สรรหาเองโดยไม่ใช้บริษัทจัดหางาน ทำได้อย่างไร

องค์กรที่มี JD ชัดเจน กระบวนการสัมภาษณ์มีโครงสร้าง และช่องทางประกาศงานที่เหมาะสม สามารถสรรหาบุคลากรได้เองโดยไม่ต้องพึ่งบริษัทจัดหางานในตำแหน่งส่วนใหญ่ กุญแจสำคัญคือความชัดเจนในสิ่งที่ต้องการและกระบวนการที่ทำซ้ำได้ ไม่ใช่งบประมาณที่สูง

บทความนี้จะพาไปดูกระบวนการสรรหาด้วยตนเองทีละขั้นตอน ตั้งแต่การเขียน JD ไปจนถึงการตัดสินใจและแจ้งผล พร้อมเกณฑ์ที่ช่วยตัดสินใจว่าควรสรรหาเองหรือใช้บริษัทจัดหางานในแต่ละสถานการณ์

บริษัทจัดหางานคุ้มค่าเสมอไปหรือไม่

บริษัทจัดหางานมีบทบาทชัดเจนในตำแหน่งที่ต้องการทักษะหายาก ผู้บริหารระดับสูง หรือเมื่อฝ่าย HR มีข้อจำกัดด้านกำลังคนอย่างมีนัยสำคัญ อย่างไรก็ตาม หนึ่งในปัจจัยที่ทำให้ต้นทุนการสรรหาสูงขึ้นคือการใช้บริษัทจัดหางานสำหรับทุกตำแหน่ง รวมถึงตำแหน่งที่องค์กรสามารถสรรหาได้เองด้วยกระบวนการที่ดี

ค่าธรรมเนียมโดยทั่วไปอยู่ที่ประมาณ 1-2 เดือนของเงินเดือนตำแหน่งที่บรรจุ สำหรับ SME ที่รับพนักงานปีละ 5-10 คน ต้นทุนส่วนนี้อาจสะสมได้มาก และการสร้างกระบวนการสรรหาภายในให้แข็งแกร่งจะช่วยลดการพึ่งพาภายนอกได้ในระยะยาว

ขั้นตอนการสรรหาเองทำอย่างไรให้ได้ผล

ขั้นที่ 1 — เขียนใบกำหนดหน้าที่งาน (JD) ให้ชัดเจน

JD ที่ดีเป็นรากฐานของกระบวนการสรรหาทั้งหมด ไม่ใช่เพียงเอกสารประกาศรับสมัคร JD ที่มีประสิทธิภาพควรประกอบด้วย

• ขอบเขตงานที่ชัดเจน: งานหลักที่ต้องทำ ไม่ใช่รายการทักษะที่อยากได้ทั้งหมด
• คุณสมบัติที่แบ่งชั้นชัดเจน: Must-have (บังคับ) กับ Nice-to-have (ดีถ้ามี) ไม่ปนกัน
• ผลลัพธ์ที่คาดหวังใน 90 วันแรก: ผู้สมัครที่ดีมักต้องการรู้ว่าความสำเร็จในตำแหน่งนี้หน้าตาเป็นอย่างไร

บริการ Smart JD ของ Triple I ช่วยออกแบบ JD ที่ตรงกับโครงสร้างงานจริงขององค์กร ซึ่งเป็นจุดเริ่มต้นที่ทำให้กระบวนการสรรหาเองมีประสิทธิภาพขึ้นอย่างชัดเจน

ขั้นที่ 2 — กำหนดช่องทางประกาศและงบประมาณ

ช่องทางประกาศงานในตลาดแรงงานไทยมีหลายแบบ แต่ละแบบเหมาะกับกลุ่มผู้สมัครต่างกัน

ช่องทาง	เหมาะกับ
JobsDB / Jobtopgun	ตำแหน่งปฏิบัติการ ระดับกลาง
LinkedIn	ระดับวิชาชีพ ผู้มีประสบการณ์
Facebook Group เฉพาะทาง	งานครีเอทีฟ เทคโนโลยี งาน Freelance
Referral Program (แนะนำจากพนักงาน)	ทุกตำแหน่ง — มักได้คนที่เข้ากับวัฒนธรรมองค์กร

การมีโปรแกรม Referral ที่ให้รางวัลแก่พนักงานที่แนะนำคนมาได้และผ่านทดลองงานนั้นเป็นช่องทางที่ใช้ต้นทุนต่อผู้สมัครที่ผ่านได้ต่ำกว่าช่องทางอื่นในหลายกรณี

ขั้นที่ 3 — ออกแบบกระบวนการคัดกรองและเกณฑ์ตัดสินใจ

หนึ่งในจุดอ่อนที่พบบ่อยในการสรรหาเองคือการตัดสินใจจาก “ความรู้สึก” มากกว่าเกณฑ์ที่ชัดเจน วิธีแก้คือกำหนดเกณฑ์ Screening ก่อนเปิดรับสมัคร ไม่ใช่ระหว่างหรือหลัง

เกณฑ์ Screening ที่วัดได้ ตัวอย่างเช่น

• ประสบการณ์ในงานที่เกี่ยวข้องอย่างน้อย X ปี
• ทักษะบังคับ (เช่น โปรแกรมที่ต้องใช้จริงในงาน)
• ข้อจำกัดด้านเวลา เช่น เริ่มงานได้ภายใน Y สัปดาห์

การมีเกณฑ์ที่เป็นลายลักษณ์อักษรยังช่วยให้หลายคนในทีมสามารถช่วยคัดกรองได้โดยไม่ต้องประชุมทุกครั้ง

ขั้นที่ 4 — สัมภาษณ์แบบมีโครงสร้างและให้คะแนน

การสัมภาษณ์แบบมีโครงสร้าง (Structured Interview) หมายถึงการใช้คำถามชุดเดียวกันกับผู้สมัครทุกคน และให้คะแนนตามเกณฑ์ที่กำหนดไว้ล่วงหน้า ซึ่งช่วยลดความลำเอียงที่เกิดจากความประทับใจแรกได้

แนวทาง Behavioral Interview ในรูปแบบ STAR (Situation – Task – Action – Result) เป็นวิธีที่ใช้กันอย่างแพร่หลายในหมู่ HR มืออาชีพ โดยเน้นให้ผู้สมัครเล่าสถานการณ์จริงจากประสบการณ์ ซึ่งสะท้อนพฤติกรรมได้ดีกว่าคำถามสมมติ

ตัวอย่างโครงสร้างแบบให้คะแนน (Scoring Rubric) สำหรับ 1 คำถาม

• 1 คะแนน: ตอบไม่ชัดเจน ไม่มีตัวอย่างจากประสบการณ์จริง
• 2 คะแนน: มีตัวอย่าง แต่การดำเนินการหรือผลลัพธ์ไม่ชัด
• 3 คะแนน: ตัวอย่างชัดเจน ระบุสิ่งที่ทำและผลที่เกิดขึ้นได้ครบ

ขั้นที่ 5 — ตัดสินใจและแจ้งผลอย่างรวดเร็ว

กระบวนการหลังสัมภาษณ์เป็นจุดที่หลายองค์กรสูญเสียผู้สมัครที่ดีโดยไม่รู้ตัว การแจ้งผลล่าช้าหรือไม่แจ้งเลยส่งผลต่อภาพลักษณ์นายจ้าง (Employer Brand) และอาจทำให้ผู้สมัครที่สนใจตัดสินใจรับข้อเสนออื่นไปก่อน

แนวทางที่แนะนำคือกำหนด SLA ภายในองค์กรว่าจะแจ้งผลผู้สมัครทุกคนภายใน 3-5 วันทำการหลังสัมภาษณ์รอบสุดท้าย ไม่ว่าจะผ่านหรือไม่ผ่านก็ตาม

ช่องทางสรรหาไหนให้ผลดีที่สุด

ไม่มีคำตอบเดียวสำหรับทุกตำแหน่งและทุกอุตสาหกรรม แต่มีหลักการที่ใช้ประกอบการตัดสินใจได้

สำหรับตำแหน่งที่ผู้สมัครส่วนใหญ่ “ไม่ได้กำลังหางานอยู่” (Passive Candidates) LinkedIn และการ Outreach ตรงมักได้ผลกว่าการประกาศรอ ในขณะที่ตำแหน่งที่ต้องการคนพร้อมทำงานเร็ว ช่องทางประกาศงานที่มีฐานผู้สมัครกว้างให้ผลเร็วกว่า

การติดตามผลว่าผู้สมัครมาจากช่องทางใด และผู้ที่ผ่านทดลองงานมาจากช่องทางใดมากที่สุด ช่วยให้องค์กรจัดสรรงบและเวลาสรรหาได้แม่นยำขึ้นในรอบถัดไป

จะรู้ได้อย่างไรว่า JD ที่เขียนดึงดูดคนผิดกลุ่ม

สัญญาณที่ควรสังเกตคือ

• จำนวนผู้สมัครมากแต่ผ่านเกณฑ์น้อย: อาจหมายความว่า JD กว้างเกินไป คุณสมบัติที่ระบุไม่ชัดพอ
• ผู้สมัครที่ผ่านทุกขั้นตอนแต่ไม่ยอมรับข้อเสนอ: อาจมีปัจจัยที่ JD ไม่ได้สื่อสารชัดเจน เช่น สภาพแวดล้อมงาน หรือขอบเขตความรับผิดชอบ
• ผู้สมัครถามคำถามเดิมซ้ำในทุกรอบ: อาจเป็นสัญญาณว่า JD ไม่ได้ตอบคำถามพื้นฐานที่ผู้สมัครต้องการรู้

การทบทวน JD หลังจากกระบวนการสรรหาแต่ละรอบเป็นส่วนหนึ่งของการพัฒนากระบวนการสรรหาให้ดีขึ้นต่อเนื่อง บทความเรื่อง โครงสร้างเงินเดือนเบื้องต้น อาจเป็นประโยชน์เพิ่มเติมสำหรับการกำหนดกระบอกเงินเดือนให้ตรงกับตำแหน่งที่สรรหา

เมื่อไหร่ควรใช้บริษัทจัดหางาน

การสรรหาเองมีข้อจำกัดในบางสถานการณ์ที่ควรพิจารณาใช้บริษัทจัดหางาน ได้แก่

• ตำแหน่งผู้บริหารระดับสูง (C-Suite หรือ Director): ต้องการฐานข้อมูลและเครือข่ายเฉพาะที่บริษัทจัดหางานสายนั้นสะสมมา
• ทักษะเฉพาะทางหายากมาก: เช่น วิศวกรเฉพาะอุตสาหกรรม หรือผู้เชี่ยวชาญด้านกฎหมายแรงงานในบริบทข้ามชาติ
• ข้อจำกัดด้านเวลาชัดเจน: เช่น ต้องการคนภายใน 2-3 สัปดาห์สำหรับตำแหน่งสำคัญ

การสรรหาเองและการใช้บริษัทจัดหางานเป็นเครื่องมือที่เลือกใช้ตามสถานการณ์ ไม่ใช่คู่แข่งกัน องค์กรที่มีกระบวนการสรรหาภายในที่แข็งแกร่งจะสามารถใช้บริษัทจัดหางานได้อย่างมีเป้าหมายมากขึ้น และเจรจาต่อรองค่าธรรมเนียมได้ดีกว่าเมื่อรู้ว่าต้องการอะไรจริง ๆ

สรุป

การสรรหาเองโดยไม่ใช้บริษัทจัดหางานทำได้ผลดีเมื่อองค์กรมี JD ที่ชัดเจน เกณฑ์คัดกรองที่วัดได้ กระบวนการสัมภาษณ์ที่มีโครงสร้าง และระบบการตัดสินใจที่รวดเร็ว สิ่งเหล่านี้ไม่ต้องการงบประมาณสูง แต่ต้องการความตั้งใจในการออกแบบกระบวนการล่วงหน้า

หากองค์กรของคุณต้องการปรับปรุงกระบวนการสรรหาตั้งแต่การออกแบบ JD ไปจนถึงการสร้างระบบที่ทำซ้ำได้ Triple I พร้อมช่วยออกแบบและวางโครงสร้าง นัดคุยฟรีกับทีม Triple I ได้ที่นี่