ระยะเวลาในการสรรหา (Time to Hire) คืออะไร ทำไมสำคัญ

ระยะเวลาในการสรรหา (time to hire) คือจำนวนวันที่นับจากวันที่ผู้สมัครเข้าสู่กระบวนการสรรหาจนถึงวันที่ตอบรับข้อเสนองาน ตัวชี้วัดนี้บอกว่ากระบวนการคัดเลือกขององค์กรมีประสิทธิภาพแค่ไหน และเป็นสัญญาณสำคัญว่าองค์กรกำลังสูญเสียผู้สมัครที่มีคุณภาพระหว่างทางหรือเปล่า

บทความนี้อธิบายความหมายและความแตกต่างของตัวชี้วัดที่เกี่ยวข้อง วิธีคำนวณ ปัจจัยที่ทำให้กระบวนการล่าช้า และแนวทางลดระยะเวลาสรรหาโดยไม่ลดคุณภาพการคัดเลือก

ระยะเวลาในการสรรหาคืออะไร และวัดอย่างไร?

ในทางปฏิบัติ time to hire อาจนับเป็นจำนวนวันตั้งแต่วันที่ผู้สมัครส่งใบสมัครหรือผ่านการคัดกรองเบื้องต้น ไปจนถึงวันที่ผู้สมัครตอบรับข้อเสนองานเป็นลายลักษณ์อักษร

สูตรอย่างง่าย (ตัวอย่างสมมติ)

สมมติว่าองค์กรรับใบสมัครในวันที่ 1 มกราคม และผู้สมัครตอบรับข้อเสนองานในวันที่ 22 มกราคม ระยะเวลาในการสรรหาของผู้สมัครรายนี้คือ 21 วัน

เมื่อต้องการค่าเฉลี่ยขององค์กร ให้รวมระยะเวลาของผู้สมัครทุกรายที่รับเข้าทำงานในช่วงเวลาที่กำหนด แล้วหารด้วยจำนวนคน

ตัวชี้วัดที่ควรติดตามควบคู่กัน ได้แก่

• time to fill: นับจากวันประกาศตำแหน่งงานว่างถึงวันที่ผู้สมัครตอบรับข้อเสนองาน สะท้อนประสิทธิภาพตั้งแต่ต้นน้ำ
• time to hire: สะท้อนประสิทธิภาพของกระบวนการคัดเลือกและการตัดสินใจ
• offer acceptance rate: อัตราการตอบรับข้อเสนองาน บอกว่าข้อเสนอและประสบการณ์ผู้สมัครน่าสนใจแค่ไหน

ทำไมองค์กรจึงควรสนใจตัวชี้วัดนี้?

ระยะเวลาสรรหาที่ยาวนานเกินไปส่งผลหลายด้านที่วัดได้

ประการแรกคือผู้สมัครที่มีคุณสมบัติดีอาจได้รับข้อเสนองานหลายแห่งพร้อมกัน หากกระบวนการขององค์กรใช้เวลานาน ผู้สมัครอาจตัดสินใจรับข้อเสนอจากที่อื่นก่อน ปัจจัยนี้อาจเป็นสาเหตุหนึ่งที่ทำให้องค์กรได้ผู้สมัครลำดับรองแทนที่จะได้ตัวเลือกอันดับแรก

ประการที่สองคือตำแหน่งงานว่างที่ยังไม่ได้รับการเติมเต็มส่งผลให้ทีมที่มีอยู่รับภาระงานเพิ่มขึ้น ซึ่งอาจกระทบต่อประสิทธิภาพโดยรวมและขวัญกำลังใจของพนักงาน

ประการที่สามคือต้นทุนต่อการจ้างงาน (cost per hire) อาจสูงขึ้นตามระยะเวลาที่ยาวนานขึ้น เพราะองค์กรต้องลงทุนกับช่องทางสรรหาและเวลาของทีม HR ไปนานขึ้น

อะไรทำให้ระยะเวลาสรรหายาวนานขึ้น?

ปัจจัยที่อาจทำให้กระบวนการล่าช้ามีหลายด้าน

คำอธิบายลักษณะงานที่ไม่ชัดเจน

คำอธิบายลักษณะงาน (JD) ที่ระบุคุณสมบัติกว้างเกินไปหรือเน้นแต่หน้าที่โดยไม่ระบุว่าผลงานที่ดีควรเป็นอย่างไร อาจดึงดูดผู้สมัครที่ไม่ตรงเป้า ทำให้ทีม HR ต้องใช้เวลาคัดกรองใบสมัครที่ไม่เหมาะสมจำนวนมาก ซึ่งขยายระยะเวลาสรรหาออกไปตั้งแต่ขั้นตอนแรก

ดูแนวทางการออกแบบ JD ที่ช่วยกรองผู้สมัครได้ตรงกว่าได้ที่ บริการ Smart JD ของ Triple I

กระบวนการอนุมัติหลายขั้นตอนที่ไม่มีกรอบเวลา

ในบางองค์กร การเชิญสัมภาษณ์หรือการส่งข้อเสนองานต้องรอการอนุมัติจากหลายฝ่าย หากแต่ละขั้นตอนไม่มีกรอบเวลากำหนด ระยะเวลารอก็สะสมได้อย่างรวดเร็ว

รอบการสัมภาษณ์ที่มากเกินความจำเป็น

บางองค์กรกำหนดให้สัมภาษณ์หลายรอบสำหรับทุกตำแหน่ง โดยไม่ได้พิจารณาว่าแต่ละรอบวัดสิ่งที่แตกต่างกันหรือเปล่า การสัมภาษณ์ที่ซ้ำซ้อนเพิ่มเวลาทั้งของผู้สมัครและผู้สัมภาษณ์ และอาจทำให้ผู้สมัครที่ดีถอนตัวระหว่างกระบวนการ

การสื่อสารที่ล่าช้าระหว่างฝ่าย

เมื่อ HR และผู้จัดการที่ขอพนักงานไม่ได้กำหนดความรับผิดชอบในแต่ละขั้นตอนให้ชัดเจน งานอาจค้างอยู่ระหว่างกันโดยไม่มีใครผลักดันต่อ

วิธีวิเคราะห์จุดติดขัดในกระบวนการสรรหา

ก่อนจะแก้ปัญหา ควรรู้ก่อนว่าเวลาหายไปในขั้นตอนไหน วิธีที่ใช้ได้จริงคือการทำแผนที่กระบวนการสรรหา (recruitment funnel mapping) โดยบันทึกวันที่ในแต่ละขั้นตอน ได้แก่

1. วันที่รับใบสมัคร
2. วันที่คัดกรองเบื้องต้นเสร็จ
3. วันที่นัดสัมภาษณ์รอบแรก
4. วันที่สัมภาษณ์รอบสุดท้าย
5. วันที่ส่งข้อเสนองาน
6. วันที่ผู้สมัครตอบรับ

เมื่อมีข้อมูลหลายรอบการสรรหา จะเห็นชัดว่าช่วงไหนใช้เวลาเฉลี่ยมากที่สุด ซึ่งนั่นคือจุดที่ควรเริ่มปรับปรุงก่อน

แนวทางลดระยะเวลาสรรหาโดยไม่ลดคุณภาพ

ปรับปรุง JD ให้ระบุเกณฑ์คัดกรองเบื้องต้นที่วัดได้

JD ที่ดีต้องระบุว่าผู้สมัครต้องมีคุณสมบัติขั้นต่ำอะไร (must-have) และมีอะไรที่เป็นข้อได้เปรียบ (nice-to-have) การแยกสองกลุ่มนี้ช่วยให้ทีม HR ตัดสินใจคัดกรองได้เร็วขึ้น และลดโอกาสที่ผู้สมัครที่ไม่ตรงเป้าผ่านมาถึงขั้นสัมภาษณ์

กำหนดกรอบเวลาสำหรับแต่ละขั้นตอน

ตัวอย่างเช่น กำหนดว่าหลังรับใบสมัครต้องคัดกรองเบื้องต้นภายใน 3 วันทำการ และหลังสัมภาษณ์รอบสุดท้ายต้องส่งข้อเสนองานหรือแจ้งผลภายใน 5 วันทำการ การตั้งกรอบเวลาเหล่านี้ต้องได้รับความร่วมมือจากผู้จัดการที่ขอพนักงานด้วย ไม่ใช่เฉพาะทีม HR

ออกแบบรอบการสัมภาษณ์ให้วัดสิ่งที่แตกต่าง

แต่ละรอบควรมีวัตถุประสงค์ชัดเจน เช่น รอบที่หนึ่งคัดกรองทักษะพื้นฐาน รอบที่สองประเมินสมรรถนะด้วยเทคนิคสัมภาษณ์เชิงพฤติกรรม รอบที่สามพบผู้บริหาร หากสองรอบแรกวัดสิ่งเดิม การลดเหลือรอบเดียวที่ออกแบบดีจะให้ข้อมูลดีกว่าและใช้เวลาน้อยกว่า

ใช้แนวทางการสรรหาเชิงรุก (proactive sourcing) สำหรับตำแหน่งที่ต้องการบ่อย

แทนที่จะประกาศรับสมัครเฉพาะเมื่อมีตำแหน่งว่าง องค์กรสามารถสร้างและดูแลฐานข้อมูลผู้สมัครที่สนใจไว้ล่วงหน้า ทำให้เมื่อเกิดตำแหน่งว่างขึ้น สามารถเริ่มกระบวนการคัดเลือกได้เร็วกว่าการเริ่มต้นใหม่จากศูนย์

ความสัมพันธ์ระหว่างคุณภาพ JD กับระยะเวลาสรรหา

ปัจจัยหนึ่งที่อาจถูกมองข้ามคือความสัมพันธ์ระหว่างคุณภาพคำอธิบายลักษณะงานกับระยะเวลาสรรหา JD ที่ระบุคุณสมบัติที่จำเป็นชัดเจนและสะท้อนงานจริงอาจช่วยดึงดูดผู้สมัครที่ตรงเป้ามากขึ้น ซึ่งอาจทำให้ HR ใช้เวลาคัดกรองน้อยลงและกระบวนการเดินหน้าได้เร็วขึ้น

สำหรับ SME ที่มีทีม HR ขนาดเล็กและต้องสรรหาพนักงานหลายตำแหน่งพร้อมกัน การลงทุนเวลาปรับปรุง JD ก่อนประกาศรับสมัครจึงเป็นแนวทางที่น่าพิจารณา

ดูตัวอย่างโครงสร้าง JD ที่ช่วยลดระยะเวลาสรรหาได้ที่ บริการ Smart JD และอ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับการวัดผลงานที่สอดคล้องกับตำแหน่งงานที่ บทความ KPI กับ OKR ต่างกันอย่างไร

ข้อควรระวังในการตีความตัวชี้วัดนี้

ระยะเวลาสรรหาที่สั้นไม่ได้หมายความว่าดีเสมอไป หากกระบวนการเร็วเกินไปจนขั้นตอนการประเมินไม่ครบถ้วน อาจส่งผลให้อัตราการลาออกภายในปีแรกสูงขึ้น ซึ่งอาจทำให้ต้นทุนการสรรหาโดยรวมสูงกว่าเดิม

การตีความตัวชี้วัดนี้จึงควรดูควบคู่กับ

• คุณภาพการจ้างงาน (quality of hire): วัดจากผลการประเมินผลงานในช่วงต้นของการทำงาน
• อัตราการลาออกในปีแรก: บอกว่าการคัดเลือกตรงกับงานจริงและวัฒนธรรมองค์กรหรือเปล่า
• offer acceptance rate: สะท้อนความน่าสนใจของข้อเสนอและประสบการณ์ผู้สมัคร

---

หากต้องการวิเคราะห์กระบวนการสรรหาและปรับปรุง JD ขององค์กร ทีม Triple I พร้อมให้คำปรึกษาเบื้องต้นโดยไม่มีค่าใช้จ่าย นัดคุยฟรีได้ที่นี่