชื่อมโยงกับระบบประเมินผลงานอย่างชัดเจน เป็นส่วนหนึ่งของบริการ 3R Performance Management System ของ Triple I ที่ช่วยให้โครงสร้างทีมและการวัดผลเดินไปในทิศทางเดียวกัน
หากต้องการให้บทบาทใหม่เชื่อมกับการบริหารผลงานและค่าตอบแทนอย่างเป็นระบบ บทความ KPI กับ OKR ต่างกันอย่างไร อธิบายเครื่องมือวัดผลที่ใช้คู่กับการกำหนดบทบาทได้เพิ่มเติม
สรุป
โมเดลการทำงานของฝ่าย HR มีหลายรูปแบบ ตั้งแต่แบบรวมศูนย์ที่เหมาะกับองค์กรขนาดเล็ก แบบ HRBP ที่เพิ่มบทบาทคู่คิดด้านคนให้สายธุรกิจ ไปจนถึงแบบ Ulrich สามขาที่เหมาะกับองค์กรขนาดใหญ่ที่มีปริมาณงานมากพอจะแบ่งความเชี่ยวชาญ การเลือกโมเดลที่เหมาะควรพิจารณาจากขนาดองค์กร ความคาดหวังของผู้บริหาร และงานที่ทีมใช้เวลามากที่สุด มากกว่าจะเลือกตามความซับซ้อนของโครงสร้าง
องค์กรส่วนใหญ่ไม่จำเป็นต้องเปลี่ยนโมเดลทีเดียวทั้งหมด แต่สามารถปรับทีละขั้นให้สอดคล้องกับการเติบโตได้ สิ่งสำคัญคือการกำหนดบทบาทและความรับผิดชอบให้ชัด เพื่อลดความซ้ำซ้อนและช่องว่างของงานระหว่างทีม
หากต้องการคำแนะนำในการออกแบบโมเดลการทำงานของ HR ที่เชื่อมกับระบบบริหารผลงานขององค์กร ทีมที่ปรึกษา Triple I พร้อมให้คำแนะนำ นัดคุยฟรีได้ที่นี่
คำถามที่พบบ่อย
โมเดลการทำงานของฝ่าย HR คืออะไร
โมเดลการทำงานของฝ่าย HR คือรูปแบบการจัดโครงสร้างและแบ่งบทบาทหน้าที่ภายในทีม HR ว่าใครรับผิดชอบงานส่วนใด และทำงานเชื่อมกับสายธุรกิจอย่างไร ตัวอย่างเช่น แบบรวมศูนย์ที่ HR ทำทุกงานในทีมเดียว แบบ HRBP ที่มีตัวแทน HR ประจำหน่วยธุรกิจ และแบบ Ulrich ที่แยกเป็นสามขา การเลือกโมเดลส่งผลต่อความเร็วในการให้บริการและคุณภาพของงานเชิงกลยุทธ์
โมเดล HR แบบ Ulrich สามขา (three-legged stool) คืออะไร
โมเดล Ulrich แบ่งงาน HR ออกเป็นสามส่วน ได้แก่ HRBP ที่เป็นคู่คิดเชิงกลยุทธ์ให้สายธุรกิจ, Center of Expertise ที่เป็นผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้าน เช่น ค่าตอบแทนหรือการพัฒนา และ Shared Services ที่รับงานธุรกรรมประจำอย่างเงินเดือนและเอกสาร แนวคิดนี้เสนอโดย Dave Ulrich และเหมาะกับองค์กรขนาดใหญ่ที่มีปริมาณงานมากพอจะแบ่งความเชี่ยวชาญได้
องค์กร SME ควรใช้โมเดล HR แบบไหน
องค์กรขนาดเล็กถึงกลางส่วนใหญ่เริ่มจากโมเดลแบบรวมศูนย์ ที่ HR หนึ่งทีมหรือไม่กี่คนดูแลทุกงานรวมกัน เพราะปริมาณงานยังไม่มากพอจะแยกความเชี่ยวชาญ เมื่อองค์กรโตขึ้นจึงค่อยเพิ่มบทบาท HRBP ให้กับหน่วยธุรกิจหลัก การพยายามใช้โมเดลสามขาเต็มรูปแบบตั้งแต่ยังเล็กมักทำให้เกิดตำแหน่งที่งานไม่เต็มมือและต้นทุนสูงเกินจำเป็น
HRBP ต่างจาก HR ทั่วไปอย่างไร
HRBP (HR Business Partner) คือบทบาทที่ทำงานใกล้ชิดกับผู้นำสายธุรกิจ เพื่อช่วยแปลกลยุทธ์ธุรกิจเป็นแผนด้านคน เช่น การวางกำลังคน การพัฒนาผู้สืบทอด และการบริหารผลงาน ต่างจาก HR ทั่วไปที่มักเน้นงานธุรกรรมและงานตามกระบวนการ HRBP จึงต้องเข้าใจทั้งหลัก HR และบริบทธุรกิจของหน่วยงานที่ดูแล
เปลี่ยนโมเดลการทำงานของ HR ต้องเริ่มจากอะไร
ควรเริ่มจากการทบทวนว่าปัจจุบันทีม HR ใช้เวลาไปกับงานประเภทใดมากที่สุด และผู้บริหารคาดหวังให้ HR สร้างคุณค่าด้านใด จากนั้นจึงออกแบบการแบ่งบทบาทใหม่ให้สอดคล้องกับเป้าหมายและขนาดองค์กร การกำหนดความรับผิดชอบให้ชัดด้วยเครื่องมืออย่าง RACI ช่วยลดความซ้ำซ้อนและช่องว่างของงานระหว่างทีม