ประเมินต้นทุนเมื่อปรับโครงสร้างเงินเดือน ควรดูอะไรบ้าง

เมื่อองค์กรออกแบบโครงสร้างเงินเดือนเสร็จแล้ว คำถามถัดมาที่หลีกเลี่ยงไม่ได้คือ “ถ้าจะนำโครงสร้างนี้ไปใช้จริง ต้องใช้งบเพิ่มเท่าไร” คำถามนี้สำคัญเพราะโครงสร้างที่ดีแต่ประเมินต้นทุนไม่ได้ มักนำไปสู่การใช้งานแบบครึ่ง ๆ กลาง ๆ

บทความนี้อธิบายแนวทางการประเมินต้นทุนเมื่อปรับโครงสร้างเงินเดือน และสิ่งที่ควรพิจารณาในแต่ละขั้นตอน

ทำไมต้องประเมินต้นทุนก่อนใช้โครงสร้างจริง

การประเมินต้นทุนล่วงหน้าช่วยให้ผู้บริหารตัดสินใจได้สามเรื่อง

เรื่องแรกคือว่าโครงสร้างที่ออกแบบไว้ทำได้จริงในงบปัจจุบันหรือต้องวางแผนงบหลายปี เรื่องที่สองคือจะเริ่มต้นจาก grade หรือกลุ่มงานใดก่อนถ้างบไม่พอทำทุก grade พร้อมกัน และเรื่องที่สามคือผู้บริหารสามารถสื่อสารกับพนักงานได้อย่างชัดเจนว่าแผนคืออะไรและใครจะได้รับการปรับเมื่อไร

ขั้นที่ 1 — ระบุพนักงานที่อยู่ต่ำกว่า Min

จุดเริ่มต้นของการประเมินต้นทุนคือการแยกพนักงานออกเป็นสามกลุ่มตามตำแหน่งที่อยู่ในช่วงเงินเดือนของ grade ตัวเอง

• ต่ำกว่า Min — พนักงานที่เงินเดือนปัจจุบันต่ำกว่าขอบล่างของ grade เป็นกลุ่มที่ต้องการการปรับที่ชัดเจนที่สุด เพราะโครงสร้างบอกว่าค่าตอบแทนของพวกเขาต่ำกว่าระดับที่ควรจะเป็น
• อยู่ในช่วง — พนักงานที่เงินเดือนอยู่ระหว่าง Min ถึง Max ของ grade ไม่จำเป็นต้องปรับฉุกเฉิน แต่ควรวางแผนให้เข้าใกล้ midpoint ตามผลงานและอายุงาน
• สูงกว่า Max — พนักงานที่เงินเดือนสูงกว่าเพดานของ grade เป็นกรณีที่ต้องพิจารณาแยก เพราะมักไม่ปรับลง แต่การขึ้นเงินเดือนประจำปีจะถูกระงับหรือลดลงจนกว่าโครงสร้างจะปรับตาม

ขั้นที่ 2 — คำนวณต้นทุนส่วนที่ต่ำกว่า Min

ต้นทุนที่ต้องประมาณการก่อนคือค่าใช้จ่ายที่เพิ่มขึ้นจากการดึงพนักงานกลุ่มต่ำกว่า Min ขึ้นมาถึงขอบล่างของ grade

ตัวอย่างเชิงหลักการ — ตัวเลขสมมติ: สมมติว่าพนักงานในกลุ่มนี้มีเงินเดือนรวมอยู่ที่ 500,000 บาทต่อเดือน และ Min ของ grade ของพวกเขาสรุปรวมแล้วอยู่ที่ 560,000 บาทต่อเดือน ต้นทุนที่เพิ่มขึ้นต่อเดือนในกรณีนี้คือ 60,000 บาท หรือ 720,000 บาทต่อปี ตัวเลขสมมตินี้ใช้เพื่ออธิบายหลักการคำนวณ ตัวเลขจริงต้องมาจากข้อมูลพนักงานจริง

นอกจากค่าเงินเดือนตรง ควรประมาณการผลกระทบต่อต้นทุนพนักงานที่เกี่ยวข้อง เช่น ประกันสังคม กองทุนสำรองเลี้ยงชีพ หรือสวัสดิการที่ผูกกับฐานเงินเดือน ซึ่งจะเพิ่มขึ้นตาม

ขั้นที่ 3 — จัดลำดับความสำคัญถ้างบไม่พอทำทีเดียว

ถ้างบไม่รองรับการปรับทุก grade พร้อมกัน แนวทางที่ใช้กันทั่วไปคือจัดลำดับตามความเร่งด่วน

กรณีที่ควรจัดการก่อน ได้แก่ พนักงานที่อยู่ต่ำกว่า Min ในระดับมากและตำแหน่งที่องค์กรต้องการรักษาไว้ กรณีที่รอได้คือการปรับที่เป็นการยกช่วงทั้ง grade ขึ้นเพื่อไล่ตามตลาด เพราะกระทบต้นทุนมากแต่พนักงานยังอยู่ในช่วง

การวางแผนสองถึงสามปีเพื่อทยอยปรับมักทำได้ง่ายกว่าการของบครั้งเดียวใหญ่ และยังทำให้ฝ่ายบัญชีวางแผนรองรับได้ล่วงหน้า

ข้อมูลที่ต้องมีก่อนประเมินต้นทุน

การประเมินต้นทุนจะทำได้ไม่ดีถ้าไม่มีข้อมูลพื้นฐานที่ครบถ้วน ข้อมูลที่จำเป็นได้แก่ เงินเดือนปัจจุบันของพนักงานทุกคน grade ที่แต่ละตำแหน่งสังกัด และช่วง Min ถึง Max ของแต่ละ grade ที่ออกแบบไว้

เมื่อข้อมูลเหล่านี้อยู่ในที่เดียวกัน การประเมินต้นทุนก็ทำได้ในสเปรดชีต การเชื่อมเงินเดือนพนักงานเข้ากับโครงสร้างนี้เป็นเรื่องที่อ่านเพิ่มได้ที่ โครงสร้างเงินเดือนคืออะไร ทำไมทุกองค์กรถึงควรมี

สรุป

การประเมินต้นทุนเป็นส่วนที่ขาดไม่ได้ของการออกแบบโครงสร้างเงินเดือน ไม่ใช่ขั้นตอนเพิ่มเติม แต่เป็นสะพานระหว่างโครงสร้างที่ออกแบบบนกระดาษกับการตัดสินใจที่เกิดขึ้นจริง องค์กรที่ประเมินต้นทุนได้ชัดเจนจะสามารถวางแผนการใช้โครงสร้างใหม่ได้อย่างมีประสิทธิภาพและสื่อสารกับพนักงานได้อย่างตรงไปตรงมา

หากองค์กรของคุณกำลังออกแบบหรือปรับโครงสร้างเงินเดือนและต้องการความช่วยเหลือในการประเมินต้นทุนที่ถูกต้อง ดูแนวทางได้ที่การออกแบบโครงสร้างเงินเดือน ทักมาคุยกันได้ครับ ยินดีให้คำปรึกษาเบื้องต้นโดยไม่มีค่าใช้จ่าย