ต้นทุนการสรรหาต่อคน คำนวณอย่างไรให้ถูกต้อง

ต้นทุนการสรรหาต่อคนคือค่าใช้จ่ายรวมทั้งหมดที่องค์กรต้องใช้เพื่อให้พนักงานหนึ่งคนเริ่มงานได้จริง ครอบคลุมทั้งค่าประกาศงาน ค่าธรรมเนียมบริษัทจัดหางาน และเวลาของบุคลากรที่ใช้ในกระบวนการ สูตรพื้นฐานคือนำค่าใช้จ่ายตรงบวกค่าใช้จ่ายแฝงหารด้วยจำนวนพนักงานที่บรรจุสำเร็จในช่วงเวลาเดียวกัน

บทความนี้จะพาไปดูว่าค่าใช้จ่ายแต่ละประเภทประกอบด้วยอะไรบ้าง วิธีคำนวณทีละขั้นตอน และแนวทางลดต้นทุนที่ตรงจุดสำหรับองค์กรขนาดกลางและขนาดเล็กในไทย

ต้นทุนการสรรหาต่อคนประกอบด้วยอะไรบ้าง?

ค่าใช้จ่ายในการสรรหาแบ่งออกเป็นสองกลุ่มหลัก

ค่าใช้จ่ายตรง คือรายจ่ายที่จ่ายออกไปจริงและเห็นชัดในบัญชี ได้แก่

• ค่าลงประกาศรับสมัครงานบนเว็บไซต์หรือสื่อต่าง ๆ
• ค่าธรรมเนียมบริษัทจัดหางานหรือ headhunter (โดยทั่วไปอยู่ที่ร้อยละของเงินเดือนปีแรก ตัวเลขขึ้นอยู่กับข้อตกลงเฉพาะ)
• ค่าเครื่องมือทดสอบ เช่น แบบทดสอบทักษะหรือแบบประเมินบุคลิกภาพ
• ค่าตรวจสอบประวัติและใบรับรองต่าง ๆ

ค่าใช้จ่ายแฝง คือต้นทุนด้านเวลาของบุคลากรที่ไม่ปรากฏในใบแจ้งหนี้แต่มีมูลค่าจริง ได้แก่

• เวลาของเจ้าหน้าที่ HR ที่ใช้คัดกรองใบสมัคร ประสานงาน และจัดทำเอกสาร
• เวลาของผู้จัดการและหัวหน้างานที่ใช้สัมภาษณ์และประเมินผู้สมัคร
• ต้นทุนโอกาสจากตำแหน่งว่างที่กระทบงาน เช่น ภาระงานส่วนเกินของทีมที่ต้องรอพนักงานใหม่
• ค่าใช้จ่ายด้านการปฐมนิเทศ (onboarding) เบื้องต้นในช่วงแรก

ค่าใช้จ่ายแฝงมักถูกมองข้ามในการวางแผนงบประมาณ HR แต่ในทางปฏิบัติอาจสูงพอ ๆ กับหรือมากกว่าค่าใช้จ่ายตรง โดยเฉพาะสำหรับตำแหน่งที่ต้องผ่านสัมภาษณ์หลายรอบ

วิธีคำนวณต้นทุนการสรรหาต่อคนทีละขั้นตอน

ขั้นที่ 1 — รวบรวมค่าใช้จ่ายตรงทั้งหมด

เริ่มจากรวบรวมใบแจ้งหนี้และรายการจ่ายทุกรายการที่เกี่ยวกับกระบวนการสรรหาในช่วงเวลาที่ต้องการวัด เช่น รายไตรมาสหรือรายปี บันทึกแยกตามตำแหน่งงานเพื่อให้เห็นความแตกต่างระหว่างตำแหน่ง

ขั้นที่ 2 — ประมาณค่าใช้จ่ายแฝงด้านเวลาบุคลากร

ให้ HR และผู้จัดการบันทึกชั่วโมงที่ใช้ในแต่ละขั้นตอน ตั้งแต่คัดใบสมัคร โทรสัมภาษณ์เบื้องต้น สัมภาษณ์จริง จนถึงทำสัญญาจ้าง จากนั้นนำชั่วโมงคูณกับอัตราค่าจ้างต่อชั่วโมงของผู้ที่เกี่ยวข้อง

ตัวอย่างสมมติ: สมมติว่า HR ใช้เวลา 15 ชั่วโมงและหัวหน้างานใช้ 6 ชั่วโมงต่อตำแหน่ง หากอัตราค่าจ้างต่อชั่วโมงอยู่ที่ 200 บาทและ 350 บาทตามลำดับ ค่าใช้จ่ายแฝงด้านเวลาเท่ากับ (15 × 200) + (6 × 350) = 3,000 + 2,100 = 5,100 บาทต่อตำแหน่ง (ตัวเลขนี้เป็นเพียงตัวอย่างสมมติ ค่าจริงขึ้นอยู่กับโครงสร้างค่าจ้างของแต่ละองค์กร)

ขั้นที่ 3 — คำนวณต้นทุนรวมและหารด้วยจำนวนที่จ้างสำเร็จ

นำค่าใช้จ่ายตรงทั้งหมดรวมกับค่าใช้จ่ายแฝงในช่วงเวลาเดียวกัน หารด้วยจำนวนพนักงานที่บรรจุสำเร็จ

สูตร: ต้นทุนการสรรหาต่อคน = (ค่าใช้จ่ายตรงรวม + ค่าใช้จ่ายแฝงรวม) ÷ จำนวนพนักงานที่บรรจุสำเร็จ

ตัวอย่างสมมติ: สมมติว่าในไตรมาสหนึ่ง ค่าใช้จ่ายตรงรวม 80,000 บาท ค่าใช้จ่ายแฝงรวม 40,000 บาท และบรรจุพนักงานได้ 5 คน ต้นทุนการสรรหาต่อคน = (80,000 + 40,000) ÷ 5 = 24,000 บาทต่อคน (ตัวเลขสมมติเพื่อการอธิบาย)

ขั้นที่ 4 — วิเคราะห์ต้นทุนตามช่องทางสรรหา

แยกวิเคราะห์ว่าผู้สมัครที่จ้างสำเร็จมาจากช่องทางใดบ้าง และแต่ละช่องทางมีต้นทุนต่อคนเท่าไหร่ ช่องทางที่มีต้นทุนต่ำกว่าและคุณภาพการจ้างใกล้เคียงกันควรได้รับการจัดสรรงบประมาณเพิ่มขึ้น

ขั้นที่ 5 — กำหนดเป้าหมายและทบทวนเป็นรายปี

นำตัวเลขที่คำนวณได้ตั้งเป็นค่าอ้างอิง กำหนดเป้าหมายปีถัดไปพร้อมมาตรการที่ชัดเจน และทบทวนทุกรอบเพื่อประเมินว่าการปรับปรุงได้ผลจริงหรือไม่

ต้นทุนต่ำกว่าไม่ได้หมายความว่าดีกว่าเสมอไป

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยคือการมุ่งลดต้นทุนการสรรหาโดยไม่ดูคุณภาพของการจ้างงาน หากต้นทุนต่อคนลดลงแต่อัตราการลาออกในช่วง 6-12 เดือนแรกสูงขึ้น หรืออัตราผ่านทดลองงานลดลง นั่นอาจหมายความว่าต้นทุนรวมต่อการจ้างที่ “สำเร็จจริง” กลับสูงขึ้น

ตัวชี้วัดที่ควรดูควบคู่กับต้นทุนการสรรหาต่อคน ได้แก่

• อัตราผ่านทดลองงาน — ผู้ที่ถูกคัดเลือกผ่านทดลองงานกี่เปอร์เซ็นต์
• ระยะเวลาเฉลี่ยในการสรรหา (Time to Fill) — ตำแหน่งว่างถูกเติมเต็มในกี่วัน
• คุณภาพการจ้างงาน (Quality of Hire) — ประเมินจากผลการปฏิบัติงานในปีแรก

ทั้งสามตัวชี้วัดนี้ร่วมกันให้ภาพที่ครบถ้วนกว่าการดูต้นทุนเพียงอย่างเดียว

ปัจจัยใดที่ทำให้ต้นทุนการสรรหาสูงโดยไม่จำเป็น?

หนึ่งในปัจจัยที่อาจเกี่ยวข้องกับต้นทุนที่สูงกว่าที่ควรคือคำบรรยายลักษณะงาน (JD) ที่ไม่ชัดเจนหรือไม่ตรงกับความต้องการจริง เมื่อ JD กำหนดคุณสมบัติกว้างเกินไป ฝ่าย HR ต้องคัดกรองใบสมัครจำนวนมากที่ไม่เหมาะสม ใช้เวลาสัมภาษณ์มากขึ้น และเพิ่มโอกาสที่จะเลือกคนที่ไม่เหมาะกับงานจริง

ปัจจัยอื่นที่อาจเกี่ยวข้องได้แก่

• กระบวนการอนุมัติที่ยาวนานทำให้ตำแหน่งว่างนานและต้นทุนโอกาสสูงขึ้น
• การพึ่งพาช่องทางสรรหาที่มีต้นทุนสูงเพียงช่องทางเดียว โดยไม่ทดลองช่องทางอื่น
• ขาดข้อมูลเพื่อเปรียบเทียบประสิทธิภาพของช่องทางสรรหาแต่ละประเภท

บริการ Smart JD ของ Triple I ช่วยออกแบบคำบรรยายลักษณะงานให้สอดคล้องกับความต้องการจริงของตำแหน่ง ลดความคลุมเครือที่เป็นต้นเหตุของการสรรหาที่ไม่มีประสิทธิภาพ

ต้นทุนการสรรหาสัมพันธ์กับโครงสร้างค่าจ้างอย่างไร?

โครงสร้างค่าจ้างที่ชัดเจนมีผลทางอ้อมต่อต้นทุนการสรรหา เมื่อองค์กรมีกระบอกเงินเดือนที่กำหนดไว้ชัดเจนตามระดับตำแหน่ง ผู้สมัครและผู้สรรหาต่างรู้ว่าตำแหน่งนั้นมีอัตราจ้างในช่วงใด ลดเวลาที่ใช้เจรจาต่อรองและลดโอกาสที่ผู้สมัครที่เหมาะสมจะถอนตัวเพราะความคาดหวังที่ไม่ตรงกัน

หากต้องการเข้าใจพื้นฐานของการออกแบบโครงสร้างค่าจ้าง สามารถอ่านเพิ่มเติมได้ที่ Salary Structure 101 และ กระบอกเงินเดือนคืออะไร

สำหรับองค์กรที่ต้องการออกแบบโครงสร้างค่าจ้างที่รองรับการสรรหาได้อย่างมีประสิทธิภาพ บริการ Salary Structure ของ Triple I ออกแบบมาเพื่อองค์กรไทยโดยเฉพาะ

---

การวัดต้นทุนการสรรหาต่อคนเป็นจุดเริ่มต้นของการจัดการกระบวนการสรรหาอย่างมีข้อมูล หากต้องการปรับปรุงกระบวนการสรรหาตั้งแต่การออกแบบ JD ไปจนถึงการวัดผล ทีม Triple I ยินดีให้คำแนะนำ นัดคุยฟรีกับทีมที่ปรึกษา เพื่อประเมินจุดที่ต้องการพัฒนาโดยไม่มีค่าใช้จ่าย