สรรหาภายในกับภายนอก เลือกแบบไหนดีกว่ากัน

การสรรหาภายในและภายนอกองค์กรต่างมีจุดแข็งคนละด้าน ไม่มีแนวทางใดที่ดีกว่าในทุกกรณี การตัดสินใจที่ถูกต้องขึ้นอยู่กับลักษณะของตำแหน่ง ความพร้อมของคนภายใน และเป้าหมายขององค์กรในช่วงนั้น บทความนี้จะช่วยให้ HR และเจ้าของ SME เปรียบเทียบทั้งสองแนวทางอย่างมีกรอบความคิด เพื่อเลือกวิธีสรรหาที่เหมาะสมกับสถานการณ์จริง

บทความนี้จะพาไปดูความแตกต่างของทั้งสองแนวทาง ปัจจัยที่ควรพิจารณา สัญญาณที่บ่งบอกว่าควรใช้แนวทางไหน และวิธีวางกระบวนการให้รัดกุมไม่ว่าจะเลือกแนวทางใด

สรรหาภายในกับภายนอก แตกต่างกันอย่างไร?

การสรรหาภายใน (internal hiring) หมายถึงการพิจารณาผู้สมัครจากพนักงานที่ทำงานอยู่แล้วในองค์กร ไม่ว่าจะเป็นการเลื่อนตำแหน่ง (promotion) การโอนย้ายข้ามแผนก (lateral transfer) หรือการรับสมัครจากโครงการพัฒนาภายใน เช่น แผนพัฒนาผู้นำรุ่นถัดไป

การสรรหาภายนอก (external hiring) คือการเปิดรับผู้สมัครจากตลาดแรงงานทั่วไป ผ่านช่องทางต่าง ๆ เช่น เว็บไซต์หางาน โซเชียลมีเดีย บริษัทจัดหางาน หรือเครือข่ายวิชาชีพ

ทั้งสองแนวทางไม่ได้แยกขาดจากกันโดยสิ้นเชิง องค์กรหลายแห่งใช้ทั้งสองควบคู่กัน เช่น ประกาศภายในก่อนแล้วจึงเปิดรับภายนอกหากไม่พบผู้สมัครที่เหมาะสม

การสรรหาภายในมีข้อดีข้อจำกัดอะไรบ้าง?

ข้อดีของการสรรหาภายใน

ข้อได้เปรียบที่ชัดเจนที่สุดคือองค์กรรู้จักผู้สมัครจากประสบการณ์การทำงานจริง ผลการประเมินผลงาน และพฤติกรรมในที่ทำงาน ซึ่งช่วยลดความเสี่ยงจากการประเมินที่คลาดเคลื่อน นอกจากนี้ผู้สมัครภายในมักใช้เวลาปรับตัวกับวัฒนธรรมองค์กรและกระบวนการทำงานน้อยกว่า เนื่องจากคุ้นเคยกับบริบทอยู่แล้ว

ด้านต้นทุน การสรรหาภายในโดยทั่วไปใช้งบน้อยกว่า เพราะไม่ต้องลงทุนในการโฆษณาหรือค่าธรรมเนียมบริษัทจัดหางาน และระยะเวลาตั้งแต่ประกาศจนถึงวันเริ่มงานมักสั้นกว่า

ผลลัพธ์ที่มองเห็นได้น้อยกว่าแต่มีความสำคัญคือการส่งสัญญาณให้พนักงานเห็นว่าองค์กรให้ความสำคัญกับการพัฒนาและเติบโตภายใน ซึ่งเป็นหนึ่งในปัจจัยที่ส่งผลต่อการรักษาพนักงาน

ข้อจำกัดของการสรรหาภายใน

หนึ่งในข้อจำกัดสำคัญคือ “หลุมว่างตามหลัง” ทุกครั้งที่เลื่อนหรือโอนย้ายพนักงานจะเกิดตำแหน่งว่างในส่วนเดิม ซึ่งอาจนำไปสู่โดมิโนของการสรรหาที่ต้องจัดการต่อเนื่อง

นอกจากนี้ถ้าองค์กรสรรหาภายในเป็นหลักโดยไม่นำมุมมองใหม่จากภายนอกเข้ามาเลย อาจทำให้เกิดภาวะที่เรียกว่า “กระจกเงา” คือองค์กรสะท้อนวิธีคิดเดิมซ้ำ ๆ โดยไม่ได้ตั้งใจ

การสรรหาภายนอกมีข้อดีข้อจำกัดอะไรบ้าง?

ข้อดีของการสรรหาภายนอก

การเปิดรับจากภายนอกช่วยให้องค์กรเข้าถึงทักษะและความเชี่ยวชาญที่ยังไม่มีอยู่ภายใน โดยเฉพาะเมื่อธุรกิจต้องการเปลี่ยนทิศหรือขยายไปยังพื้นที่ใหม่ ผู้สมัครจากภายนอกยังนำประสบการณ์จากบริบทที่หลากหลายมาด้วย ซึ่งอาจช่วยให้ทีมมองเห็นวิธีแก้ปัญหาที่แตกต่างออกไป

ข้อจำกัดของการสรรหาภายนอก

ต้นทุนโดยรวมสูงกว่า ทั้งค่าใช้จ่ายในการประกาศ ค่าธรรมเนียมบริษัทจัดหางาน และเวลาที่ใช้ในกระบวนการคัดเลือก รวมถึงระยะเวลาที่พนักงานใหม่ต้องใช้ในการทำความคุ้นเคยกับระบบและวัฒนธรรมองค์กร

ความเสี่ยงที่ประเมินได้ยากคือ “ฟิต” กับวัฒนธรรมองค์กร แม้จะมีกระบวนการสัมภาษณ์ที่รัดกุม การคาดเดาพฤติกรรมในสถานการณ์จริงของผู้สมัครที่ไม่เคยทำงานด้วยยังมีความไม่แน่นอนอยู่เสมอ

ปัจจัยอะไรควรใช้ตัดสินใจว่าจะสรรหาแบบไหน?

ก่อนตัดสินใจ HR ควรตอบคำถาม 4 ข้อนี้ให้ชัดเจน

1. มีคนภายในที่พร้อมหรือเกือบพร้อมหรือไม่?

ตรวจสอบผลการประเมินผลงาน แผนพัฒนารายบุคคล (IDP) และข้อมูลการสำรองตำแหน่ง (succession plan) หากมีพนักงานที่อยู่ในช่วง “พร้อมใน 6-12 เดือน” การสรรหาภายในพร้อมโปรแกรมพัฒนาระยะสั้นอาจคุ้มกว่า

2. ทักษะที่ต้องการมีอยู่ภายในองค์กรหรือไม่?

ทักษะบางอย่างหากไม่มีเลยในองค์กร การพัฒนาจากภายในใช้เวลาและทรัพยากรมาก การสรรหาภายนอกในกรณีนี้อาจมีประสิทธิภาพกว่า ตัวอย่างเช่น หากองค์กรต้องการผู้เชี่ยวชาญด้านระบบ HRIS รุ่นใหม่ที่ยังไม่เคยใช้ การหาผู้มีประสบการณ์จากภายนอกย่อมเร็วกว่าการฝึกอบรมพนักงานเดิมตั้งแต่ต้น

3. ตำแหน่งนี้ต้องการมุมมองใหม่หรือความต่อเนื่อง?

ตำแหน่งที่ต้องการเปลี่ยนทิศทาง เช่น หัวหน้าทีมที่ต้องปฏิรูปวิธีทำงาน มักได้ประโยชน์จากคนนอกที่ไม่มีภาระทางประวัติศาสตร์กับทีม ขณะที่ตำแหน่งที่ต้องการความต่อเนื่อง เช่น ผู้จัดการบัญชีลูกค้ารายสำคัญ การเลื่อนคนที่ลูกค้ารู้จักอยู่แล้วอาจเหมาะกว่า

4. ความเร่งด่วนของตำแหน่งเป็นอย่างไร?

หากตำแหน่งว่างกระทบงานอย่างเร่งด่วน การสรรหาภายในมักให้ผลเร็วกว่า เพราะไม่ต้องผ่านกระบวนการที่ยาวนาน อย่างไรก็ตามการตัดสินใจเร็วเกินไปโดยไม่ประเมินผู้สมัครอย่างรอบคอบก็อาจสร้างปัญหาในระยะยาว

สัญญาณที่บ่งบอกว่าควรใช้แนวทางไหน

ตารางต่อไปนี้เป็นแนวทางเบื้องต้น ไม่ใช่กฎตายตัว องค์กรควรพิจารณาร่วมกับบริบทของตนเอง

สัญญาณที่เอื้อต่อการสรรหาภายใน:

• มีพนักงานที่ระบุไว้ใน succession plan สำหรับตำแหน่งนี้
• ตำแหน่งต้องการความเข้าใจเชิงลึกในผลิตภัณฑ์หรือลูกค้าขององค์กร
• วัฒนธรรมองค์กรมีความเฉพาะตัวสูงและต้องใช้เวลานานในการปรับตัว
• องค์กรต้องการส่งสัญญาณให้พนักงานเห็นเส้นทางการเติบโต

สัญญาณที่เอื้อต่อการสรรหาภายนอก:

• ทักษะที่ต้องการไม่มีอยู่ในองค์กรหรือต้องใช้เวลาพัฒนานานมาก
• ตำแหน่งใหม่ที่สร้างขึ้นเพื่อรองรับธุรกิจใหม่
• ต้องการมุมมองที่เป็นอิสระจากวัฒนธรรมองค์กรเดิม
• ฐานพนักงานมีขนาดเล็กและไม่มีผู้สมัครภายในที่ตรงคุณสมบัติ

กระบวนการสรรหาที่ดีแตกต่างกันไหมระหว่างภายในและภายนอก?

หลักการพื้นฐานเหมือนกัน แต่มีรายละเอียดที่ควรปรับ

สำหรับการสรรหาภายใน สิ่งที่มักถูกละเลยคือการกำหนดเกณฑ์การพิจารณาอย่างชัดเจนก่อนเริ่มกระบวนการ และการสื่อสารอย่างโปร่งใสกับผู้สมัครที่ไม่ได้รับเลือก เพื่อป้องกันความรู้สึกไม่เป็นธรรมที่อาจกระทบขวัญกำลังใจของทีม

แนวทางปฏิบัติที่ดีสำหรับการสรรหาภายใน:

• ประกาศตำแหน่งและเกณฑ์คัดเลือกอย่างเปิดเผยให้พนักงานทุกคนที่มีสิทธิ์ทราบ
• ใช้เกณฑ์เดียวกันกับที่ใช้สรรหาภายนอก เพื่อให้การเปรียบเทียบมีมาตรฐาน
• ให้ข้อมูลป้อนกลับแก่ผู้สมัครภายในที่ไม่ได้รับเลือก พร้อมแนวทางพัฒนาต่อ

สำหรับการสรรหาภายนอก สิ่งที่ช่วยเพิ่มคุณภาพผู้สมัครคือคำบรรยายลักษณะงาน (JD) ที่เขียนอย่างแม่นยำ ระบุทั้งสิ่งที่ต้องการและสิ่งที่เสนอให้ในฐานะนายจ้าง ซึ่งช่วยกรองผู้สมัครที่ไม่ตรงออกตั้งแต่ต้น บริการ Smart JD ของ Triple I ช่วยจัดทำ JD ที่ครอบคลุมทั้งหน้าที่งาน คุณสมบัติ และเกณฑ์ประเมิน

การรักษาข้อมูลส่วนบุคคลของผู้สมัครในกระบวนการสรรหาต้องปฏิบัติตามพระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล (PDPA) พ.ศ. 2562 ซึ่งครอบคลุมทั้งข้อมูลผู้สมัครภายในและภายนอก

แนวปฏิบัติสำหรับ SME ที่ยังไม่มีกระบวนการชัดเจน

SME จำนวนมากตัดสินใจเรื่องสรรหาโดยใช้ดุลยพินิจส่วนตัวเป็นหลัก ซึ่งก็ทำได้ในองค์กรขนาดเล็ก แต่เมื่อทีมขยายขึ้นกว่า 20-30 คน การสรรหาที่ขาดเกณฑ์กลางมักเป็นหนึ่งในปัจจัยที่ทำให้เกิดความไม่เท่าเทียมในโอกาสการเติบโตของพนักงาน

ขั้นตอนง่าย ๆ ที่ SME สามารถเริ่มได้:

1. ทบทวน JD ของทุกตำแหน่งที่มีแผนสรรหาให้ทันสมัย
2. กำหนดนโยบายว่าจะประกาศภายในก่อนหรือจะเปิดทั้งสองช่องทางพร้อมกัน
3. ระบุเกณฑ์การพิจารณาให้ชัดก่อนเริ่มรับสมัคร
4. สร้างกระบวนการให้ข้อมูลป้อนกลับแก่ผู้สมัครที่ไม่ได้รับเลือก ทั้งภายในและภายนอก

สมาคมการจัดการงานบุคคลแห่งประเทศไทย (PMAT) แนะนำให้องค์กรมีนโยบายการสรรหาที่เป็นลายลักษณ์อักษร เพื่อให้กระบวนการโปร่งใสและตรวจสอบได้

สำหรับองค์กรที่ต้องการวางระบบสรรหาและประเมินผลควบคู่กัน บทความ กระบวนการสรรหาพนักงานทีละขั้น และบริการ Smart JD ของ Triple I เป็นจุดเริ่มต้นที่ดี

---

ต้องการคุยเรื่องการวางระบบสรรหาหรือจัดทำ JD ที่ตรงกับทิศทางองค์กร ติดต่อนัดคุยฟรีกับที่ปรึกษา Triple I ได้ที่ Smart JD