การตรวจสอบบุคคลอ้างอิงผู้สมัคร: ขั้นตอนและสิ่งที่ควรถาม

การตรวจสอบบุคคลอ้างอิงผู้สมัครคือการติดต่อคนที่เคยทำงานร่วมกับผู้สมัครโดยตรง เพื่อยืนยันข้อมูลประวัติการทำงานและรับมุมมองจากผู้ที่เห็นผลงานจริง ขั้นตอนนี้ช่วยลดความเสี่ยงจากการจ้างงานที่อาจเกิดจากข้อมูลที่ไม่ตรงความเป็นจริงหรือจุดบอดที่การสัมภาษณ์ตามปกติอาจมองข้ามไป

บทความนี้จะอธิบายขั้นตอนการตรวจสอบบุคคลอ้างอิงอย่างเป็นระบบ ตั้งแต่การขอความยินยอม การเตรียมคำถาม ไปจนถึงการแปลความหมายข้อมูลที่ได้รับ รวมถึงข้อพึงระวังด้านกฎหมายที่ HR ไทยต้องรู้

การตรวจสอบบุคคลอ้างอิงคืออะไร และทำงานอย่างไร?

การตรวจสอบบุคคลอ้างอิง คือการที่ผู้ว่าจ้างหรือ HR ติดต่อบุคคลที่ผู้สมัครระบุไว้ เพื่อยืนยันข้อมูลและรับมุมมองเพิ่มเติมเกี่ยวกับลักษณะการทำงาน บุคลิกภาพในที่ทำงาน และความสามารถในสถานการณ์จริง

โดยทั่วไปบุคคลอ้างอิงมี 3 ประเภทหลัก ได้แก่

• หัวหน้างานโดยตรง — ให้มุมมองด้านผลงาน การรับคำสั่ง และความรับผิดชอบ
• เพื่อนร่วมงานระดับเดียวกัน — ให้มุมมองด้านการทำงานเป็นทีมและความสัมพันธ์ในที่ทำงาน
• ลูกน้องหรือผู้ใต้บังคับบัญชา — ให้มุมมองด้านภาวะผู้นำและวิธีบริหารคน (เหมาะสำหรับตำแหน่งผู้บริหาร)

กระบวนการนี้แตกต่างจากการตรวจสอบประวัติอาชญากรรมหรือการยืนยันคุณวุฒิการศึกษา ซึ่งเป็นการตรวจสอบข้อเท็จจริงจากแหล่งทางการ การตรวจสอบบุคคลอ้างอิงเน้นข้อมูลเชิงคุณภาพจากประสบการณ์การทำงานร่วมกัน

ทำไมการตรวจสอบบุคคลอ้างอิงจึงสำคัญก่อนตัดสินใจจ้าง?

หนึ่งในข้อจำกัดของการสัมภาษณ์งานคือผู้สมัครนำเสนอตัวเองในแง่ที่ดีที่สุดตามธรรมชาติ ซึ่งไม่ใช่สิ่งผิด แต่หมายความว่าผู้สัมภาษณ์ได้ยินเพียงด้านเดียวของเรื่อง การตรวจสอบบุคคลอ้างอิงเปิดโอกาสให้ได้ยินมุมมองจากคนที่เห็นการทำงานจริงในสถานการณ์ที่ไม่ได้เตรียมตัว

ประโยชน์หลักที่ได้รับมีหลายด้าน ประการแรกคือการยืนยันข้อมูล เช่น ตำแหน่งที่ดำรงอยู่ ขอบเขตความรับผิดชอบ และช่วงเวลาที่ทำงาน ซึ่งบางครั้งพบความคลาดเคลื่อนจากข้อมูลในใบสมัคร ประการที่สองคือการได้ข้อมูลเชิงพฤติกรรมที่เป็นประโยชน์ เช่น วิธีรับมือกับความขัดแย้ง วิธีจัดการกับงานเร่งด่วน หรือสไตล์การสื่อสาร

นอกจากนี้ยังช่วยลดความเสี่ยงจากการจ้างงานที่ไม่ตรงความต้องการ ซึ่งมีต้นทุนทั้งเวลา ค่าใช้จ่ายในการสรรหาซ้ำ และผลกระทบต่อทีมงาน

ขั้นตอนการตรวจสอบบุคคลอ้างอิงอย่างเป็นระบบ

ขั้นที่ 1 — ขอความยินยอมจากผู้สมัครและรวบรวมรายชื่อบุคคลอ้างอิง

ก่อนติดต่อบุคคลอ้างอิงใด ๆ ต้องได้รับความยินยอมเป็นลายลักษณ์อักษรจากผู้สมัครก่อน สอดคล้องกับพระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล (PDPA) พ.ศ. 2562 ซึ่งกำหนดให้การรวบรวมและเปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคลต้องมีฐานทางกฎหมายที่เหมาะสม

ให้ผู้สมัครกรอกแบบฟอร์มระบุข้อมูลต่อไปนี้

• ชื่อ-นามสกุลของบุคคลอ้างอิง
• ตำแหน่งและบริษัทที่เคยทำงานร่วมกัน
• ความสัมพันธ์ (หัวหน้างาน/เพื่อนร่วมงาน/ลูกน้อง)
• ช่องทางติดต่อ (เบอร์โทรศัพท์หรืออีเมล)
• ช่วงเวลาที่ทำงานร่วมกัน

การแจ้งให้ผู้สมัครทราบล่วงหน้าว่าจะมีการตรวจสอบบุคคลอ้างอิงยังช่วยให้ผู้สมัครเตรียมแจ้งบุคคลอ้างอิงของตนได้ ซึ่งมักทำให้การสนทนาราบรื่นขึ้น

ขั้นที่ 2 — เตรียมคำถามที่สัมพันธ์กับสมรรถนะและความรับผิดชอบของตำแหน่ง

ทบทวนคำอธิบายลักษณะงาน (JD) และสมรรถนะหลักที่ต้องการก่อนออกแบบคำถาม การใช้ชุดคำถามมาตรฐานเดียวกันสำหรับทุกบุคคลอ้างอิงช่วยให้เปรียบเทียบข้อมูลได้อย่างเป็นธรรม

ตัวอย่างคำถามที่ใช้ได้บ่อย ได้แก่

• “คุณรู้จักกับผู้สมัครในฐานะอะไร และทำงานร่วมกันในช่วงใด?”
• “ความรับผิดชอบหลักของผู้สมัครในช่วงที่ทำงานร่วมกันคืออะไร?”
• “ผู้สมัครจัดการกับสถานการณ์กดดันหรืองานเร่งด่วนอย่างไร?”
• “จุดที่ผู้สมัครควรพัฒนาต่อคืออะไร?”
• “ถ้ามีโอกาส คุณจะรับผู้สมัครกลับมาทำงานร่วมกันหรือไม่?”

คำถามสุดท้ายมักให้ข้อมูลสำคัญ เพราะการที่บุคคลอ้างอิงลังเลหรือตอบอ้อมแอ้มมักสื่อถึงข้อมูลที่ต้องสอบถามเพิ่ม

ขั้นที่ 3 — ติดต่อบุคคลอ้างอิงและดำเนินการสนทนา

การโทรศัพท์มักให้ผลดีกว่าการส่งคำถามทางอีเมล เพราะน้ำเสียง ความลังเล และปฏิกิริยาต่อคำถามเฉพาะ ล้วนให้ข้อมูลที่มีคุณค่าซึ่งตัวหนังสือไม่สามารถถ่ายทอดได้

ช่วงเริ่มต้นการสนทนา ควรแนะนำตัวและอธิบายวัตถุประสงค์สั้น ๆ จากนั้นถามว่ามีเวลาพูดคุยประมาณ 10-15 นาทีหรือไม่ ระหว่างสนทนา ให้เปิดโอกาสให้บุคคลอ้างอิงพูดโดยไม่ขัดจังหวะ และจดบันทึกคำพูดตามที่ได้ยิน ไม่ใช่การตีความล่วงหน้า

สิ่งที่ต้องหลีกเลี่ยงในระหว่างการสนทนา ได้แก่ การถามข้อมูลที่ไม่เกี่ยวกับการทำงาน เช่น สถานภาพครอบครัว สุขภาพ ศาสนา หรือการเมือง ซึ่งอาจเข้าข่ายการเลือกปฏิบัติและขัดกับหลักการจัดการข้อมูลส่วนบุคคลตาม PDPA

ขั้นที่ 4 — บันทึกผลและแปลความหมายข้อมูลที่ได้รับ

จดบันทึกสรุปการสนทนาทันทีหลังวางสาย โดยแยกระหว่างข้อเท็จจริงที่บุคคลอ้างอิงยืนยัน เช่น ตำแหน่งงานและระยะเวลา กับความเห็นหรือการประเมิน เช่น ลักษณะการทำงานและสไตล์การสื่อสาร

รูปแบบที่ปรากฏซ้ำในหลายบุคคลอ้างอิงน่าเชื่อถือกว่าคำพูดเดี่ยว ๆ ตัวอย่างเช่น ถ้าบุคคลอ้างอิงสองในสามคนกล่าวถึงความสามารถในการเรียนรู้เร็ว นั่นน่าจะเป็นลักษณะที่แท้จริงมากกว่า ในทางเดียวกัน ถ้าบุคคลอ้างอิงหลายคนลังเลเมื่อถามเรื่องการทำงานภายใต้แรงกดดัน ก็ควรให้น้ำหนักกับสัญญาณนั้น

ขั้นที่ 5 — นำข้อมูลไปประกอบการตัดสินใจร่วมกับข้อมูลจากแหล่งอื่น

ผลการตรวจสอบบุคคลอ้างอิงควรใช้เป็นองค์ประกอบหนึ่งในการตัดสินใจ ไม่ใช่ปัจจัยเพียงอย่างเดียว ข้อมูลนี้ควรนำมาประกอบกับผลการสัมภาษณ์ ผลการทดสอบทักษะ และข้อมูลอื่นที่รวบรวมได้ในกระบวนการสรรหา

ถ้าพบความขัดแย้งระหว่างสิ่งที่ผู้สมัครบอกกับสิ่งที่บุคคลอ้างอิงเล่า เช่น ขอบเขตความรับผิดชอบที่ต่างกัน หรือเหตุผลการลาออกที่ไม่ตรงกัน ควรนำข้อมูลนั้นกลับไปสอบถามผู้สมัครก่อนตัดสินใจเสนองาน

ข้อพึงระวังด้านกฎหมายสำหรับ HR ไทย

พระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล (PDPA) พ.ศ. 2562 มีผลต่อกระบวนการตรวจสอบบุคคลอ้างอิงโดยตรง สาระสำคัญที่ HR ควรรู้มีดังนี้

ฐานทางกฎหมายในการประมวลผล — การรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับผู้สมัครจากบุคคลที่สาม (บุคคลอ้างอิง) ควรอยู่บนฐานของความยินยอมจากผู้สมัคร หรือความจำเป็นเพื่อประโยชน์โดยชอบด้วยกฎหมายในการประเมินคุณสมบัติก่อนการจ้างงาน

ขอบเขตของข้อมูลที่ถามได้ — ควรจำกัดคำถามไว้เฉพาะข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับการปฏิบัติงานและความสามารถในการทำงาน ไม่ควรถามหรือบันทึกข้อมูลที่อาจถูกนำไปใช้เป็นฐานในการเลือกปฏิบัติ

การเก็บรักษาบันทึก — เก็บบันทึกการตรวจสอบบุคคลอ้างอิงให้ปลอดภัย เข้าถึงได้เฉพาะผู้ที่เกี่ยวข้อง และควรกำหนดระยะเวลาการเก็บรักษาที่ชัดเจนตามนโยบายของบริษัท

สัญญาณเตือนที่ควรสังเกตระหว่างการตรวจสอบบุคคลอ้างอิง

การฟังอย่างตั้งใจช่วยให้ได้ข้อมูลที่มีคุณค่ามากกว่าแค่คำตอบตรง ๆ สัญญาณที่ควรสังเกต ได้แก่

• บุคคลอ้างอิงลังเลนานก่อนตอบคำถามบางข้อโดยเฉพาะ
• การตอบด้วยประโยคสั้นมากหรือหลีกเลี่ยงการให้รายละเอียดเมื่อถามเรื่องผลงาน
• ความไม่สอดคล้องกันระหว่างข้อมูลที่บุคคลอ้างอิงให้กับข้อมูลในใบสมัครหรือที่ผู้สมัครเล่า
• การปฏิเสธที่จะรับผู้สมัครกลับโดยไม่ให้เหตุผล

ในทางกลับกัน สัญญาณบวกที่น่าเชื่อถือ ได้แก่ การที่บุคคลอ้างอิงให้ตัวอย่างเฉพาะเจาะจงโดยไม่ต้องกระตุ้นมาก และยืนยันว่าจะรับผู้สมัครกลับได้อย่างมั่นใจ

การตรวจสอบบุคคลอ้างอิงกับการออกแบบคำอธิบายงานที่ดี

กระบวนการตรวจสอบบุคคลอ้างอิงจะมีประสิทธิภาพสูงขึ้นมากเมื่อมีคำอธิบายลักษณะงาน (JD) ที่ระบุสมรรถนะหลักอย่างชัดเจน เพราะ JD ที่ดีช่วยให้ HR รู้ว่าควรถามบุคคลอ้างอิงเรื่องอะไร และวัดคำตอบที่ได้รับตามเกณฑ์ใด

ถ้าองค์กรยังไม่มี JD ที่เป็นมาตรฐาน การลงทุนออกแบบ JD อย่างเป็นระบบก่อนจะช่วยให้กระบวนการสรรหาทั้งหมด รวมถึงการตรวจสอบบุคคลอ้างอิง มีประสิทธิภาพมากขึ้น ดูข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่ Smart JD — บริการออกแบบคำอธิบายลักษณะงาน

สำหรับผู้ที่ต้องการทำความเข้าใจกระบวนการสรรหาและประเมินผู้สมัครในภาพรวมมากขึ้น บทความ การใช้ KPI กับ OKR ต่างกันอย่างไร อธิบายกรอบการวัดผลที่เชื่อมโยงกับระบบการประเมินที่ครอบคลุมมากขึ้น

---

การตรวจสอบบุคคลอ้างอิงอย่างเป็นระบบเป็นขั้นตอนที่ใช้เวลาไม่มาก แต่ให้ข้อมูลที่มีคุณค่าสูงต่อการตัดสินใจจ้างงาน โดยเฉพาะในตำแหน่งที่ต้องการความไว้วางใจสูงหรือส่งผลต่อทีมงานในวงกว้าง

หากต้องการคำปรึกษาเกี่ยวกับการออกแบบกระบวนการสรรหาและคัดเลือกบุคลากรที่เหมาะกับองค์กรของคุณ นัดคุยฟรีกับทีม Triple I เราพร้อมช่วยตั้งแต่การออกแบบ JD ไปจนถึงกระบวนการประเมินผู้สมัครอย่างมีระบบ