อัตราการขาดงาน: วิธีคำนวณและลดอย่างเป็นระบบ

อัตราการขาดงาน (Absenteeism Rate) คือสัดส่วนของวันที่พนักงานไม่มาทำงานเทียบกับวันทำงานทั้งหมดในช่วงเวลาหนึ่ง คำนวณได้จากการนำจำนวนวันที่ขาดงานหารด้วยจำนวนวันทำงานทั้งหมด แล้วคูณ 100 ตัวชี้วัดนี้ช่วยให้องค์กรเห็นภาพรวมว่าพนักงานหายไปจากงานมากน้อยเพียงใด และเป็นจุดเริ่มต้นในการวิเคราะห์ปัญหาที่ซ่อนอยู่

บทความนี้จะพาไปดูตั้งแต่นิยามและสูตรคำนวณอัตราการขาดงานที่ถูกต้อง วิธีตีความตัวเลข ปัจจัยที่อาจทำให้การขาดงานสูง ไปจนถึงขั้นตอนการลดการขาดงานอย่างเป็นระบบที่นำไปใช้ได้จริงในองค์กร SME ไทย

อัตราการขาดงานคืออะไร และทำไม HR ต้องวัด

อัตราการขาดงานเป็นตัวชี้วัด (KPI) ด้านบุคลากรที่บอกว่าพนักงานไม่มาทำงานในสัดส่วนเท่าใดของเวลาทำงานที่ควรจะมี ตัวเลขนี้ไม่ได้มีไว้เพื่อจับผิดพนักงานเป็นรายคน แต่เพื่อสะท้อนสุขภาพโดยรวมของสภาพแวดล้อมการทำงาน

เหตุผลที่ HR ควรติดตามอัตราการขาดงานอย่างสม่ำเสมอ ได้แก่

• เป็นสัญญาณเตือนล่วงหน้าของปัญหาความผูกพันหรือสภาพการทำงานที่อาจกำลังก่อตัว
• ช่วยประเมินต้นทุนแฝงจากการที่งานไม่เดินหรือต้องหาคนทดแทนชั่วคราว
• เป็นข้อมูลประกอบการวางแผนกำลังคนและการจัดตารางงาน
• ช่วยเปรียบเทียบระหว่างแผนกเพื่อหาจุดที่ควรเข้าไปดูแลก่อน

การขาดงานในที่นี้มักหมายถึงการขาดงานที่ไม่ได้วางแผนล่วงหน้าเป็นหลัก ส่วนการลาที่วางแผนไว้ เช่น ลาพักร้อนที่ยื่นล่วงหน้า มักถูกแยกออกหรือพิจารณาต่างหาก เพราะองค์กรเตรียมรับมือได้

คำนวณอัตราการขาดงานอย่างไรให้ถูกต้อง

สูตรพื้นฐานของอัตราการขาดงานคือ

อัตราการขาดงาน (%) = (จำนวนวันที่ขาดงาน ÷ จำนวนวันทำงานทั้งหมด) × 100

ลองนึกภาพตัวอย่างสมมติ หากแผนกหนึ่งมีพนักงาน 20 คน ในเดือนที่มีวันทำงาน 22 วัน วันทำงานทั้งหมดจะเท่ากับ 20 × 22 = 440 วัน หากรวมวันที่ขาดงานของทุกคนได้ 22 วัน อัตราการขาดงานจะเท่ากับ (22 ÷ 440) × 100 = 5%

ตัวเลขข้างต้นเป็นเพียงตัวอย่างสมมติเพื่ออธิบายวิธีคำนวณ ไม่ใช่ค่ามาตรฐานที่องค์กรควรยึด สิ่งที่สำคัญกว่าตัวเลขเดี่ยว ๆ คือความสม่ำเสมอของนิยามและช่วงเวลาที่ใช้

ข้อควรระวังในการคำนวณ

• นิยามต้องคงที่ กำหนดให้ชัดว่านับการลาประเภทใดบ้าง แล้วใช้เกณฑ์เดียวกันทุกครั้ง มิฉะนั้นการเปรียบเทียบจะไร้ความหมาย
• เลือกหน่วยให้เหมาะ องค์กรที่ทำงานเป็นกะอาจวัดเป็นชั่วโมงแทนวัน เพื่อให้สะท้อนความเป็นจริงมากกว่า
• แยกระดับการวิเคราะห์ ควรคำนวณทั้งระดับองค์กรและแยกตามแผนก เพราะค่าเฉลี่ยรวมอาจกลบจุดที่มีปัญหา

อัตราการขาดงานเท่าไรถึงเรียกว่าสูง

คำถามนี้ไม่มีคำตอบตายตัว เพราะค่าที่เหมาะสมขึ้นกับลักษณะงานและอุตสาหกรรม งานที่ต้องสัมผัสลูกค้าหรือทำงานกลางแจ้งอาจมีอัตราการขาดงานต่างจากงานสำนักงาน และบางช่วงฤดูกาลก็มีการเจ็บป่วยตามฤดูมากกว่าปกติ

แทนที่จะไล่หาตัวเลขมาตรฐานสากล แนวทางที่ใช้ได้จริงกว่าคือการเปรียบเทียบสองแบบ

เปรียบเทียบกับตัวเอง ดูแนวโน้มอัตราการขาดงานขององค์กรเทียบกับช่วงเวลาก่อนหน้า หากค่าเพิ่มขึ้นต่อเนื่องหลายเดือน นั่นคือสัญญาณที่ควรสนใจ ไม่ว่าค่าสัมบูรณ์จะสูงหรือต่ำ

เปรียบเทียบภายในองค์กร ดูว่าแผนกใดมีอัตราการขาดงานสูงกว่าค่าเฉลี่ยขององค์กรอย่างชัดเจน ความแตกต่างระหว่างแผนกที่ทำงานคล้ายกันมักชี้ไปยังปัจจัยเชิงการจัดการหรือสภาพแวดล้อมเฉพาะจุด

ปัจจัยใดบ้างที่อาจทำให้อัตราการขาดงานสูง

การขาดงานที่สูงมักไม่ได้เกิดจากสาเหตุเดียว และไม่ควรด่วนสรุปว่าเป็นเพราะตัวพนักงานเสมอไป ปัจจัยที่อาจเกี่ยวข้องแบ่งได้เป็นหลายกลุ่ม

ปัจจัยด้านสุขภาพและส่วนบุคคล เช่น ปัญหาสุขภาพเรื้อรัง ภาระดูแลครอบครัว หรือระยะทางและการเดินทางมาทำงาน

ปัจจัยด้านงานและภาระงาน เช่น ปริมาณงานที่หนักเกินไปจนเกิดความเหนื่อยล้าสะสม หรือลักษณะงานที่ทำซ้ำจนขาดแรงจูงใจ

ปัจจัยด้านความสัมพันธ์และวัฒนธรรม เช่น ความสัมพันธ์กับหัวหน้างาน ความรู้สึกไม่ได้รับการยอมรับ หรือความผูกพันต่อองค์กรที่ลดลง

ปัจจัยด้านนโยบายและระบบ เช่น นโยบายการลาที่ไม่ชัดเจน การจัดตารางงานที่ไม่ยืดหยุ่น หรือการไม่มีกระบวนการติดตามที่เป็นระบบ

การวิเคราะห์ที่ดีจะดูข้อมูลหลายมุมประกอบกัน ทั้งข้อมูลเชิงตัวเลขและการพูดคุยกับหัวหน้างาน เพื่อเข้าใจบริบทจริงก่อนออกแบบมาตรการ

ลดอัตราการขาดงานอย่างเป็นระบบมีขั้นตอนอย่างไร

การลดการขาดงานที่ได้ผลควรทำเป็นกระบวนการต่อเนื่อง ไม่ใช่มาตรการครั้งเดียว ขั้นตอนหลักมีดังนี้

ขั้นที่ 1 — กำหนดนิยามและขอบเขตของการขาดงาน

เริ่มจากตกลงให้ชัดว่าองค์กรจะนับอะไรเป็นการขาดงานบ้าง เช่น ลาป่วยกะทันหัน ขาดงานโดยไม่แจ้ง หรือมาสายเกินเกณฑ์ และจะนับการลาพักร้อนที่วางแผนไว้หรือไม่ เขียนนิยามเป็นลายลักษณ์อักษรและสื่อสารให้ทุกแผนกใช้มาตรฐานเดียวกัน

ขั้นที่ 2 — เก็บข้อมูลอย่างเป็นระบบ

รวบรวมข้อมูลวันลาและวันทำงานจริงจากระบบบันทึกเวลา ระบบ HRIS หรือสเปรดชีตที่ออกแบบไว้ การจัดเก็บข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงานควรสอดคล้องกับหลัก PDPA คือเก็บเท่าที่จำเป็น ใช้ตามวัตถุประสงค์ที่แจ้งไว้ และจำกัดผู้เข้าถึง

ขั้นที่ 3 — วิเคราะห์รูปแบบ

นำข้อมูลมาดูว่ามีรูปแบบใดที่ผิดปกติ เช่น การขาดงานกระจุกตัวที่แผนกใดแผนกหนึ่ง วันจันทร์หรือวันศุกร์ หรือช่วงฤดูกาลใด รูปแบบเหล่านี้ช่วยตั้งสมมติฐานเกี่ยวกับสาเหตุได้ดีกว่าการดูค่าเฉลี่ยรวมเพียงตัวเดียว

ขั้นที่ 4 — เปิดบทสนทนาเพื่อหาสาเหตุจริง

ตัวเลขบอกได้ว่ามีปัญหาตรงไหน แต่บอกไม่ได้ว่าทำไม การพูดคุยกับหัวหน้างานและพนักงานอย่างเปิดใจช่วยให้เข้าใจบริบทจริง บทสนทนานี้ควรอยู่ในกรอบของการดูแลและพัฒนา ไม่ใช่การจับผิด เพื่อรักษาความไว้วางใจ

ขั้นที่ 5 — ออกแบบมาตรการและติดตามผล

เลือกมาตรการที่ตรงกับสาเหตุที่พบ เช่น ปรับนโยบายการลาให้ชัดเจนขึ้น เพิ่มความยืดหยุ่นในตารางงาน ดูแลสุขภาพพนักงาน หรือพัฒนาทักษะการบริหารทีมของหัวหน้างาน ตั้งเป้าหมายที่วัดได้ แล้วติดตามอัตราการขาดงานในรอบถัดไปเพื่อประเมินว่ามาตรการได้ผลหรือควรปรับเปลี่ยน

อัตราการขาดงานเชื่อมกับระบบบริหารผลงานอย่างไร

อัตราการขาดงานไม่ได้เป็นตัวเลขที่อยู่โดดเดี่ยว แต่เป็นหนึ่งในสัญญาณที่ระบบบริหารผลงานควรเฝ้าระวัง เพราะการขาดงานที่ผิดปกติมักสัมพันธ์กับความผูกพันและสภาพการทำงานที่เปลี่ยนไป

ระบบประเมินผลงานที่ดีจะช่วยให้หัวหน้างานเห็นสัญญาณเหล่านี้ได้เร็ว และเปิดบทสนทนาเพื่อหาสาเหตุก่อนที่ปัญหาจะลุกลาม การเชื่อมข้อมูลการขาดงานเข้ากับการตั้งเป้าหมายและการพูดคุยเรื่องผลงานอย่างสม่ำเสมอ ทำให้การดูแลพนักงานเป็นเชิงรุกมากกว่าการรอให้เกิดปัญหาก่อน หากต้องการเข้าใจความต่างของการตั้งเป้าหมายแบบต่าง ๆ อ่านเพิ่มเติมได้ที่บทความ KPI กับ OKR ต่างกันอย่างไร

บริการ วางระบบประเมินผลงาน SPMS ของ Triple I ช่วยให้องค์กรออกแบบระบบที่เชื่อมตัวชี้วัดด้านบุคลากร เช่น อัตราการขาดงาน เข้ากับการบริหารผลงานและการพัฒนาคนได้อย่างเป็นระบบ แทนที่จะติดตามตัวเลขแยกส่วน

ข้อควรระวังในการใช้อัตราการขาดงาน

อย่าใช้เป็นเครื่องมือลงโทษเพียงอย่างเดียว หากพนักงานรู้สึกว่าการนับการขาดงานมีไว้เพื่อจับผิด อาจนำไปสู่การฝืนมาทำงานทั้งที่ป่วย ซึ่งกระทบทั้งสุขภาพและคุณภาพงาน

ระวังการตีความค่าเฉลี่ยรวม ค่าเฉลี่ยขององค์กรอาจดูปกติ แต่ซ่อนแผนกที่มีปัญหารุนแรงไว้ การแยกวิเคราะห์รายแผนกจึงสำคัญ

คำนึงถึง PDPA เสมอ ข้อมูลการลาและสุขภาพเป็นข้อมูลส่วนบุคคลที่อ่อนไหว ควรจัดการตามหลักการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล และจำกัดการเข้าถึงเฉพาะผู้ที่จำเป็น

สรุป

อัตราการขาดงานคือตัวชี้วัดที่คำนวณจากจำนวนวันที่ขาดงานหารด้วยวันทำงานทั้งหมด คูณ 100 แต่คุณค่าที่แท้จริงไม่ได้อยู่ที่ตัวเลขเพียงอย่างเดียว หากอยู่ที่การกำหนดนิยามให้ชัด เก็บข้อมูลอย่างเป็นระบบ วิเคราะห์รูปแบบ และเปิดบทสนทนาเพื่อหาสาเหตุที่อาจเกี่ยวข้องหลายด้าน ก่อนออกแบบมาตรการที่ตรงจุดและติดตามผลอย่างต่อเนื่อง

การมองอัตราการขาดงานเป็นสัญญาณเฝ้าระวังที่เชื่อมกับระบบบริหารผลงาน จะช่วยให้องค์กรดูแลพนักงานเชิงรุกได้มากกว่าการรอให้ปัญหาก่อตัว

ต้องการวางระบบบริหารผลงานที่เชื่อมตัวชี้วัดด้านบุคลากรเข้ากับการพัฒนาคนอย่างเป็นระบบ นัดคุยฟรีกับที่ปรึกษา Triple I เพื่อหารือแนวทางที่เหมาะกับองค์กรของคุณ