การจับคู่ตำแหน่งในการสำรวจค่าจ้าง ทำอย่างไรให้แม่นยำ

การจับคู่ตำแหน่งในการสำรวจค่าจ้าง คือการเทียบตำแหน่งในองค์กรของเรากับตำแหน่งมาตรฐานในรายงานผลสำรวจค่าจ้าง โดยพิจารณาจากเนื้องานและขอบเขตความรับผิดชอบจริง ไม่ใช่จากชื่อตำแหน่ง เพื่อให้แน่ใจว่าตัวเลขเงินเดือนที่นำมาเทียบมาจากงานที่เทียบเคียงกันได้จริง

จุดนี้คือหัวใจของการใช้ข้อมูลตลาด เพราะถ้าจับคู่ผิด ตัวเลขที่ได้ก็คลาดเคลื่อนตั้งแต่ต้นทาง ไม่ว่ารายงานนั้นจะแพงหรือน่าเชื่อถือเพียงใด คำถามที่ควรถามจึงไม่ใช่ตำแหน่งนี้เงินเดือนเท่าไร แต่เป็นตำแหน่งในรายงานที่เรากำลังเทียบ ทำงานเหมือนตำแหน่งของเราจริงหรือไม่

ทำไมการจับคู่ด้วยชื่อตำแหน่งอย่างเดียวจึงพลาดได้

ปัญหาที่พบบ่อยที่สุดในการจับคู่ตำแหน่งคือการเทียบด้วยชื่อตำแหน่ง สาเหตุหนึ่งคือชื่อตำแหน่งเป็นสิ่งที่เห็นง่ายและอยู่ในตารางรายงานอย่างชัดเจน แต่ชื่อเดียวกันในแต่ละองค์กรอาจหมายถึงงานคนละระดับ

ลองนึกภาพตำแหน่งที่ชื่อ ผู้จัดการฝ่ายการตลาด สมมติว่าในองค์กรหนึ่งดูแลทีม 15 คนและมีอำนาจตัดสินงบประมาณก้อนใหญ่ ขณะที่อีกองค์กรหนึ่งเป็นตำแหน่งที่ทำงานคนเดียวและรายงานตรงต่อกรรมการผู้จัดการ ทั้งสองตำแหน่งมีชื่อเหมือนกันแต่ค่างาน (job value) ต่างกันมาก ถ้าเราเทียบเงินเดือนด้วยชื่อตำแหน่งล้วน ตัวเลขที่ได้ก็จะรวมงานสองระดับเข้าด้วยกัน

นี่คือเหตุผลที่การจับคู่ที่ดีต้องเริ่มจากเนื้องาน ไม่ใช่ป้ายชื่อ การแยกแยะระหว่างค่างานกับชื่อตำแหน่งจึงเป็นทักษะพื้นฐานของคนที่ทำงานกับข้อมูลผลสำรวจค่าจ้าง

จับคู่ตำแหน่งด้วยเนื้องานอย่างไรให้แม่นยำ

การจับคู่ที่เชื่อถือได้อาศัยการอ่านเนื้องานทั้งสองฝั่ง คือฝั่งตำแหน่งของเราและฝั่งตำแหน่งมาตรฐานในรายงาน แล้วเทียบกันทีละด้าน ปัจจัยที่ควรดูประกอบกัน:

1. ขอบเขตความรับผิดชอบ ดูว่าตำแหน่งครอบคลุมหน้าที่อะไรบ้าง และรับผิดชอบผลลัพธ์ระดับใด
2. ระดับการตัดสินใจ ดูว่าตำแหน่งตัดสินใจเองได้แค่ไหน หรือเป็นการทำตามกรอบที่กำหนดไว้
3. ผลกระทบต่อธุรกิจ ดูว่างานนี้กระทบต่อรายได้ ต้นทุน หรือความเสี่ยงขององค์กรในระดับใด
4. ระดับการรายงาน ดูว่าตำแหน่งรายงานต่อใครและมีใครรายงานต่อตำแหน่งนี้บ้าง
5. คุณสมบัติและความเชี่ยวชาญที่งานต้องการจริง ไม่ใช่คุณสมบัติของคนที่นั่งอยู่ในตำแหน่งนั้น

หลักสำคัญข้อหนึ่งคือการแยก ค่างาน ออกจาก ค่าคน ให้ชัด เรากำลังจับคู่ตัวงาน ไม่ได้จับคู่ตัวบุคคล ตัวอย่างเช่น หากมีพนักงานอาวุโสที่ทำงานในตำแหน่งระดับต้น เราต้องจับคู่ตามระดับของงาน ไม่ใช่ตามประสบการณ์ของคนคนนั้น มิฉะนั้นตัวเลขที่ได้จะสะท้อนตัวบุคคลมากกว่าตลาดของตำแหน่ง

หากองค์กรเคยผ่านกระบวนการประเมินค่างานมาแล้ว ข้อมูลนั้นจะช่วยให้การจับคู่ง่ายขึ้นมาก เพราะมีระดับงานที่นิยามไว้ชัดเจนเป็นจุดอ้างอิง หากยังไม่เคยทำ การออกแบบโครงสร้างเงินเดือนที่เริ่มจากการประเมินค่างานอย่างเป็นระบบจะช่วยให้การเทียบตลาดในรอบถัด ๆ ไปมีฐานที่มั่นคงขึ้น

ระดับความตรงของการจับคู่ และวิธีบันทึก

ในทางปฏิบัติ การจับคู่ไม่ได้มีแค่ตรงหรือไม่ตรง แต่มีระดับความตรงที่ควรบันทึกไว้ เพื่อให้รู้ว่าตัวเลขแต่ละตัวเชื่อถือได้แค่ไหน แนวทางที่ใช้กันคือแบ่งเป็นสามระดับ:

• จับคู่ตรง เนื้องานและระดับใกล้เคียงกันชัดเจน ตัวเลขที่ได้น่าเชื่อถือสูง
• จับคู่ใกล้เคียง เนื้องานคล้ายแต่มีบางด้านต่าง ใช้ได้แต่ควรระวังในการตีความ
• จับคู่แบบประมาณค่า ไม่มีตำแหน่งที่ตรง ต้องใช้ตำแหน่งที่อยู่เหนือและใต้ระดับงานของเรามาประกอบ แล้วประมาณค่าในช่วงระหว่างนั้น

การบันทึกเหตุผลของการจับคู่ไว้เป็นสิ่งที่มักถูกมองข้าม แต่มีคุณค่ามากในระยะยาว เมื่อถึงรอบทบทวนถัดไป บันทึกนี้จะช่วยให้ทีมเข้าใจว่าทำไมรอบก่อนจึงจับคู่แบบนั้น และตรวจสอบย้อนกลับได้หากตัวเลขดูผิดปกติ

การจับคู่ที่เพี้ยนส่งผลต่อโครงสร้างเงินเดือนอย่างไร

เมื่อการจับคู่คลาดเคลื่อน ผลกระทบจะไม่หยุดอยู่แค่ตัวเลขของตำแหน่งเดียว แต่อาจส่งต่อไปยังการตั้งกระบอกเงินเดือนหรือ pay bandทั้งโครงสร้าง สาเหตุหนึ่งคือเรามักใช้ตำแหน่งหลักหลายตำแหน่งเป็นจุดยึดในการวางช่วงเงินเดือน ถ้าจุดยึดเหล่านั้นเพี้ยน เส้นที่ลากผ่านก็เพี้ยนตาม

ตัวอย่างสมมติเพื่อให้เห็นภาพ หากเราจับคู่ตำแหน่งระดับกลางไปเทียบกับตำแหน่งที่จริง ๆ แล้วสูงกว่าหนึ่งระดับ ตัวเลขตลาดที่ได้จะสูงเกินจริง และอาจทำให้เราตั้งช่วงเงินเดือนของตำแหน่งนั้นสูงกว่าที่ควร ซึ่งเสี่ยงต่อปัญหาความเป็นธรรมภายในเมื่อเทียบกับตำแหน่งข้างเคียง หรือในทางกลับกัน หากจับคู่ต่ำเกินไป ก็อาจทำให้ช่วงเงินเดือนแคบจนพนักงานชนเพดานเร็วและเกิดภาวะเงินเดือนตันก่อนเวลาอันควร

ด้วยเหตุนี้ การลงแรงกับการจับคู่ให้ดีตั้งแต่ต้น จึงคุ้มค่ากว่าการรีบใช้ตัวเลขจากรายงานทันทีโดยไม่ตรวจสอบว่าเนื้องานตรงกันจริงหรือไม่

บทบาทของตัวกลางที่เป็นกลางในการจับคู่ตำแหน่ง

การจับคู่ตำแหน่งเป็นงานที่ต้องใช้วิจารณญาณ และบางครั้งการมีมุมมองจากภายนอกก็ช่วยให้ตัดสินได้ตรงขึ้น เพราะคนในองค์กรอาจคุ้นเคยกับชื่อตำแหน่งและโครงสร้างเดิมจนมองข้ามความต่างของเนื้องาน

นี่คือจุดที่ตัวกลางที่เป็นกลางเข้ามาเสริมการทำงานของ HR ได้ ไม่ใช่มาแทนทีม HR แต่มาช่วยตั้งคำถามที่ตรงประเด็นและช่วยอ่านคำนิยามงานในรายงานอย่างเป็นระบบ ทีม HR เข้าใจองค์กรดีที่สุด ส่วนตัวกลางช่วยให้การตีความข้อมูลตลาดมีกรอบที่สม่ำเสมอและตรวจสอบย้อนกลับได้ ถ้าทีมทำเองได้ก็เป็นเรื่องดี และถ้าต้องการมือช่วยในจุดที่ต้องใช้ความเป็นกลาง ก็มีคนยืนอยู่ตรงนี้ได้

หากอยากเข้าใจภาพรวมว่าการจับคู่ตำแหน่งและข้อมูลตลาดประกอบกันเป็นโครงสร้างเงินเดือนได้อย่างไร การเริ่มจากพื้นฐานเหล่านี้จะช่วยให้เห็นว่าทุกขั้นเชื่อมโยงกัน

สุดท้ายแล้ว คำถามที่อยากชวนคิดต่อคือ ตำแหน่งหลักในองค์กรของคุณ ถูกจับคู่กับตลาดด้วยเนื้องานจริง หรือด้วยชื่อตำแหน่งที่คุ้นเคยกันแน่