ระดับความพร้อมของงาน HR: 5 ระดับที่ควรรู้

ระดับความพร้อมของงาน HR (HR maturity model) คือกรอบที่ใช้อธิบายว่างานทรัพยากรบุคคลขององค์กรพัฒนาไปถึงขั้นใด ในบทความนี้แบ่งเป็น 5 ระดับ ตั้งแต่งานธุรการพื้นฐานไปจนถึง HR ที่มีส่วนร่วมกำหนดกลยุทธ์ธุรกิจ กรอบนี้ช่วยให้องค์กรเห็นภาพปัจจุบันของตนเอง และวางแผนพัฒนางาน HR อย่างเป็นขั้นเป็นตอนแทนการกระโดดข้ามขั้น

บทความนี้จะอธิบายนิยามของแต่ละระดับ สัญญาณที่บอกว่าองค์กรอยู่ระดับใด เหตุผลที่ไม่ควรข้ามระดับ และแนวทางเริ่มต้นยกระดับงาน HR สำหรับองค์กรไทย

---

ระดับความพร้อมของงาน HR คืออะไร

ระดับความพร้อมของงาน HR เป็นการมองงานทรัพยากรบุคคลแบบเป็นพัฒนาการ คล้ายกับโมเดลความพร้อม (maturity model) ที่ใช้ในงานบริหารด้านอื่น แนวคิดหลักคือ งาน HR ค่อย ๆ ขยับจากงานที่ “ตั้งรับ” ไปสู่งานที่ “เชิงรุก” และ “เชิงกลยุทธ์” ตามลำดับ

แนวคิดเรื่องบทบาทของ HR ที่ขยับจากงานประจำไปสู่การเป็นคู่คิดเชิงกลยุทธ์ มีผู้อธิบายไว้หลายแนวทาง กรอบ 5 ระดับในบทความนี้เป็นการแบ่งเพื่ออธิบายให้เห็นภาพ ไม่ใช่เกณฑ์ที่ใช้กันเป็นสากล

ประโยชน์ของการใช้กรอบนี้คือ ช่วยให้ผู้บริหารและทีม HR มีภาษากลางในการพูดถึง “ปัจจุบัน” และ “เป้าหมาย” ของงาน HR ได้ชัดเจน แทนการบอกกว้าง ๆ ว่า “อยากให้ HR เก่งขึ้น”

---

ระดับความพร้อมของงาน HR มี 5 ระดับอะไรบ้าง

แม้ชื่อเรียกและจำนวนระดับอาจต่างกันได้ตามแนวคิดที่ใช้ บทความนี้แบ่งเป็น 5 ระดับดังนี้

ระดับที่ 1: งานธุรการพื้นฐาน (Administrative) HR ทำหน้าที่งานเอกสารและงานประจำเป็นหลัก เช่น ทำเงินเดือน บันทึกการลา ดูแลสวัสดิการพื้นฐาน และจัดการเอกสารจ้างงาน งานส่วนใหญ่เป็นการตอบสนองเมื่อมีคำขอ ยังไม่มีระบบหรือหลักเกณฑ์ที่เป็นลายลักษณ์อักษรชัดเจน

ระดับที่ 2: งานปฏิบัติการที่มีระบบ (Operational) องค์กรเริ่มมีระบบรองรับงานประจำ เช่น มีใบกำหนดหน้าที่งาน (JD) ที่เป็นแบบแผนเดียวกัน มีระเบียบการลาและสวัสดิการที่ชัดเจน และเริ่มมีกระบวนการสรรหาที่เป็นขั้นตอน งานยังเน้นการปฏิบัติให้ถูกต้องและสม่ำเสมอ มากกว่าการมองไปข้างหน้า

ระดับที่ 3: งานบริหารบุคคลที่เชื่อมโยงกัน (Integrated) ระบบ HR ต่าง ๆ เริ่มเชื่อมโยงเป็นภาพเดียว เช่น JD เชื่อมกับโครงสร้างเงินเดือน โครงสร้างเงินเดือนเชื่อมกับการประเมินผล และการประเมินผลเชื่อมกับแผนพัฒนาบุคลากร องค์กรในระดับนี้อาจมีเครื่องมือเช่น KPI หรือ OKR ใช้งานจริง และเริ่มเก็บข้อมูลบุคลากรอย่างเป็นระบบ

ระดับที่ 4: HR เชิงรุก (Proactive) HR เริ่มใช้ข้อมูลเพื่อคาดการณ์และวางแผนล่วงหน้า เช่น วิเคราะห์อัตราการลาออก วางแผนสืบทอดตำแหน่ง (succession planning) และออกแบบโครงการพัฒนาบุคลากรที่ตอบโจทย์ทิศทางองค์กร งาน HR เริ่มถูกมองว่าเป็นการลงทุนมากกว่าต้นทุน

ระดับที่ 5: HR เชิงกลยุทธ์ (Strategic) HR มีที่นั่งในการวางแผนธุรกิจ ร่วมกำหนดทิศทางองค์กรจากมุมมองด้านกำลังคน ใช้ข้อมูลคนเชื่อมกับเป้าหมายธุรกิจ และมีบทบาทเป็นคู่คิดของผู้บริหารระดับสูง การตัดสินใจด้านคนถูกพิจารณาควบคู่กับการตัดสินใจด้านการเงินและการตลาด

---

จะรู้ได้อย่างไรว่าองค์กรอยู่ระดับความพร้อมใด

วิธีประเมินเบื้องต้นที่ใช้ได้จริงคือ การดูว่าเวลาส่วนใหญ่ของทีม HR หมดไปกับอะไร และระบบพื้นฐานใดที่มีอยู่แล้ว

ลองนึกภาพการตั้งคำถามกับตัวเองดังนี้ ถ้างาน HR ส่วนใหญ่หมดไปกับการทำเอกสาร แก้ปัญหาเฉพาะหน้า และตอบคำขอรายวัน โดยยังไม่มี JD หรือระเบียบที่เป็นลายลักษณ์อักษร องค์กรมักอยู่ในระดับที่ 1 หรือ 2

ถ้าองค์กรมีระบบ JD โครงสร้างเงินเดือน และการประเมินผลที่เชื่อมโยงกัน ใช้เครื่องมืออย่าง KPI หรือ OKR ได้จริง และเก็บข้อมูลบุคลากรอย่างเป็นระบบ มักอยู่ในระดับที่ 3

ส่วนระดับที่ 4 และ 5 จะสังเกตได้จากการที่ HR เริ่มใช้ข้อมูลคาดการณ์ความต้องการกำลังคน วางแผนสืบทอดตำแหน่ง และเข้าร่วมการประชุมวางแผนธุรกิจในฐานะผู้ร่วมตัดสินใจ

ข้อควรระวังคือ องค์กรหนึ่งอาจมีงานบางส่วนที่ก้าวหน้ากว่าส่วนอื่น ตัวอย่างเช่น มีระบบสรรหาที่ดีแต่ยังไม่มีโครงสร้างเงินเดือนที่ชัดเจน ในกรณีเช่นนี้การประเมินควรมองที่ภาพรวมและจุดที่อ่อนที่สุด เพราะจุดอ่อนมักเป็นคอขวดที่ฉุดงานส่วนอื่นไว้

---

ทำไมไม่ควรข้ามระดับความพร้อม

หนึ่งในปัจจัยที่อาจทำให้โครงการยกระดับงาน HR ไม่ได้ผลคือการพยายามกระโดดไปสู่ระดับสูงโดยข้ามรากฐานของระดับก่อนหน้า

ตัวอย่างเช่น องค์กรที่ต้องการทำ HR เชิงกลยุทธ์ (ระดับ 5) แต่ยังไม่มี JD ที่เป็นแบบแผนเดียวกันและโครงสร้างเงินเดือนที่ชัดเจน (ระดับ 2-3) อาจพบว่าแผนกลยุทธ์ที่วางไว้ขาดข้อมูลพื้นฐานรองรับ การวางแผนกำลังคนเชิงกลยุทธ์ต้องอาศัยข้อมูลตำแหน่งงาน ค่าตอบแทน และผลการปฏิบัติงานที่เชื่อถือได้ ซึ่งเป็นผลผลิตของระดับที่ต่ำกว่า

อีกปัจจัยที่อาจเกี่ยวข้องคือความพร้อมของทีมและผู้บริหาร การยกระดับงาน HR ครอบคลุมทั้งการซื้อระบบหรือเครื่องมือ การเปลี่ยนวิธีทำงาน และความเข้าใจร่วมกันในองค์กร การพัฒนาทีละขั้นจึงเปิดโอกาสให้ทุกฝ่ายปรับตัวไปพร้อมกัน

ด้วยเหตุนี้ แนวทางที่มั่นคงกว่าคือการประเมินระดับปัจจุบันให้ชัด แล้วตั้งเป้ายกระดับขึ้นทีละขั้น โดยให้ความสำคัญกับการวางรากฐานในระดับที่ขาดอยู่ก่อน บทความ ตัวชี้วัดแบบ KPI กับ OKR ต่างกันอย่างไร อธิบายเครื่องมือวัดผลที่อาจเริ่มใช้จริงในช่วงเปลี่ยนผ่านสู่ระดับที่ 3 ได้เพิ่มเติม

---

จะเริ่มยกระดับความพร้อมของงาน HR ได้อย่างไร

สำหรับองค์กรที่ประเมินแล้วว่าต้องการขยับขึ้นอีกระดับ แนวทางที่ใช้ได้จริงคือเริ่มจากการวางรากฐานที่ยังขาดก่อน แทนการเริ่มจากสิ่งที่ดูทันสมัยที่สุด

จุดเริ่มต้นที่เป็นไปได้คือการทำให้ JD เป็นแบบแผนเดียวกันและเป็นปัจจุบัน เพราะ JD เป็นข้อมูลตั้งต้นของเกือบทุกระบบ ตั้งแต่การสรรหา การประเมินค่างาน ไปจนถึงการออกแบบโครงสร้างเงินเดือน เมื่อ JD ชัดเจนแล้ว องค์กรจะวางโครงสร้างเงินเดือนและระบบประเมินผลที่เชื่อมโยงกันได้ง่ายขึ้น

ถัดมาคือการเชื่อมระบบต่าง ๆ เข้าหากันให้เป็นภาพเดียว เพื่อขยับจากระดับปฏิบัติการสู่ระดับที่เชื่อมโยงกัน เช่น ทำให้ผลการประเมินมีผลต่อการพัฒนาและการปรับค่าตอบแทนอย่างเป็นระบบ

สำหรับองค์กรที่ต้องการเครื่องมือช่วยขับเคลื่อนการยกระดับนี้อย่างเป็นระบบ บริการ ระบบบริหารผลงานและพัฒนาองค์กร 3R ของ Triple I ออกแบบมาเพื่อช่วยเชื่อมงาน HR ส่วนต่าง ๆ ตั้งแต่การกำหนดบทบาท การวัดผล ไปจนถึงการพัฒนา ให้สอดคล้องกับเป้าหมายองค์กร

ทั้งนี้ ความเร็วในการยกระดับควรสอดคล้องกับความพร้อมของทีมและงบประมาณ การตั้งเป้าหมายที่ทำได้จริงและทบทวนเป็นรอบ ๆ อาจให้ผลดีกว่าการตั้งเป้าใหญ่เกินกำลังในครั้งเดียว

---

สรุป

ระดับความพร้อมของงาน HR เป็นกรอบที่ช่วยให้องค์กรเห็นว่างานทรัพยากรบุคคลของตนพัฒนาไปถึงขั้นใด ตั้งแต่งานธุรการพื้นฐาน งานปฏิบัติการที่มีระบบ งานบริหารบุคคลที่เชื่อมโยงกัน HR เชิงรุก ไปจนถึง HR เชิงกลยุทธ์ การประเมินระดับปัจจุบันอย่างตรงไปตรงมา และการยกระดับทีละขั้นโดยวางรากฐานที่ขาดอยู่ก่อน เป็นแนวทางที่มั่นคงกว่าการกระโดดข้ามระดับ

องค์กรที่ยังอยู่ในระดับต้นไม่จำเป็นต้องเร่งไปสู่ระดับกลยุทธ์ในทันที แต่ควรเริ่มจากการทำสิ่งพื้นฐานให้แน่นและเชื่อมโยงกันก่อน แล้วค่อยขยับขึ้นตามความพร้อม

หากต้องการคำแนะนำในการประเมินระดับความพร้อมของงาน HR และวางแผนยกระดับอย่างเป็นระบบ ทีมที่ปรึกษา Triple I พร้อมให้คำแนะนำ นัดคุยฟรีได้ที่นี่